De investering - Software as a Service
Wanneer u voor een administratief pakket kiest, gebruikt u dat vandaag meestal als een dienst online. Deze trend heet SaaS of Software as a Service. U schaft de software niet aan, maar betaalt maandelijks of jaarlijks voor het gebruik van het pakket, net als voor de nodige updates, het onderhoud en support.
Software as a Service
Zo’n cloudgebaseerde onlineformule gebruikt u op uw pc, tablet en smartphone. De applicatie is dus niet plaatsgebonden of device-afhankelijk. U hebt enkel een internetverbinding nodig. Tegelijk kunt u software mogelijk aan externe bronnen koppelen, zoals klantenregisters of applicaties om tijd en materieel bij te houden.
Of toch zelf kopen?
Sommige andere programma’s kunt u wel nog aankopen, maar die optie is minder populair. U betaalt dan uiteraard maar één keer. Maar dan moet u de software wel zelf op een voldoende krachtige server installeren, en dat toestel kan een flinke investering vergen.
Daarnaast kunt u ook voor maatwerk kiezen. In dat geval betaalt u mogelijk wel een eenmalige implementatiekost, omdat deze keuze voor de ontwikkelaar tijdsintensiever is. Ook doorloopt u dan een proces van testen en goedkeuren, dat op zich eveneens tijd vergt.
ZELF SAMENSTELLEN
De software kan een volwaardig ERP-pakket zijn, waarmee u en uw medewerkers de administratieve flow op kantoor opvolgen, plannen, de werfsituatie in kaart brengen, ruimtes en oppervlakten opmeten, de boekhouding en facturatie regelen, digitaal laten ondertekenen, gewerkte uren registreren … Of u zet uw eerste stap richting digitalisering met een planningstool. Meestal stapt u dan al snel naar een ERP-pakket over, wanneer de ROI van die eerste software duidelijk wordt.
Pakket op maat
Naargelang uw noden, en dus uw manier van werken, kunt u kiezen voor een oplossing die alle mogelijkheden biedt of voor een pakket samengesteld uit enkele modules. Zo’n modulaire software is schaalbaar en ingericht op maat van u als gebruiker. U maakt het programma zo simpel of omvangrijk als u zelf wilt. Tegelijk hebt u de keuze tussen een softwarepakket dat volledig losstaand en inclusief is, en de integratie van uw al bestaande software in een centrale hub, van waaruit u al uw gebruikte software-onderdelen aanstuurt. Sommige oplossingen zijn inclusief een boekhoudpakket, andere kunnen koppelen met courante, bestaande boekhoudprogramma’s, naast nog andere applicaties. De programma’s van de leveranciers die wij gesproken hebben, zijn allemaal op een vergelijkbare manier samengesteld. Zo maakt het ene pakket een onderscheid tussen stockbeheer, projectmanagement, rapportering en planning, terwijl het andere drie luiken aanbiedt, namelijk voor verkoop, aankoop en projectbeheer. U vindt in ieder geval software die het complete plaatje biedt, met een kant-en-klare integratie met eigen apps of apps van derden die gangbaar zijn in de sector.
Altijd up-to-date
Updates nemen tegenwoordig nog nauwelijks tijd in beslag (enkele minuten). Ze kunnen bovendien ’s nachts gebeuren, zodat u er als gebruiker geen last van hebt. De frequentie van de updates hangt af van de ontwikkelaar. Soms kunt u ook zelf kiezen of u een update wel of niet laat installeren. Als er een update gebeurt, wordt u daarvan op de hoogte gebracht. U krijgt een overzicht met de belangrijkste wijzigingen, of kunt bijv. een webinar volgen waarin die worden uitgelegd.
De toekomst is online en zelf samengesteld
Hoewel sommige bedrijven nog kiezen voor lokaal geïnstalleerde pakketten, is SaaS duidelijk de nieuwe norm. Die software is namelijk altijd en overal beschikbaar. Tegelijk laten ondernemingen die willen digitaliseren, zich vandaag doorgaans grondig informeren. Terwijl ze vroeger vaak voor één leverancier kozen voor de volledige administratieve flow, gaan ze tegenwoordig vaak voor een mengelmoes van aparte, maar met elkaar samenwerkende componenten.
