Overheidsopdrachten: toegankelijker dan ooit voor kmo's

Meedingen naar overheidsopdrachten is altijd de moeite waard

Tijdens NextGen Build, een initiatief van EBP (de marktplaats voor publieke opdrachten en bouwprojecten in de Benelux), overtuigden advocate Bérénice Wathelet (DLA Piper) en Danny Vrydag, adjunct-directeur administratief en financieel beheer van overheidsopdrachten bij de Stad Brussel, de aanwezige ondernemers om in de toekomst meer in te zetten op het binnenhalen van overheidsopdrachten. "De overheid heeft de regels veranderd, het is nu aan kmo's om daarvan te profiteren", zo klonk het. 

Meedingen naar overheidsopdrachten lijkt complex

Tot voor kort leek het binnenhalen van een overheidsopdracht voornamelijk weggelegd voor grotere bedrijven die ervaring hebben met complexe administratie of die over een voldoende financiële buffer beschikken om de betalingstermijn van overheden te kunnen overbruggen. Vrydag: "De administratieve lasten, het niet erg transparante proces, de complexiteit van sommige dossiers, maar ook een algemeen gebrek aan kennis en de (te) lange betalingstermijnen zorgden in het verleden voor enige terughoudendheid bij kleine en middelgrote ondernemingen, waardoor ze doorgaans niet snel intekenden op overheidsopdrachten."

Maar dat alles is nu, voor een groot stuk, verleden tijd. Er zijn heel wat struikelblokken weggewerkt door de overheid, waardoor de drempel om mee te strijden om deze contracten sterk verlaagd is.

De vier belangrijkste hindernissen 

Administratieve lasten

Tijdens de lezing reikten de sprekers tools en handvaten aan om kmo's te helpen het administratieve gedeelte van dergelijke opdrachten te vereenvoudigen.

Gebruik het e-Procurement platform
"Alle documenten die vereist zijn om in aanmerking te kunnen komen, kunt u hier uploaden. Er is ook een forum waarin u terecht kunt met uw vragen of bepaalde zaken aan de kaak kunt stellen. Waar u vroeger vaak moest betalen om een antwoord te krijgen op een vraag, is dat vandaag niet meer het geval. U kunt ook filteren op type opdracht. Het platform is gebruiksvriendelijk en toegankelijk voor iedereen."

Vrydag benadrukt het belang van het grondig lezen van de handleiding die kmo's helpt bij het meedingen naar een opdracht. "Wees u ervan bewust dat u elke stap zorgvuldig moet doorlopen. Als uw dossier niet volledig is, maakt u geen schijn van kans."

Factureer via Mercurius/Peppol
"Meer en meer overheden ontvangen hun facturen via het federaal platform Mercurius. Enkele jaren geleden moesten facturen worden opgestuurd; vandaag gebeurt veel online. Ook dat draagt bij aan een verlichting van de administratieve druk."

Overheden hebben toegang tot Telemarc-diensten
Vrydag: "In het verleden moesten overheden een resem documenten opvragen bij de inschrijvers. Vandaag kunnen ambtenaren alle nodige attesten en informatie verkrijgen via Telemarc: van jaarrekeningen tot attesten rond de btw-hoedanigheid, sociale schulden en attesten erkende aannemers." 

Gebruik software op maat
"Investeer in templates en software, maar raadpleeg ook experts die u kunnen bijstaan bij het onderbouwen van uw dossier."

Gebrek aan transparantie

Zonder feedback is het moeilijk om te weten te komen waarom u precies naast een opdracht grijpt. Daarom roept Vrydag op om de overheid om uitleg te vragen. "Als uw dossier niet weerhouden wordt, heeft u het recht om te weten waarom. De overheid is op basis van de wet inzake informatieplicht verplicht om dit te doen."

Betalingstermijnen 

Wathelet: "Het is algemeen geweten dat de overheid een goede en correcte betaler is, toch schrikte de termijn veel ondernemers af. Zo'n vijftien jaar geleden bedroeg die betalingstermijn nog 120 dagen. Veel van de kleinere kmo's durfden het risico niet lopen en dergelijke overheidsopdrachten aannemen." 

De huidige regeling, waarbij standaard een verificatietermijn van dertig dagen en een daaropvolgende betalingstermijn van dertig dagen geldt, vervalt. "De betalingstermijn wordt met andere woorden gehalveerd van zestig naar dertig dagen", aldus Wathelet.

Vanaf januari 2025 zullen kmo's hun geld dus sneller ontvangen na het vervullen van de opdracht.

"Het verkorten van de betalingstermijnen is een goed voorbeeld van de inspanningen die de overheid heeft geleverd om deze opdrachten ook toegankelijk te maken voor kleinere kmo's."   

Gebrek aan kennis: niet bekend met regels en eisen

Experts en ervaringsdeskundigen kunnen u helpen bij het beter begrijpen van complexe opdrachten. Juridisch of technisch advies kan waardevol blijken in het geval van moeilijkere dossiers. "Als u nieuw bent in deze materie, is het aangeraden om te starten met regionale opdrachten. In de meeste gevallen gaat het om iets minder complexe administratie. Dergelijke 'instapklare' dossiers bieden u de gelegenheid om uw expertise stapsgewijs op te bouwen. Beschouw het als een springplank naar grotere opdrachten."

"Of het nu gaat om een kleine of een grote opdracht, het is belangrijk dat u de technische specificaties, gunningscriteria, uitsluitingsgronden enz. aandachtig leest en begrijpt. Verder moet u zich bewust zijn van uw economische en financiële draagkracht, uw eigen competenties en u moet zich afvragen of het de moeite waard is om hierin te investeren", adviseert Vrydag.

Voor Vrydag en Wathelet bestaat er echter vrijwel geen enkel argument om niet mee te dingen naar een 'public tender'.

"Hoe krijgt u meer inzicht in deze materie? Simpelweg door relaties op te bouwen en over een gezonde portie durf en nieuwsgierigheid te beschikken", vertelt Vrydag. 

Wathelet: "In het verleden stond de overheid niet toe dat men met ambtenaren in discussie ging of hen rechtstreeks contacteerde met vragen omtrent een dossier. Vandaag is dat wel toegestaan."

Beschrijving overheidsopdracht staat niet in steen gebeiteld

De technische vereisten, het minimum aantal gevraagde referenties, de uitsluitingsgronden: als u goede argumenten kunt aanreiken om bepaalde vereisten aan te passen tijdens het verloop van de procedure, dan heeft de overheid daar oor naar.

Technische specificaties

Technische specificaties zijn vaak een copy-paste van vorige opdrachten. Dit betekent dat deze niet altijd up-to-date zijn. Vrydag: "Zelfs onze technische mensen zijn niet van alle ontwikkelingen op de hoogte. Dit biedt ruimte voor onderhandelingen. Heeft u het gevoel dat deze specificaties niet stroken met de werkelijkheid of de actualiteit, dan kunt u dit melden."

Wathelet: "Contacteer de overheid en vraag of het daadwerkelijk gaat om minimale eisen. Vroeger was het de taak van de overheid om zelf een analyse te maken van de meest performante materialen en technieken. Tegenwoordig mogen ambtenaren rond de tafel gaan zitten met experts ter zake, mits het respecteren van de algemene publiekrechtelijke principes. Wees u ervan bewust dat men openstaat voor innovatieve en duurzame producten/diensten, zeker als men ervan overtuigd kan worden dat deze ten goede kunnen komen aan het publiek."

Gunnings-/selectiecriteria

Vrydag benadrukt, ook hier, dat er rekening wordt gehouden met de feedback van potentiële inschrijvers. "Als we een minimum aantal referenties vragen, dan betekent dat niet per se dat, als u niet aan dat aantal komt, u automatisch wordt uitgesloten voor deelname. Als het product dat u gebruikt of de techniek 'gloednieuw' is, dan begrijpen we dat de mogelijkheid bestaat dat er nog niet voldoende referenties zijn. Meld dat in het forum of contacteer iemand binnen de desbetreffende overheid."

"Als u iets te melden heeft, doe dat dan vóór het moment van indiening. Zodra uw offerte binnen is, kan het te laat zijn"

Financiële kater vermijden doet u zo

Eerder in het artikel kon u al lezen dat de betalingstermijn drastisch is ingekort. Aannemers hoeven geen vier maanden meer te wachten tot de overheid met het geld over de brug komt. "De overheid kan om een verlenging vragen, maar die moet gemotiveerd zijn. Is er geen reden tot een uitstel van betaling, maar gebeurt het toch, dan kunnen ondernemers verwijlintresten eisen."

Voorschotten tot 30% van de waarde van de opdracht

Er worden geen voorschotten betaald, tenzij anders bepaald in de opdrachtdocumenten. Sinds 1 januari 2024 zijn er in de wet een aantal verplichte gevallen opgenomen. "Om de toegang van kmo's tot overheidsopdrachten te bevorderen, zijn er sinds een jaar ook nieuwe regels met betrekking tot voorschotten van kracht", zegt Wathelet.

De voorschotten zijn verplicht voor: 

• opdrachten met een kostprijs lager dan 143.000 euro, exclusief btw.
• opdrachten waarbij in een eerste fase (openbare of niet-openbare procedure) geen offerte werd bekomen.
• opdrachten waarbij producten vervaardigd werden voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling.

Een voorschot kan helpen om op tijd bestellingen te kunnen plaatsen en om een financiële buffer te hebben

Micro-ondernemingen kunnen van voorschotten genieten tot 20%, voor kleine ondernemingen is dat 10% en voor gemiddelde ondernemingen 5%. Het gaat telkens om een bepaald percentage van de waarde van de opdracht waarvan de grens ligt op max. 225.000 euro. In sommige gevallen kan de aannemer voorschotten krijgen tot 30%. Let wel, dit kan enkel in uitzonderlijke economische omstandigheden en mits een akkoord of op initiatief van de Koning.

Vrydag: "Door die wijziging, krijgen kmo's iets meer ademruimte en hoeven ze niet alles uit eigen zak te betalen. Een voorschot kan helpen om op tijd bestellingen te kunnen plaatsen en om een financiële buffer te hebben in geval van onvoorziene omstandigheden."

Wathelet drukt ook hier weer op het feit dat de vastgelegde voorschotten bespreekbaar zijn. "Als een aannemer het lastenboek inkijkt en vaststelt dat het voorschot niet realistisch berekend is, dan kan hij dit melden aan de bevoegde overheid."

Biedvergoeding tilt dossiers naar hoger niveau

Sinds vorig jaar gelden ook nieuwe regels rond de biedvergoeding, uitgezonderd bij een 'Openbare procedure' en 'Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking'. Sinds begin 2024 moet de overheid een biedvergoeding voorzien in geval er monsters, maquettes, prototypes, tekeningen of andere grafische ontwerpen worden verlangd bij de offerte. 

Wathelet: "De investering die u maakt, wordt zo voor een stuk terugbetaald. Indien er geen terugbetaling voorzien is, is het niet verboden om dit aan te kaarten bij de overheid." 

Vrydag vindt de nieuwe regels rond de biedvergoeding een goede zaak. "We zien dat de projecten die worden ingediend waarbij een biedvergoeding voorzien is, een hoger niveau halen dan die zonder."

Waar staat u in het klassement?

"Is prijs het enige gunningscriterium bij een openbare of een niet-openbare procedure (onder de Europese drempel), dan is de overheid verplicht om u te informeren over de plaats van uw offerte in het klassement. Zo wil de overheid voorkomen dat kmo's tijd en geld verliezen door de onzekerheid die ontstaat wanneer ze niet weten waar ze aan toe zijn. Dit zorgt er ook voor dat u zich kunt organiseren voor het geval u de opdracht wel binnenhaalt. Het is niet toegestaan uw plaats in het klassement met iemand te delen."

Uw eerste overheidsopdracht

Zoek het niet te ver, begin klein

Vrydag: "Als u nieuw bent in het wereldje, kijk dan eerst rond de kerktoren. Aan het begin van het jaar stellen lokale overheden de begrotingen op en wijzen ze de budgetten toe. Na de stemming, wordt deze informatie openbaar gemaakt. Kijk gerust welke opdrachten voor u interessant zouden kunnen zijn en houd deze in het oog. Gemeenten maken ook ramingen bekend voor bepaalde opdrachten. Mocht u deze als onrealistisch beschouwen, dan mag u dat ook melden. Of deze ook daadwerkelijk zullen worden aangepast, is koffiedik kijken."

"Bent u al enigszins bekend met overheidsopdrachten, kijk dan lokaal, maar zoek ook naar opdrachten binnen uw eigen provincie. Dit vraagt tijd, maar als u een opdracht binnenhaalt, kunt u rekenen op een mooie return on investment."

Stap voor stap

Wathelet: "Splits het proces op in kleinere stappen. Houd de publicaties in het oog, lees de bestekken. Ziet u dingen die volgens u geen steek houden? Stel dan gerust uw vragen of licht uw bedenkingen toe aan de opdrachtgever. Is men bereid de omschrijving of het bestek aan te passen, dan staat niets u in de weg om een offerte op te maken."

Vrydag: "Automatiseer waar mogelijk, volg opleidingen, gebruik tools, verdiep u in deze materie. Als u wilt inzetten op overheidsopdrachten, dan bestaat de kans dat u hier op termijn een van uw belangrijkste winsten haalt."