SPEEL MET SLIMME SOFTWARE UITERST KORT OP DE BAL

Bezorgt uw administratie u hoofdbrekens, terwijl u zich liever met passie stort op uw hoofdactiviteit? Een aantal aanbieders maakt het de ondernemer gemakkelijk met gebruiksvriendelijke software op maat die geen voorkennis vereist. Gemiste opdrachten door een aanslepende offerte, tijdverspilling met de controle van in- en uitgaande facturen en vooral vergeten aan te rekenen producten of werkuren behoren voortaan tot het verleden. Wie digitaliseert, krijgt een beter globaal overzicht van zijn opdrachten en financiële toestand en heeft steeds alle gegevens op zak.

SNELLE OVERZICHTELIJKE OFFERTES

Templates voor producten en werkuren

Krijgt u een aanvraag binnen, dan maakt u snel en gemakkelijk een digitale offerte. U raadpleegt daarbij uw eigen prijslijst en een paar seconden later is de offerte klaar. Stel: u bent gecontacteerd voor tien ramen. Met een template op maat van uw bedrijf begint u “raam” te typen, waarop een overzicht verschijnt met alle mogelijke producten, sjablonen en handelingen. U hoeft alleen nog de aantallen of de prijzen te manipuleren.

Talrijke keuzemogelijkheden

Bovendien is het mogelijk om posten toe te voegen; bijzonder interessant voor de calculatie en nacalculatie. Zo krijgt u zicht op de winstgevendheid van projecten door al van bij de offertefase voldoende marge te voorzien. U duidt het btw-tarief aan naargelang de opdracht, voegt de (aanpasbare) leveringsvoorwaarden toe, rekent eventuele kortingen door ... De offertes worden digitaal bewaard en overzichtelijk gemonitord, bijvoorbeeld in een aparte kleur. Zo volgt u ze op de voet: te verzenden, wachten op goedkeuring, afgewezen. U maakt van uw offerte indien gewenst meteen een orderbevestiging, of nadien een (concept)factuur.

 

TOT OP DE CENT NAUWKEURIGE FACTUREN

Tijdwinst

Vertrekt u niet vanuit een offerte, dan scant u uw factuur in, op papier of in pdf-formaat. Deze wordt bijvoorbeeld door middel van tekstherkenning (OCR of optical character recognition) gedigitaliseerd. Het bijhorende toestel is compatibel voor OCR-scans. Andere aanbieders werken met herkenningssoftware en een combinatie van documenten doormailen, uploaden of via drag & drop. In ieder geval controleert u altijd of de factuur 100% nauwkeurig is. Vervolgens is deze klaar voor archivering en om naar de boekhouder door te sturen als UBL-bestand. Dit betekent tijdwinst: u hoeft geen bijkomende verplaatsingen te doen en uw fiscalist uploadt het geheel direct in zijn boekhoudkundig programma in plaats van alles handmatig te verwerken.

Slimme software is niet onoverkomelijk duur

Up-to-date overzicht

Facturen worden snel gemaakt; een nieuw factuurnummer wordt automatisch toegekend. Koppeling met verscheidene diensten is een optie: u zoekt professionele klanten op in de Kruispuntbank voor ondernemingen (KBO) en downloadt alle gegevens automatisch. Ofwel vult u ze zelf aan. Net als voor offertes voegt u producten en diensten toe, vult u de prijs manueel in of gebruikt u uw productsjablonen. Vervolgens drukt u het document af, verstuurt u het via het Europees facturatienetwerk PEPPOL, of doet u een beroep op de post waarbij het van op afstand afgedrukt en verzonden wordt. Het systeem plaatst de factuur daarna in een overzicht waarin u ziet hoeveel dagen uw klant nog heeft om te betalen. Bij wanbetaling is meteen duidelijk hoe lang de vervaldatum al is overschreden. De software stuurt een herinnering, of u doet dit manueel. Voor onbetwiste facturen aan ondernemers schakelen sommige systemen eventueel een deurwaarder in.

Inkoopfacturen

Ook inkoopfacturen worden afhankelijk van het gekozen systeem gescand of op een alternatieve manier verwerkt en komen vervolgens in een overzicht. Dankzij de koppeling met uw bank, vinkt u simpelweg alle facturen aan die u wenst te betalen. Dat kan via QR met uw smartphone, of via een betaalbestand uit uw bankapp.

 

MOBIEL DUS OVERAL RAADPLEEGBAAR

Hedendaagse systemen zijn mobiel en worden op alle hardware met een internetbrowser bediend: laptop, smartphone, tablet. Er worden geen specifieke vereisten gesteld aan deze toestellen. U neemt uw belangrijke gegevens overal mee. Bijzonder handig, want zo noteert u bijvoorbeeld ter plaatse meerwerken. Deze worden gelinkt aan het project, zodat u bij de na-calculatie tot op de minuut weet hoeveel tijd u hebt besteed aan een opdracht. Er kunnen accounts worden aangemaakt voor alle medewerkers; de opties zijn instelbaar. Bepaalde onderdelen worden verborgen voor onbevoegden. Beveiliging gebeurt standaard met een gebruikersnaam en paswoord via Microsoft op verschillende servers binnen de EU om GDPR te garanderen.

SLIMME TROEVEN

BTW-aangifte

De systemen geven al een eerste indicatie van het verschuldigde btw-bedrag, maar de expertise van de boekhouder is nog altijd nodig. Hij kan zich door de centraal beheerde documenten echter volop toespitsen op zijn raadgevende functie.

 

extra’s

De klantenhistoriek maakt het mogelijk om alle mails, afspraken en telefoongesprekken te registreren en achteraf te raadplegen. Geen discussies dankzij gedetailleerde prestatielijsten, inclusief pauzes en verplaatsingen. Bovendien helpt de software bij uw voorraadbeheer: u voegt rechtstreeks artikels toe aan uw offertes vanuit de productlijsten en krijgt een melding bij overschrijding van uw minimumvoorraad. Sommige systemen bieden bijkomende features die zeer sectorspecifiek zijn. Anderzijds zijn er ook meer algemene koppelingen: denk aan de compatibiliteit met de meeste boekhoudkundige programma’s, Microsoft dynamics, sociale secretariaten voor de loonadministratie, track & trace software,… en tal van andere applicaties, zoals het versturen van nieuwsbrieven.

Ondersteuning

De aanbieders helpen u met de installatie en een opleiding op locatie en eventueel een vervolgopleiding. De systemen zijn erg gebruiksvriendelijk en voorkennis is niet vereist. Ook na de initialisatiefase is er steeds ondersteuning van technici via chatten en bellen tijdens de kantooruren, tips & tricks op de website. Deze allround support staat toe kort op de bal te spelen; uw planning komt nooit in het gedrang.

 

PRIJSKAARTJE BLIJFT LAAGDREMPELIG

Digitalisering is niet onoverkomelijk duur. Uiteraard zijn de kosten afhankelijk van de aanbieder en de gekozen formule. Sommigen werken met een standaardpakket voor een eenmanszaak en rekenen een tarief per gebruiker. Dat kan al vanaf 49 euro/maand; als dit u maar één vergeten werkuur bespaart of een niet-aangerekend product, dan strijkt u uw winst al op. De betaling gebeurt jaarlijks of per kwartaal via domiciliëring. Aanbieders die ook de bijpassende hardware leveren, bepalen de prijs op maat van de ondernemer. Deze is dan afhankelijk van de gekozen soft- en hardware, die samen instaan voor de perfecte scan. Het toestel wordt meestal aanvaard in renting zodat de ondernemer zeer laagdrempelig investeert, bijvoorbeeld 5.000 euro/jaar of 99 euro/maand.

 

Met dank aan Astena, MyBreex, Furoo, Bouwsoft, Robaws