Marchés publics: plus accessibles que jamais pour les PME

Participer aux marchés publics est toujours intéressant

Lors de NextGen Build, une initiative d'EBP (la plateforme pour les marchés publics et les projets de construction dans le Benelux), l'avocate Bérénice Wathelet (DLA Piper) et Danny Vrydag, directeur adjoint pour la gestion administrative et financière des marchés publics à la Ville de Bruxelles, ont convaincu les entrepreneurs présents de redoubler d'efforts pour remporter des marchés publics à l'avenir. "Le gouvernement a changé les règles, c'est maintenant aux PME d'en profiter", ont-ils déclaré d'une même voix.

La concurrence pour les marchés publics semble complexe

Jusqu'à récemment, l'obtention d'un marché public semblait être principalement réservée aux grandes entreprises ayant une expérience de l'administration complexe ou disposant d'un volant financier suffisant pour pouvoir combler le délai de paiement des autorités publiques. Vrydag: "Dans le passé, la charge administrative, le processus peu transparent, la complexité de certains dossiers, mais aussi un manque général de connaissances et les délais de paiement (trop) longs suscitaient une certaine réticence chez les petites et moyennes entreprises, qui hésitaient généralement à soumissionner pour des marchés publics."

Mais tout cela appartient désormais, dans une large mesure, au passé. De nombreux obstacles ont été levés par le gouvernement, ce qui a considérablement abaissé le seuil d'accès à ces marchés.

Quatre obstacles principaux

La charge administrative

Au cours de la conférence, les intervenants ont fourni des outils et des astuces pour aider les PME à simplifier la partie administrative de ces contrats.

Plateforme e-Procurement
"Tous les documents requis pour l'éligibilité peuvent être téléchargés ici. Il existe également un forum où vous pouvez poser des questions ou soulever certains problèmes. Si, par le passé, il fallait souvent payer pour obtenir une réponse à une question, ce n'est plus le cas aujourd'hui. Vous pouvez également filtrer par type d'emploi. La plateforme est conviviale et accessible à tous."

M. Vrydag insiste sur l'importance de lire attentivement le manuel qui aide les PME à concourir pour un contrat. "Sachez que vous devez passer chaque étape avec soin. Si votre dossier n'est pas complet, vous n'avez aucune chance."

Facture via Mercurius/Peppol
"De plus en plus de pouvoirs publics reçoivent leurs factures via la plate-forme fédérale Mercurius. Il y a quelques années, les factures devaient être envoyées ; aujourd'hui, une grande partie se fait en ligne. Cela aussi contribue à alléger la pression administrative."

Les instances publiques ont accès aux services de Telemarc
Vrydag: "Dans le passé, les autorités devaient demander une série de documents aux soumissionnaires. Aujourd'hui, les fonctionnaires peuvent obtenir tous les certificats et informations nécessaires via Telemarc: des comptes annuels aux certificats concernant l'assujettissement à la TVA, les dettes sociales et les certificats d'entrepreneur agréé."

Logiciels personnalisés
"Investissez dans des modèles et des logiciels, mais consultez également des experts qui vous aideront à étayer votre dossier."

Le manque de transparence

Sans feedback, il est difficile de savoir exactement pourquoi vous vous retrouvez par rapport à un contrat. C'est pourquoi M. Vrydag demande au gouvernement d'exiger des explications. "Si votre dossier n'est pas retenu, vous avez le droit de savoir pourquoi. Le gouvernement est tenu de le faire en vertu de la loi sur l'obligation d'information.

Les délais de paiement

Wathelet: "Il est de notoriété publique que le gouvernement est un bon payeur, mais le délai de paiement a dissuadé de nombreux entrepreneurs. Il y a une quinzaine d'années, le délai de paiement était encore de 120 jours. Beaucoup de petites PME n'osaient pas prendre le risque d'accepter de tels contrats publics."

Le dispositif actuel, qui prévoit par défaut une période de vérification de 30 jours suivie d'une période de paiement de 30 jours, sera supprimé. "En d'autres termes, le délai de paiement sera réduit de moitié, passant de 60 à 30 jours", a déclaré Madame Wathelet.

Ainsi, à partir de janvier 2025, les PME recevront leur argent plus rapidement une fois le contrat livré.

"La réduction des délais de paiement est un bon exemple des efforts déployés par le gouvernement pour rendre ces contrats accessibles aux petites PME."

Le manque de connaissances: règles et exigences

Des experts et des spécialistes peuvent vous aider à mieux comprendre les contrats complexes. Des conseils juridiques ou techniques peuvent s'avérer précieux dans le cas de dossiers plus difficiles. "Si vous êtes novice en la matière, il est recommandé de commencer par des missions régionales. Dans la plupart des cas, ces missions impliquent une administration moins complexe. Ces dossiers 'd'entrée de gamme' vous donnent l'opportunité de développer votre expertise progressivement. Considérez-les comme un tremplin pour des missions plus importantes."

"Qu'il s'agisse d'un petit ou d'un grand marché, il est important que vous lisiez et compreniez attentivement les spécifications techniques, les critères d'attribution, les motifs d'exclusion, etc. En outre, vous devez être conscient de votre situation économique et financière, de vos propres compétences et vous demander s'il vaut la peine d'investir dans ces dernières", conseille Vrydag.

Pour Vrydag et Wathelet, il n'y a pratiquement aucun argument contre la participation à un 'appel d'offres'.

"Comment se faire une idée plus précise de la question? Tout simplement en nouant des relations et en faisant preuve d'une bonne dose de courage et de curiosité", explique Vrydag.

Wathelet: "Dans le passé, le gouvernement n'autorisait pas les gens à discuter avec les fonctionnaires ou à les contacter directement pour leur poser des questions sur un dossier. Aujourd'hui, c'est autorisé."

Marge de négociation

Les exigences techniques, le nombre minimum de références demandées, les motifs d'exclusion: si vous pouvez fournir de bons arguments pour adapter certaines exigences au cours de la procédure, le gouvernement vous écoutera.

Spécifications techniques

Les spécifications techniques sont souvent un copier-coller des contrats précédents. Elles ne sont donc pas toujours à jour. Vrydag: "Même nos techniciens ne sont pas au courant de tous les développements. Cela laisse une marge de négociation. Si vous estimez que ces spécifications ne correspondent pas à la réalité ou à l'actualité, n'hésitez pas à le signaler."

Wathelet: "Contactez le gouvernement et demandez s'il s'agit réellement d'exigences minimales. Autrefois, il appartenait au gouvernement d'analyser lui-même les matériaux et les techniques les plus performants. Aujourd'hui, les fonctionnaires peuvent s'asseoir autour d'une table avec des experts en la matière, à condition que les principes généraux du droit public soient respectés. Sachez que les gens sont ouverts aux produits/services innovants et durables, surtout s'ils peuvent être convaincus qu'ils peuvent bénéficier au public."

Critères d'attribution/de sélection

M. Vrydag insiste à nouveau sur la prise en compte du feedback des soumissionnaires potentiels. "Si nous demandons un nombre minimum de références, cela ne signifie pas nécessairement que si vous n'atteignez pas ce nombre, vous êtes automatiquement exclu de la participation. Si le produit que vous utilisez ou la technique est 'tout nouveau', nous comprenons qu'il se peut qu'il n'y ait pas encore suffisamment de références. Veuillez le signaler dans le forum ou contacter une personne au sein de l'instance concernée."

"Si vous avez quelque chose à signaler, veuillez le faire avant la date de soumission. Une fois que votre offre a été déposée, il peut être trop tard"

Éviter les soucis financiers, c'est possible

Plus haut dans l'article, vous avez pu lire que le délai de paiement a été considérablement réduit. Les entrepreneurs ne doivent plus attendre quatre mois que le gouvernement débloque l'argent. "Le gouvernement peut demander une prolongation, mais celle-ci doit être justifiée. S'il n'y a pas de raison pour une extension, mais qu'elle a lieu quand même, les entrepreneurs peuvent exiger des intérêts de retard."

Acompte jusqu'à 30% de la valeur du contrat

Aucun acompte ne sera versé, sauf stipulation contraire dans les documents de cession. Depuis le 1er janvier 2024, la loi prévoit un certain nombre de cas obligatoires. "Pour favoriser l'accès des PME aux marchés publics, de nouvelles règles en matière d'acomptes sont également en vigueur depuis un an", précise Madame Wathelet.

Les avances sont obligatoires pour

• les marchés dont le coût est inférieur à 143 000 euros, hors TVA.
• les marchés pour lesquels aucune offre n'a été obtenue lors d'une première phase (procédure ouverte ou restreinte).
• les marchés dont les produits ont été fabriqués à des fins de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement.

Une avance peut aider à passer les commandes à temps et à disposer d'une marge de manœuvre financière

Les micro-entreprises peuvent bénéficier d'acomptes allant jusqu'à 20%, les petites entreprises jusqu'à 10% et les moyennes entreprises jusqu'à 5%. Dans chaque cas, il s'agit d'un certain pourcentage de la valeur du contrat, dont la limite est de 225.000 euros maximum. Dans certains cas, l'entrepreneur peut recevoir un acompte jusqu'à 30%. Attention, cela n'est possible que dans des circonstances économiques exceptionnelles et sous réserve d'un accord ou à l'initiative du Roi.

Vrydag: "Avec ce changement, les PME ont un peu plus d'air et ne doivent pas tout payer de leur poche. Un paiement anticipé peut les aider à passer leurs commandes à temps et à disposer d'une réserve financière en cas d'imprévu."

Là encore, Madame Wathelet insiste sur le fait que les acomptes stipulés sont négociables. "Si un entrepreneur examine le cahier des charges et constate que l'acompte n'a pas été calculé de manière réaliste, il peut le signaler à l'autorité compétente."

Les frais d'appel d'offres font grimper les dossiers en flèche

Depuis l'année dernière, de nouvelles règles concernant les frais d'offre s'appliquent également, sauf dans le cadre d'une "procédure publique" et d'une "procédure négociée simplifiée avec publication préalable". Depuis le début de l'année 2024, le gouvernement doit fournir une prime de soumission lorsque des échantillons, des modèles, des prototypes, des dessins ou d'autres conceptions graphiques sont requis dans le cadre de l'appel d'offres.

Wathelet: "L'investissement que vous faites sera donc partiellement remboursé. Si aucun remboursement n'est prévu, il n'est pas interdit de soulever la question auprès des pouvoirs publics."

M. Vrydag estime que les nouvelles règles relatives à la commission d'appel d'offres sont une bonne chose. "Nous constatons que les projets soumis avec une commission d'appel d'offres atteignent un niveau plus élevé que ceux qui n'en ont pas."

Quelle est votre position dans le classement?

"Si le prix est le seul critère d'attribution dans une procédure ouverte ou restreinte (en dessous du seuil européen), le gouvernement est obligé de vous informer de la place de votre offre dans le classement. Le gouvernement veut ainsi éviter aux PME de perdre du temps et de l'argent en raison de l'incertitude créée par le fait qu'elles ne savent pas où elles se situent. Cela vous permet également de vous organiser au cas où vous remporteriez le marché. Vous n'êtes pas autorisé à partager votre place dans le classement avec qui que ce soit."

Votre premier marché public

Ne cherchez pas trop loin, commencez petit

Vrydag: "Si c'est une première pour vous, essayez de ne pas commencer trop loin. Au début de l'année, les instances locales élaborent des budgets et les répartissent. Après le vote, ces informations sont rendues publiques. N'hésitez pas à vérifier les affectations qui pourraient vous intéresser et à les suivre de près. Les communes publient également des devis pour certains contrats. Si vous les jugez irréalistes, vous pouvez également les signaler. Quant à savoir si elles seront effectivement ajustées, c'est une question de conjecture."

"Si vous êtes déjà familiarisé avec les marchés publics, recherchez des contrats au niveau local, mais aussi dans votre propre province. Cela prend du temps, mais si vous remportez un contrat, vous pouvez compter sur un bon retour sur investissement."

Une étape à la fois

Wathelet: "Divisez le processus en petites étapes. Gardez un œil sur les publications, lisez les spécifications. Vous voyez des choses qui ne vous semblent pas logiques? N'hésitez pas à poser des questions ou à expliquer vos préoccupations au client. S'il est prêt à adapter la description ou le cahier des charges, rien ne vous empêche de faire une offre."

Vrydag: "Automatisez autant que possible, suivez des formations, utilisez des outils, plongez-vous dans le sujet. Si vous voulez parier sur les marchés publics, c'est là que vous obtiendrez probablement l'une de vos victoires les plus importantes à long terme."