Pourquoi l’organisation numerique de votre administration est interessante pour vous aussi
Aujourd’hui, chaque entreprise passe à la numérisation. Pour vous aussi, en tant que peintre-décorateur, il peut être intéressant d’organiser votre administration de manière numérique, via un progiciel spécialisé. Il existe pour cela tout un éventail de solutions. Ici, vous optez généralement pour un Software as a Service, que vous composez ou non vous-même à partir de différents modules. De telles solutions logicielles comportent surtout des avantages: vous gagnez du temps et réduisez vos coûts, avez toujours une vue d’ensemble claire de vos activités, communiquez de façon plus transparente ...
Pourquoi opter pour un logiciel administratif?
Un logiciel administratif offre une palette diverse de fonctions. Pour des opérations chiffrées (calculs, offres, facturation et coût réel) comme pour la gestion de projet (suivi de clients, fournisseurs, prospects, documents, matériel et stock …). Mais il vous permet aussi de gérer des aspects liés au personnel de manière numérique, comme le planning et l’enregistrement des heures.
Gain de temps et moins de coûts
En utilisant un logiciel administratif, vous pouvez surtout gagner du temps. Vous devez, en effet, accorder moins d’attention au mal nécessaire, comme votre administration. Et vous pouvez donc accorder encore plus d’attention à votre activité favorite: fournir un service impeccable à vos clients.
Grâce à l’automatisation, vous réduisez aussi vos coûts. Tout comme grâce aux composants du logiciel pour l’analyse financière, avec lesquels vous pouvez ajuster et optimiser les finances. Ou via des applications tenant le matériel de chantier utilisé à jour. Vos contrôles a posteriori sont, de ce fait, plus corrects et vous avez une vue d’ensemble plus complète de vos rentrées et dépenses. Vous récupérez ainsi votre investissement.
Vue d’ensemble permanente
Via le logiciel administratif, vous disposez toujours d’un état des lieux clair. Toutes les informations sur votre activité sont, en effet, disponibles en un même endroit numérique. Cela limite encore le risque d’erreurs humaines lors de calculs et de facturations. Vous pouvez aussi cliquer vers l’origine de chiffres ou vers des documents scannés, se trouvant dans le bon dossier. Vous avez, en outre, toujours le contrôle. Le logiciel peut par exemple éventuellement passer des commandes supplémentaires automatiquement, si un stock passe sous une certaine valeur minimum. Certaines solutions envoient aussi automatiquement des rappels, si une facture n’est pas payée, et enregistrent quand un paiement est effectué. La facture part éventuellement même directement chez votre comptable, moyennant le couplage de logiciels nécessaire.
Communication plus transparente
Si tout le monde au sein de votre entreprise utilise le même logiciel, la communication y est aussi plus transparente. Certaines applications permettent même que vos travailleurs s’enregistrent quelque part sur place et y remplissent leur bon de travail de façon numérique. Ou ils disposent d’une application pour recevoir des ordres et effectuer des enregistrements de temps. Les coordonnées des clients et briefings peuvent alors facilement passer du bureau à l’atelier. Vous ne devez plus non plus conserver tous vos documents physiquement. Cela réduit non seulement vos coûts d’encre, de papier et d’entretien d’imprimante mais protège également l’environnement et limite le risque que vous égariez des documents importants.
Image professionnelle
L’utilisation de logiciels renforce aussi l’image professionnelle. Et cela peut bel et bien faire la différence: les clients ont plus tendance à prendre une offre soignée et envoyée à temps au sérieux. Votre entreprise est donc plus attrayante pour les clients, les partenaires, les (jeunes) collaborateurs et les candidats si vous utilisez un logiciel administratif.
