Zo kiezen organisatoren eventlocaties in 2024

Prijs-kwaliteitsverhouding wordt belangrijkste criterium

Naar aanleiding van de Event Solutions Guide 2023–2024 organiseerde het magazine RendEvenement opnieuw een Event Locatie Barometer. Gedurende september en oktober gaven de lezers hun werkwijze en voorkeuren door via onze online-enquête. Opmerkelijk is o.a. dat er een sterke zoektocht is naar meeting- en conferentiecentra en dat een kleine 30% van de respondenten extra budget voorziet voor de locatie.

HOE INFORMEERT U ZICH?

Eerdere ervaringen belangrijkste basis
Eerdere ervaringen met een locatie (72%) en zoekmachines (61%) zijn de belangrijkste manieren om zich te informeren over eventlocaties. Daarnaast doet men ook vaak een beroep op mond-tot-mond reclame (44%) en vakmedia (33%). In mindere mate informeert men zich via sociale media en beurzen/kennisevents (beiden 17%).

"De host van de locatie ontmoeten doet je ook alvast wat voelen hoe een samenwerking zal verlopen"

Aantal offertes?

67% gaat voor 2 à 3 offertes
Het gemiddelde aantal offertes dat wordt opgevraagd bij locaties voor een specifiek event, is in 67% van de gevallen 2 à 3. 28% van de deelnemers aan de barometer vraagt er gemiddeld 4 à 5 op en 5% beperkt zich tot 1 offerte.

LOCATIEBEZOEK?

89% bezoek ter plaatse
89% geeft aan dat ze de locatie bezoeken vooraleer te boeken. De overige 11% doet dit niet, maar hier moet er rekening gehouden worden met het feit dat sommige organisatoren de locatie al voor voorgaande events hebben geboekt.

2 à 3 locatiebezoeken
61% van de organisatoren bezoeken gemiddeld 2 à 3 locaties vooraleer een keuze te maken. 33% bezoekt 1 locatie.

Redenen voor locatiebezoek volgens enkele respondenten
"Checken algemeen gevoel, netheid, daglicht."
"Checken toegankelijkheid, parking, vrije keuze traiteur en AV."
"Voeling krijgen met locatie en service." 
"Check om te zien of locatie aan alle eisen voldoet (parking, audiovisuele benodigdheden, sanitair,
indeling ruimtes ...), algemene indruk."
"Algemeen gevoel bij bezoek, wat beschikbaar op locatie, bereikbaarheid, parkingmogelijkheden …"
"Met je eigen ogen gezien hebben doet héél veel. Dan kan je je voorstellen waar alles moet komen.
De host van de locatie ontmoeten doet je ook alvast wat voelen hoe een samenwerking zal verlopen."
"Beter zicht op de indeling en voorzieningen van de locatie."
"Relationeel, ruimteconfiguratie, sfeer, standing, toegang, inbegrepen diensten en technische informatie."
"Om een reëel beeld te krijgen van de mogelijkheden en beperkingen."
"Persoonlijk contact, uitstraling van het gebouw, bereikbaarheid."
"Om te beoordelen of de setting past bij het concept van het evenement, de bedrijfscultuur, de commerciële doelstellingen van het evenement, enz. Essentieel!"
"Omgeving van de locatie, sfeer ... Dit zijn zaken die je enkel ter plekke ziet en voelt."
"Foto's kunnen soms misleidend zijn."

Budget 

41% tussen de 50 en 100 euro per persoon
Het gemiddelde budget per persoon voor de locaties (inclusief catering) ligt in 41% van de gevallen tussen 50 en 100 euro. 23% voorziet zelfs een budget tussen 150 en 200 euro en 12% heeft meer dan 200 euro veil. 18% gaat voor een budget tussen 100 en 150 euro. De overige 6% heeft een beperkter budget voor ogen met minder dan 50 euro per persoon. 

Budget voor locaties in 2024
Er zijn positieve verwachtingen voor de budgetten voor locaties in 2024. 29% verwacht dat het budget zal stijgen, 63% verwacht dat het budget gelijk blijft en 8% verwacht een daling.

5% stijging
Bij de respondenten die een stijging verwachten van het budget voor locaties wordt er een gemiddelde stijging van 5% voorzien.

Belangrijkste criteria

Prijs-kwaliteitsverhouding belangrijkste criterium
Opmerkelijke verschuiving t.o.v. van vorige barometers: de 'prijs-kwaliteitsverhouding' staat met 67% op 1 als belangrijkste criterium voor de locatiekeuze. Jarenlang stond 'bereikbaarheid' helemaal bovenaan maar nu is dit criterium gedaald naar een 4e plaats met 39%. Deze vierde plaats wordt gedeeld met de 'functionaliteit van de locatie' (ook 39%). Voor 50% van de respondenten is de 'ligging en omgeving' een bepalend criterium (2e plaats). 'Parkeergelegenheid' staat op plaats 3 met 44%. Op 5 en 6 komen 'service/klantvriendelijkheid' en 'flexibilteit', beiden met 22%. De 'uitstraling' en de 'link met het thema/boodschap van event of meeting' halen elk 17%. Daarna volgen nog 'catering' (11%), 'comfort/luxe' (6%) en 'duurzaamheid' (6%).

AV-ondersteuning

Wifi is een must
Op het gebied van AV-ondersteuning wordt er min of meer unaniem (94%) verwacht dat er wifi ter beschikking is. Dit moet met andere woorden een evidentie zijn. 65% verwacht ook een beamer en projectiescherm en 47% wil dat er een geluidsinstallatie aanwezig is. Ook technische assistentie is belangrijk voor 41% van de respondenten. Een tv-scherm is in 18% van de gevallen gevraagd. In mindere mate wordt de mogelijkheid tot videoconferencing (6%) en smartboard (6%) verwacht. 

Voorkeuren type locatie

Meeting- en conferentiecentrum met stip op 1

Voor hun komende events is 72% van de organisatoren op zoek naar een 'meeting- en/of conferentiecentrum'. Plaatsen 2 en 3 worden ingevuld door 'feestzaal' (56%) en 'industriële locatie' (44%). Op plaats 4 vinden we 'buitenlocatie/locatie met outdoormogelijkheden' (33%) en er is een gedeelde 5e plaats voor 'tent' en 'hotel' (beiden 28%). Verder zijn ook 'villa of landhuis' (22%), 'kasteel/fort' (17%) en 'restaurant' (17%) populair. Andere type locaties die nog boven de 10% scoren zijn: 'concertzaal' en 'schouwburg/theater' (beiden 11%). Daarnaast zijn er ook nog stemmen voor 'dieren- of pretpark' en 'bioscoop' (beiden 6%).