Bent u bereid flexibiliteit op te offeren voor goedkoper tarief?

Pay-per-use versus huren op langere termijn

Een machine huren of aankopen? Dat is al een eerste belangrijke knoop om door te hakken. Eentje die best wel wat denk- en rekenwerk vereist. En als u beslist om te huren, volgt er al meteen een tweede: kiest u voor de korte termijn (pay-per-use) en de flexibiliteit die daarbij hoort, of gaat u voor de langere termijn? Een machine huren over diverse maanden of zelfs jaren, komt relatief gezien goedkoper uit. Beide opties hebben duidelijke voor- en nadelen. Zoals steeds zal het dus een kwestie zijn van aspecten als kostenstructuur, flexibiliteit en risicoverdeling goed af te wegen en af te stemmen op de behoeften van uw bedrijf. Dit artikel focust op die evenwichtsoefening.

Huren

In de inleiding hadden we het over twee te ontwarren knopen, waarvan de keuze tussen huren en kopen de eerste is. Omdat we onze aandacht exclusief willen richten op het tweede dilemma, zullen we niet te lang stil staan bij de diverse redenen waarom een bedrijf het huren van een bouwmachine zou kunnen prefereren boven een eigen aankoop. Ga er voor het bestek van dit artikel daarom even van uit dat die eerste denkoefening achter de rug is en dat financiële overwegingen de doorslag hebben gegeven in het voordeel van huren. U wil het werkkapitaal kunnen gebruiken voor uw core-business en de kredietlijnen verder niet te veel aanspreken.

Prijsberekening

Wie een machine huurt, kan kiezen voor de korte termijn. Daaronder valt in principe alle verhuur korter dan 6 maanden. Eens die grens overgestoken, is er sprake van langetermijnverhuur. Vanaf dat moment worden alle afspraken in een contract gegoten dat bij de meesten tot maximaal vijf jaar loopt, al wordt er soms ook op permanente basis verhuurd. In dat geval worden de machines volgens regelmatige intervallen (bijvoorbeeld om de vier jaar) vernieuwd. Op die manier beschikt de klant, voor hetzelfde maandbedrag, steeds over recente machines die aan alle vereisten voldoen. Dit voorbeeld illustreert dat elk verhuurbedrijf zijn eigen aanpak heeft met telkens andere accenten. Terwijl sommigen alleen aan nieuwe klanten een voorafbetaling vragen, is dat bij anderen bijvoorbeeld een standaardpraktijk.

Basisberekening

Los van het soort idiosyncrasieën die we net aanhaalden en typisch gelinkt zijn aan de werkwijze van een specifiek bedrijf, is de basisberekening wel vaak vergelijkbaar. Daarbij vertrekt men van de dag-, week- of maandprijs als basis:

• huurprijs = tarief per tijdseenheid x aantal eenheden.

Een alternatieve werkwijze rekent niet met een vaste tijdseenheid. In de plaats daarvan en gedreven door ontwikkelingen in telematica die dat mogelijk maken, kijkt men (vooral bij grotere bouwmachines) naar de effectieve gepresteerde werktijd. De basisformule ziet er dan als volgt uit:

• huurprijs = tarief per uur x aantal draaiuren.

Vaak zal men duidelijke afspraken maken over het minimale en maximale aantal uren, zodat er een toeslag kan worden verrekend als de machine overuren draait. Neem 8 uur als maximum. Extra uren rekent het verhuurbedrijf dan apart aan:

• meerprijs = (draaiuren – 8) x toeslag per uur.

Omgekeerd kan het gebeuren dat de machine door slecht weer of wanneer het bouwproces vertraging oploopt, stilstaat. Soms wordt er dan een stilstandvergoeding aangerekend. Bijvoorbeeld 30% van de reguliere dagprijs.

Bijkomende kosten

De basisberekening is heel eenvoudig en transparant. Daar komen nog een aantal kosten bovenop. Ook die liggen vrij voor de hand. Tenzij u de machine volgetankt terugbrengt, betaalt u voor de brandstof:

• brandstofkost = verbruikte liters x brandstofprijs per liter.

Daarnaast wordt er bij levering of ophaling een transportkost aangerekend:

• transportkost = tarief per km x afstand (heen en terug).

Misschien iets minder courant toegepast dan de brandstof- en transportkost maar toch nog altijd een courante praktijk, is de verrekening van een verzekeringstoeslag voor het geval de machine beschadigd terugkeert. 5% van de huurprijs is in die context een genoemd percentage.

Kortingen

Als u de basisprijs optelt bij de bijkomende kosten, komt u aan uw totale huurprijs. Wie voor heel korte termijn huurt, hoeft niet op kortingen te rekenen. Dat verandert wanneer de huur over meerdere weken of maanden wordt gespreid. Door het feit dat er efficiënter gepland kan worden, zal de huurprijs lager uitvallen. Er worden staffelkortingen toegepast:

• totaal = dagprijs x aantal dagen x (1 – kortingspercentage).

Hoe langer de periode, hoe hoger de korting. Bij langetermijnverhuur is het verhaal wel nog een stuk complexer, omdat verantwoordelijkheden verschuiven en er in de berekening met veel meer elementen wordt rekening gehouden. Denk maar aan structureel onderhoud, herstelonderdelen of een verzekering tegen machinebreuk en eventueel zelfs diefstal.

Leasingconstructies

Met name klanten die een machine voor langer dan zes maanden huren, zijn soms goedkoper af met een leasingconstructie. Bij langetermijnverhuur vervaagt de grens tussen huren en leasing sowieso. Vandaar dat nogal wat verhuurbedrijven ook (gedeeltelijk of via een dochteronderneming) optreden als leasingmaatschappij. De bekendste constructies zijn financiële leasing, operationele leasing of renting en tot slot huurkoop.

Financiële leasing

Het klopt niet helemaal, maar deze vorm van leasing kunt u omschrijven als een aankoop op afbetaling waarbij de leasingmaatschappij de machine voor u betaalt. Gedurende de looptijd van het contract betaalt u een maandelijkse aflossing af, inclusief interest. Nadat die termijn is verstreken, krijgt u de kans om de machine definitief aan te schaffen door middel van de betaling van een vooraf afgesproken restwaarde. Boekhoudkundig wordt de machine op uw balans gezet en schrijft u het af zoals bij een gewone aankoop. Belangrijk om weten en een groot verschil met operationele leasing: tijdens de looptijd van het contract moet u zelf instaan voor het onderhoud, de verzekering en alle andere kosten.

Operationele leasing

Voor wie volledig ontzorgd wil worden, is een operationele leasing de betere keuze. Immers, de leasingmaatschappij is eigenaar van de machine en u betaalt simpelweg voor het gebruik ervan, gewoonlijk zonder aankoopoptie. Na het einde van het contract keert de machine dan ook terug naar de leasingmaatschappij. In de maandelijkse prijs zijn de onderhoudskosten, de verzekering en de eventuele herstelkosten inbegrepen. Boekhoudkundig verschijnt deze leasing niet op uw balans. Wel kunt u de maandelijkse kost aftrekken als bedrijfslast.

Huurkoop

Een huurkoop start gewoonlijk als huur. Maar na een tijdje kunt u als huurder beslissen om de machine toch te houden. Op dat moment gaat de huurder over tot een koop en wordt een deel van de betaalde huur verrekend met de aankoopprijs. Dit is een interessante formule voor startende of kleine bouwbedrijven die aanvankelijk het kapitaal ontberen om de machine meteen te kopen.

Korte termijn

Tot dusver hebben we het eigenlijk alleen nog maar gehad over de financiële kant van de zaak, maar uiteraard spelen er in de beslissing om te kiezen voor ofwel een korte ofwel een lange termijn nog veel meer aspecten mee. We zetten daarom de voor- en nadelen even netjes op een rijtje.

Voordelen

• Door te opteren voor de korte termijn ontsnapt u per definitie aan langdurige verplichtingen, en dat vertaalt zich in maximale flexibiliteit: u betaalt alleen voor een machine die u op dat moment daadwerkelijk nodig heeft en qua dimensionering volledig aansluit bij uw noden. Zeer handig bij kortlopende projecten of wanneer u een piek moet opvangen.
• Op deze manier beschikt u steevast over modern materieel dat goed onderhouden is en voldoet aan de nieuwste normen. De verantwoordelijkheid van de verzekering, reparaties en het onderhoud (met uitzondering van de kleine dingen zoals reiniging en oliepeil) komt namelijk op conto van de verhuurder.
• Bij kortetermijnverhuur is het eenvoudig om uw rentabiliteit per project te berekenen. Als u bovendien volgens IFRS rapporteert, hoeft u de gehuurde asset niet op de balans te hebben, waardoor bijvoorbeeld uw solvabiliteit verhoogt.

Nadelen

• Voor de flexibiliteit betaalt u letterlijk een prijs: de kost per uur zal hoger liggen. Bij frequent gebruik kan de totale huurprijs op die manier uiteindelijk duurder uitvallen dan langetermijnverhuur.
• Wie huurt naargelang de behoefte van de dag of week, is veel meer afhankelijk van het beschikbare aanbod. In drukke periodes kunnen populaire machines zomaar uit voorraad zijn. Daar moet u rekening mee houden.
• Administratief is huren op korte termijn een meer belastende formule die het bij sterk wisselende projecten lastig maakt om maandelijkse kosten correct in te plannen.

Lange termijn

We doen nu hetzelfde voor huren op lange termijn. Dat resulteert logischerwijs in het bijna spiegelbeeld van het vorige.

Voordelen

• Het maandtarief ligt een stukje lager dan bij losse huur. Onder meer omdat de verhuurder met meer zekerheid kan plannen en financieren, rekent hij een lagere marge aan. Aangezien de lasten vast zijn en maandelijks terugkeren, kunt u ook makkelijker budgetteren over een langere periode. Uw cashflowbeheer vaart er wel bij.
• U volgt minder de waan van de dag. Daardoor hebt u niet te kampen met wachttijden en bent u in veel mindere mate afhankelijk van de beschikbaarheid van de verhuurvloot.
• U kunt de machine bedrijfsspecifiek laten inrichten. Bijvoorbeeld met speciale aanbouwdelen. Dat compenseert deels het verlies aan flexibiliteit qua dimensionering. Daarnaast hoeven operatoren niet over te schakelen op een nieuw type machine, wat toch altijd een aanpassing vergt.

Nadelen

• U zit vast aan een contracttermijn, ook als u de machine tijdelijk niet nodig heeft. Een tussentijdse opzegging is meestal niet kosteloos.
• U bent voor een langere tijd gebonden aan een machine, terwijl er intussen misschien efficiëntere modellen op de markt zijn verschenen.
• In vergelijking met de korte termijn kunt u minder goed inspelen op wisselende behoeften.

Fleet Capacity Agreement

Kijkend naar de looptijd, hoort deze formule bij langetermijnverhuur, maar ze vormt wel een buitenbeentje. Daarom behandelen we ze ook apart. Met Fleet Capacity Agreement wordt immers een gestructureerde samenwerking bedoeld waarbij de verhuurder de verantwoordelijkheid neemt om de machinecapaciteit van zijn klant te waarborgen. Dergelijke contracten lopen gewoonlijk vier tot vijf jaar en houden een all-in verhuur in. Rekening houdend met het gebruik, dat men via telematica-oplossingen monitort, worden de machines tijdens de duur van het contract vervangen. Deze formule komt eigenlijk neer op een verregaande vorm van samenwerking waarbij verhuurder en huurder een soort van partnership sluiten.

Samenvattend

De argumenten om voor een huur te kiezen zijn legio. De markt biedt vervolgens verschillende formules aan met telkens typische voor- en nadelen, zodat het onmogelijk te zeggen is welke optie voor jou de beste is: korte of lange termijn. Dat hangt volledig af van uw behoefte. U moet dus eerst goed in kaart brengen hoe vaak u de machines nodig zult hebben en hoe sterk uw noden zullen wisselen. Denk ook na over de mate van ontzorging die u wenst. Pas als u op die vragen een antwoord heeft, kunt u een doordachte keuze maken.

Met de medewerking van Bia Rental, Correct Services, Euro Top Concept, SMT Rental en Wim Verhuur