Human centered design aan basis van huidige kantoorinrichting

Frank Martens (het Kantoor van Morgen) ontwerpt flexibele werkplekken

Bedrijven zijn hun ruimtes volop flexibel aan het inrichten, omdat niet iedereen elke dag op dezelfde plek werkt. Frank Martens van het Kantoor van Morgen legt ons uit wat de trends zijn op het vlak van (interieur)architectuur voor kantoren. Daarin past vooral meubilair dat de werknemer aanzet om toch wat te bewegen terwijl hij werkt: in de hoogte verstelbare tafels, stoelen met ‘synchroontechniek’, stahulpjes enzovoort. Ook aan de ventilatie, akoestiek en planten wordt veel aandacht besteed.

Het Kantoor van Morgen

In deze special mocht zeker niet de visie ontbreken van iemand die zich dagdagelijks afvraagt hoe een futureproof kantoor er best uitziet. We klopten aan bij Frank Martens in het hoofdkantoor van het Kantoor van Morgen in Melle. 15 jaar geleden richtte hij een interieurarchitectenbureau op en al na 4 jaar koos hij ervoor om verder te gaan onder de naam ‘het Kantoor van Morgen’ en zich uitsluitend op werkplekken te richten. Acht medewerkers zijn de hele dag in de weer met het bedenken van concepten en met het coördineren van de werken bij de klanten.

Satellietkantoren en co-workingspaces

Frank: “Sinds thuiswerk vanzelfsprekend is geworden door COVID-19 en werknemers niet meer elke dag naar kantoor willen reizen vanwege afstand, hobby's, kinderen enz., hebben bedrijven nog steeds moeite om hun werknemers weer naar hun hoofdkantoor te krijgen. Dit geldt vooral voor multinationals in de regio's Brussel en Antwerpen. Daarom investeren ze in satellietkantoren en co-werkruimtes verspreid over het land, om hun werknemers een comfortabele werkplek dichter bij huis te kunnen bieden.

Kantoor als ontmoetingsplek

Aantal werkplekken krimpt

Dé grote uitdaging: hoe vang je dat allemaal op qua (kantoor)ruimtes nu het voltallige personeel niet meer elke dag op dezelfde locatie zit op dezelfde stoel? Die vraag stelt zich niet alleen op structureel-technisch vlak, maar vooral voor de hoofdkantoren rijst de hamvraag: hoe maken we er een echte ontmoetingsplek van? Nog nooit in de geschiedenis zetten bedrijven zo hard in op het welbevinden van werknemers op de werkplek. Dat dient dan ook een beetje als visitekaartje naar de buitenwereld toe (‘een aangename bedrijfscultuur’), wat in tijden van personeelskrapte meegenomen is.

Human centered design

Hoe richten specialisten de ruimtes in op een flexibele manier, omdat niet elke dag evenveel werknemers aanwezig zijn. “Daarvoor vragen we ons eerst af: wat doet ieder van hen de hele dag door? Hoe faciliteren we dat in de interieurarchitectuur? We spreken van ‘human centered design’, die dus vertrekt van de persoon, de medewerker zelf. In het prille begin van deze denkwijze resulteerde dat soms in speelse interieurs, al zijn wij nooit zo ver gegaan als Google, die glijbanen op kantoor installeerde. Alle interieurelementen moeten de goede werking op het kantoor ondersteunen”, legt Frank uit.

"In het prille begin van deze denkwijze resulteerde dat soms in speelse interieurs, al zijn wij hier nooit zo ver gegaan als Google, die glijbanen op kantoor installeerde"
Frank Martens - het Kantoor van Morgen

Flexibele ruimtes

Grosso modo komt het qua indeling vaak op het volgende neer: ruimtes voor teamwerk (in kleine groepen), uitwijkmogelijkheden dicht bij die werkplek (voor als je je een tijdje echt wil focussen, private kantoortjes als ‘office for a day’ (ook managers zijn er niet altijd, op reis, met vakantie, in meeting …), enkele grote vergaderzalen en aangename lunchruimtes. En al die plekken kunnen flexibel gebruikt worden want het hele kantoor staat ter beschikking van iedereen.

Bedrijf moet visie uitspreken

Frank wijst hier nadrukkelijk op het feit dat interieurarchitectuur niet alles zal oplossen om het kantoor weer aantrekkelijk te maken of om medewerkers aan te zetten om de ruimtes flexibel te gebruiken. “Het bedrijf moet zijn verwachtingen duidelijk uitspreken. Je doet het niet alleen met een leuk ontwerp.”

Meer dan meubels

Over klimaatplafonds en beplanting

Vooraleer meubels onder de loep worden genomen, kijkt het Kantoor van Morgen naar de ventilatie, de koeling, en de verwarming. “Velen hebben het niet zo begrepen op airco, maar er zijn systemen via de vloer of het plafond die minder luchtstroom veroorzaken om de temperatuur te regelen: vloerverwarming (waar je ook mee kan koelen) en klimaatplafonds. Hoe minder je moet schommelen met de temperatuur, hoe beter je het comfort kan creëren. Dus: buitenzonnewering is geen overbodige luxe, net als goedgeplaatst groen rond het gebouw.”

Optimale akoestiek

Een tweede belangrijk aspect is de verlichting. Er zijn natuurlijk de normen waaraan je moet voldoen, maar daarnaast is het voor de ‘fijne ontmoetingsplek’ belangrijk om sfeerverlichting toe te voegen (in overleg- en lunchruimtes). En het kantoor zodanig in te delen dat de werkplekken aan het daglicht blootgesteld zijn.

Ook niet te onderschatten: de akoestiek. “Tegenwoordig zien de bedrijven echt het nut wel in van een goede akoestiek. Want standaard heb je veel harde materialen ‘die weerklinken’ (vloeren) of die het geluid doorlaten (glazen wanden). Nagalmtijd kan je onder meer beperken door stoffering van de meubels en door vloertapijten, en dankzij dubbele glaswanden hoor je niet meer wat er in de andere ruimte gezegd wordt”, klinkt het.

Bewegen is de boodschap

Toolboxen en lockers

Alle meubels staan in het teken van efficiëntie, gebruiksgemak en ergonomie. Laten we beginnen met de bureaus, stoelen en andere losse zitelementen (krukjes, zetels…). "Die maken tegenwoordig maar 10 tot 15% meer uit van de totale investering", zegt Frank.

"Bureaus zijn al langer tafels geworden. Meer dan de helft daarvan is elektrisch, waardoor je de hoogte met een druk op de knop kunt aanpassen. Als er individuele opbergruimte nodig is, worden vaak lockers gebruikt. Toolboxen winnen hierbij aan populariteit. Werknemers krijgen hun eigen toolbox voor kleinere accessoires die ze aan het eind van de dag in een locker kunnen opbergen. De toolbox kan tevens dienst doen als houder voor de laptop zodat het scherm op een ergonomische manier opgesteld kan worden."

Juiste houding aan ‘bureau’

De laptop krijgt idealiter een hogere plaats dan het tafelblad, bij voorkeur naast het aparte, grotere scherm (indien aanwezig). Of de werknemer werkt met een docking station en twee schermen. Je houdt een armlengte afstand tot het scherm (terwijl je tegen de rugleuning aanzit) en de ooglijn valt in het midden van het scherm zodat je je hoofd niet naar beneden noch naar boven moet richten. Je armen liggen in een 90°-stand op het werkblad en je schouders trek je niet op. Ook als je rechtstaat aan de tafel vormen je ellebogen een rechte hoek.

Stoel met synchroontechniek

"Zit je in een 'klassieke' bureaustoel, dan moeten je voeten plat de grond raken en je benen vormen min of meer een rechte hoek. Tussen de zitting en je onderbeen moet je een vuistje kunnen steken", legt Frank uit. "Een heel hoge leuning is niet nodig, noch een hoofdsteun. Belangrijk is wel dat de leuning meebeweegt en dat de zitting ook wat zakt als je achterover leunt (de ‘synchroontechniek’). Armleuningen zijn niet voor iedereen absoluut noodzakelijk. In de ideale wereld vormen ze het verlengde van het werkblad. In de realiteit worden ze vaak ‘half gebruikt’ of tijdens telefoongesprekken."

Krukjes en stahulpjes

Het moge duidelijk zijn dat je tijdens het werken in beweging moet blijven, ‘ook als je zit’ (verstelbare tafel, leuning en zitting die meebewegen). Omdat het menselijk lichaam behoefte heeft aan afwisseling, moet de werknemer de gelegenheid krijgen om naar (andere plekken met) ander zitmeubilair te switchen. Hiervoor zijn er krukjes die gemakkelijk verplaatst kunnen worden, en stahulpen. Deze laatste zijn ongeveer 66 cm hoog en zetten zeer goed aan tot bewegen. Om de houding te veranderen is staand vergaderen ook een oplossing. Gimmicks als treadmills (loopbanden) en deskbikes zien we de laatste tijd minder vaak.

Omdat het menselijk lichaam behoefte heeft aan afwisseling, moet de werknemer de gelegenheid krijgen om naar (andere plekken met) ander zitmeubilair te switchen. Daarvoor bestaan krukjes die je makkelijk verplaatst en stahulpen

Finishing touch: mix & match

Leuke extra's zijn zitmeubels voor informele vergaderingen, hoewel 'soft seating' niet bij elk bedrijf past. Losse tapijten passen op diverse plekken, zowel voor de gezellige uitstraling van het kantoor als voor de akoestiek. Tapijttegels zijn in bepaalde ruimtes een aangename afwisseling, tegenover harde, zakelijke en koude vloeren. Het voordeel is dat ze indien nodig per stuk vervangen kunnen worden.

Hoe ziet een kantoor eruit qua kleuren? Frank: “Het kan allemaal een mix en match zijn, zolang het totaalplaatje maar klopt. Wat vormen betreft, presteren organische vormen beter: tafels met afgeronde hoeken, meer vrije vormen voor tapijten, enzovoort. Hier en daar een plant past zeker in kantoorruimtes, zelfs als het een kunstplant is. In vakjargon spreken we van biomimicry design (het nabootsen van de natuur).”

Recycleren en refurbishen

Het Kantoor van Morgen luistert ook naar zijn opdrachtgevers wat de inrichting van ‘coffee corners’ en lunchruimtes betreft. Hierover uitweiden zou ons te ver leiden. Om af te sluiten wilden we wel weten hoe ‘duurzaamheid’ past in het kantoor van de toekomst.

Frank: “Dat aspect leeft al lang en heel sterk bij de fabrikanten. Ze worden ook wat gedwongen omdat ze dan een USP hebben ten opzichte van hun collega’s. Er wordt grondig nagedacht over duurzaamheid voor alle kantoorelementen. Neem nu de bekleding van een stoel: je kan de stof eraf halen om ze te recycleren en alleen een nieuwe cover bestellen. Handig als ze beschadigd is of als de mode verandert en je het meubel wil refurbishen."

"Een ander voorbeeld: de tapijttegels. Die hebben ondertussen een gerecycleerde backing (tapijtrug) in plaats van bitumen. Gerecycleerd PET zien we veel in akoestische panelen en de zitschelpen van stoelen. Dat past perfect in een cradle-to-cradleverhaal.”

Thuiskantoor

Gelden al deze trends ook voor het thuiskantoor? "We hebben er natuurlijk geen zicht op of de werknemers een budget uittrekken om ook thuis op een aantrekkelijke plek te kunnen werken. Feit is wel dat sommige werkgevers bereid zijn in ‘ergonomie thuis’ te investeren. Medewerkers krijgen dan een budget voor ergonomisch meubilair. Zo dragen werkgevers ook zorg voor de medewerkers tijdens hun thuiswerk", besluit Frank.