CASHMANAGEMENT VERHOOGT EFFICIENTIE EN VEILIGHEID

Laat gepast systeem op maat van uw onderneming ontwikkelen

Hoewel een groot deel van de betaaltransacties in de retailsector digitaal gebeurt, blijft cash - zeker voor kleinere bedragen - nog altijd populair bij de klanten. Voor u als retailer blijven cashtransacties ook interessant door de snelheid en de kostenbesparing ten opzichte van een digitale transactie. Veiligheid en efficiëntie zijn hier heel belangrijk, en dat beseffen ook de producenten die cashmanagementsystemen op maat van uw onderneming ontwikkelen.

NOG STEEDS AANZIENLIJK VOLUME CASH

Een volledig digitaal betalingsverkeer in de retailsector is nog niet voor morgen. Heel wat klanten houden vast aan betalen met cash en op zich is daar ook niets verkeerd mee. Want een cashtransactie gaat in bepaalde gevallen nog altijd iets sneller dan een digitale transactie. En het blijft een feit dat digitale transacties - hoewel al verminderd - toch nog steeds kosten met zich brengen per transactie. Als cashtransacties in goede, veilige omstandigheden kunnen verlopen, blijven ze dus interessant.

RISICO VAN HANDMATIGE VERWERKING

Bij de handmatige verwerking van geld is het bedrijf kwetsbaar voor fouten en tekorten, en ook voor overvallen, met een negatieve impact op de inkomsten, het personeel en de klantenservice. Handmatige verwerking houdt ook middelen weg uit de corebusiness en de klantenservice. Diverse spelers op de markt van retailoplossingen hebben dit goed begrepen. Zij bieden systemen aan op maat van allerlei ondernemingen. Het centrale idee achter efficiënte cashmanagementsystemen is een zgn. 'closed cash loop' waarbij het personeel zo weinig mogelijk tot helemaal niet in aanraking komt met de munten of biljetten.

DIVERSE SYSTEMEN

Afhankelijk van de aard van de onderneming en het te besteden budget kunt u als retailer kiezen uit diverse cashmanagementsystemen.

Backoffice

Er zijn de 'backoffice'-systemen met een intelligent afstortsysteem waarmee het geld automatisch geteld en in een kluis gestockeerd wordt. Dit kan op zich staan, maar is in veel gevallen verbonden met een frontofficesysteem.

Geautomatiseerd frontofficesysteem

Bij deze systemen wordt de kassalade eigenlijk volledig vervangen. De klanten voeren immers zelf de munten en biljetten in. Het is niet bepaald de goedkoopste oplossing, maar op termijn is het zeer rendabel: het personeel hoeft de kassa's niet meer te tellen, wat een grote tijdsbesparing impliceert. De cash wordt automatisch geteld en veilig gestockeerd.

Cashier-Operated systemen

Bij dit soort systemen is er wel nog een bediende aanwezig voor de scanning, maar deze is niet meer verantwoordelijk voor de eigenlijke behandeling van het geld en dus ook niet voor de teruggave van wisselgeld. Het stelt het personeel in staat om eventueel nog een praatje te maken met de klanten en dit zonder risico om zich te vergissen wat het wisselgeld betreft.

Self-Payment

Voor in broodjeszaken, snackbars, tabaks- en krantenwinkels en dergelijke meer zijn er systemen voor volledige 'self-payment'. De betaling kan zo gebeuren zonder dat er rijen ontstaan. Ook om hygiënische redenen kan het interessant zijn dat het personeel het geld niet handmatig moet behandelen. Een nieuwe trend is dat er ook in supermarkten, maar zelfs ook in fashion stores wordt overgegaan naar systemen waarbij de klant zijn aangekochte artikelen volledig zelf scant en volledig autonoom betaalt met een cashmanagementdevice. Een host(ess) is dan beschikbaar voor vragen of hulp tijdens het afrekenen in de betaalzone waar meerdere units opgesteld staan.

Compacte units of grote capaciteit

De producenten bieden zowel compacte units aan als systemen met een grote opslagcapaciteit, bijvoorbeeld tot 2.500 biljetten, die meerdere dagen autonoom kunnen draaien zonder menselijke interactie. Naast de standaardtypes worden er ook toestellen op maat van de klant ontwikkeld en geconfigureerd.

MUNTEN, BILJETTEN OF ALLEBEI

Afhankelijk van uw wensen en van de aard van de verkochte producten kunt u kiezen voor ofwel een 'munthergebruiker' (voor munten dus), ofwel een biljethergebruiker die uiteraard ook voorziet in wisselgeld in munten. In deze toestellen voeren de klanten zelf respectievelijk hun munten en hun biljetten in.

In geavanceerde toepassingen worden munten en biljetten in één toestel geïntegreerd. Lampjes en pictogrammen begeleiden de klant dan door het betalingsproces. De systemen kunnen ook uitgerust worden met een inktbeveiligingstechnologie voor extra veiligheid.

Er zijn nu ook 'cloud-based' systemen die het mogelijk maken om het cashverloop te monitoren en te beheren vanop afstand, dus los van de winkel. Alle transacties, en ook de 'end of day' (het dagresultaat), kunnen zo eenvoudig nagetrokken worden. Het is ook mogelijk om via geautomatiseerde e-mails de juiste informatie aan de juiste personen te bezorgen.

EFFICIENT GELDBEHEER

Een cashmanagementsysteem voor een doorsneesupermarkt bestaat in de frontoffice (aan de kassa dus) uit een muntenrecycler en een biljettenrecycler, of een toestel dat beide combineert. In de 'backoffice' kan er dan nog een geautomatiseerde kluis staan van waaruit het geld wordt weggebracht. Daar staat ook het onlinecomputersysteem dat ervoor zorgt dat het cashbeheer via de 'cloud' gemonitord kan worden.

VEILIGE KLUIZEN

De marktspelers voorzien trouwens allemaal ook ultramoderne stevige kluizen en geldkoffers, veelal voorzien van systemen waarbij het geld vernietigd kan worden in geval van inbraak of een overval. Cashmanagementapplicaties kunnen mooi geïntegreerd worden in de kassaruimte of ontvangstruimte. Veelal zijn ze ingewerkt in de balie. Ze worden toegepast in supermarkten, food en non-food, in tankstations, garages, pretparken, bakkerijen en slagers … kortom, overal waar er cash wordt gebruikt. De ruimte die in de winkel nodig is voor de installatie van een cashmanagementsysteem, is beperkt, aangezien de benodigde toestellen, zoals eerder gesteld, gewoon geïntegreerd worden in de kassaomgeving. Het neemt dus in principe niet meer plaats in dan een klassieke kassa. Ook qua elektrische aansluitingen en andere voorzieningen is de impact van deze systemen beperkt. Enkel een netwerkkabel en een 220 V-aansluiting zijn nodig.

VOORDELEN VOOR PERSONEEL

De inbreng of werkdruk voor het personeel door zo'n systeem is beperkt, en dat is natuurlijk ook net de bedoeling, want de systemen zijn er deels op gericht om het personeel efficiënter te kunnen inzetten. De systemen zijn zo eenvoudig dat een korte uitleg of opleiding volstaat. In een supermarktomgeving zal het personeel het betalingsproces wel nog overzien, maar zonder de cash zelf te moeten behandelen. Dat de medewerkers niet meer zelf persoonlijk verantwoordelijk zijn voor het beheer van het geld bij hun balie, zorgt ervoor dat er een stuk stress verdwijnt, en dit kan positief zijn voor de sfeer op de werkvloer, en dus ook voor de winkelervaring bij de klanten. De marktprijs voor deze cashmanagementsystemen ligt, naargelang van de aard en de opties, tussen de 9.000 en de 14.000 euro. Een investering die zich volgens de producenten behoorlijk snel - ongeveer na zestien maanden - terugbetaalt.