waarom ook u gebaat bent bij het digitaal organiseren van uw administratie
Ieder bedrijf digitaliseert vandaag. Ook voor u, als schilder-decorateur, kan het interessant zijn om uw administratie digitaal te organiseren, via een gespecialiseerd softwarepakket. U vindt daarvoor een groot aantal oplossingen, waarbij u meestal kiest voor Software as a Service, die u al dan niet zelf samenstelt uit verschillende modules. Zo’n softwareoplossingen leveren vooral voordelen op: u boekt tijdwinst én drukt uw kosten, geniet steeds een duidelijk overzicht van uw activiteiten, communiceert transparanter ...
WAAROM VOOR ADMINISTRATIEVE SOFTWARE KIEZEN?
Administratieve software biedt een divers pakket van functies aan. Zowel voor cijfermatige handelingen (calculatie, opmaak van offertes, facturatie en nacalculatie), als voor projectbeheer (opvolging van klanten, leveranciers, prospecten, documenten, materiaal en voorraad …). Maar ook personeelszaken kunt u er digitaal mee regelen. Denk maar aan planning en urenregistratie.
Tijdwinst en minder kosten
Door administratieve software te gebruiken, kunt u vooral tijdwinst boeken. U moet immers minder aandacht besteden aan het noodzakelijke kwaad, zoals uw administratie. En u kunt dus nog meer aandacht besteden aan datgene wat u het liefst doet: uitstekende service verlenen aan uw klanten.
Tegelijk bespaart u kosten door de automatisering. Net als door de componenten van de software voor financiële analyse, waarmee u de financiën kunt bijsturen en optimaliseren. Of via applicaties die het gebruikte werfmaterieel bijhouden, waardoor u correcter nacalculeert en een vollediger beeld krijgt van uw inkomsten en uitgaven. Zo verdient u uw investering terug.
Steeds overzicht
Via de administratieve software geniet u steeds een duidelijke stand van zaken. Alle informatie over uw activiteit is immers op één digitale plaats voorhanden. Daardoor neemt de kans op menselijke fouten bij calculaties en facturaties verder af. Tegelijk kunt u mogelijk doorklikken naar de oorsprong van cijfers of naar ingescande documenten, die bij het juiste dossier zitten. Bovendien bent u steeds in control. Mogelijk kan de software bijvoorbeeld automatisch bijbestellen, als een voorraad onder een bepaalde minimumwaarde valt. Sommige oplossingen sturen ook automatisch reminders, indien een factuur niet betaald raakt, en registreren wanneer een betaling alsnog plaatsvindt. Eventueel vertrekt de factuur zelfs rechtstreeks naar uw boekhouder, mits de nodige softwarekoppelingen.
Transparantere communicatie
Als iedereen binnen uw bedrijf dezelfde software gebruikt, maakt dat de communicatie binnen de onderneming ook transparanter. Sommige applicaties laten zelfs toe dat uw werknemers ergens ter plaatse inloggen en daar digitaal hun werkbon invullen. Of ze beschikken over een app om opdrachten te ontvangen en tijdsregistraties te doen. Contactgegevens van klanten en briefings kunnen dan gemakkelijk van het bureau naar de werkplaats gaan.
U moet ook niet langer al uw documenten fysiek bewaren. Niet alleen drukt dat uw kosten voor inkt, papier en printeronderhoud. Het beschermt ook het milieu en verkleint de kans dat u belangrijke documenten verliest of verkeerd plaatst.
Professioneel imago
Verder straalt het gebruik van software professionaliteit uit. En dat kan wel degelijk het verschil maken: klanten zijn meer geneigd om een netjes vormgegeven en tijdig doorgestuurde offerte serieus te nemen. Uw bedrijf wordt dus aantrekkelijker voor klanten, partners en (jonge) medewerkers en sollicitanten, als u administratieve software gebruikt.
