DANKZIJ SAFEPAY IS CASH INNEN EN TERUGGEVEN EFFICIENTER DAN OOIT
SUCCESVOLLE TESTFASE VOOR HET SAFEPAY FRONT OFFICE CASHMANAGEMENTSYSTEEM IN BRUNO SERVICE STATION TESSENDERLO
Bij Bruno Service Station Tessenderlo gaat de testfase in van het SafePay Front Office Cashmanagementsysteem van Gunnebo, aangeleverd en geïnstalleerd door Fichet Security Solutions Belgium. Een gesprek met dhr. Ulmit Yilmaz, store manager van Bruno Service Station Tessenderlo, verduidelijkt de voordelen van dit systeem voor zijn zaak, zijn medewerkers en de klanten.
WIE IS GROUP BRUNO?
Group Bruno is een familiebedrijf gespecialiseerd in tankstations, wiens filialen voornamelijk gevestigd zijn in Limburg. Gestart als groothandel waarbij ze een Esso station uitbaatten, groeiden ze uit tot een van de meest dominante spelers op de brandstoffenmarkt met eigen moderne service stations en een jaarlijkse brandstoffenverkoop van gemiddeld 120 miljoen liter. Zij kenmerken zich door een ruime waaier aan diensten voor hun klanten. Naast een benzinestation bieden ze in bepaalde filialen ook een carwash aan en kunnen klanten eveneens wagens huren. Hun Food Corner is gegeerd vanwege de kwalitatieve, verse maaltijden die zij aanbieden en waarin zij seizoensmatig variëren. Daarbij horen ook verse pizza’s die door opgeleide pizzaiolo’s ter plekke worden bereid in een artisanale steenoven. Group Bruno staat bekend om haar gastvrijheid ten aanzien van vrachtwagenchauffeurs en de zorgzame maatregelen die zij voor hen hebben geïmplementeerd in hun Service Stations met onder andere beveiligde truckparkings en verhuurbare kamers waar vrachtwagenchauffeurs hun rustpauzes kunnen inlassen. Het filiaal in Tessenderlo heeft eveneens luxekamers voor chauffeurs ter beschikking. Deze ruimtes kunnen gehuurd worden door de transportbedrijven in kwestie.
VOORDELEN VAN HET SAFEPAY FRONT OFFICE KASSASYSTEEM
In Bruno Service Station Tessenderlo, een gloednieuw tankstation dat geopend is sinds juni 2019, staat sinds kort een SafePay Front Office Cashmanagementsysteem (een gesloten kasverwerkingssysteem). Een uniek concept vraagt om een unieke aanpak en originele innovaties. Wanneer het SafePay systeem succesvol deze testfase doorstaat, zal Group Bruno dit in al haar filialen implementeren.
Hygiënischer: Voorkomt kruisbesmetting
Volgens Umit Yilmaz, store manager van Bruno Service Station Tessenderlo, zijn er heel wat voordelen aan SafePay. Als eerste argument haalt hij hygiëne aan: “Geld bevat ontelbaar veel bacteriën doordat het steeds weer doorgegeven wordt. Voor de komst van SafePay waren de medewerkers van de Food Corner hierdoor verplicht om steeds hun handen te wassen na contact met geld. Nu het geld meteen in SafePay wordt gedeponeerd, is kruisbesmetting tussen de medewerker, het geld, de klant en het eten praktisch onmogelijk. Dit maakt de betaalhandeling veel hygiënischer."
Veiliger: Voorkomt fraude en diefstal
Daarnaast is het systeem volgens hem ook veel veiliger en werkt het uitstekend als afschrikmiddel, zowel voor fraude als voor diefstal en criminaliteit. “70% van onze dagelijkse administratie behelst eigenlijk de controle van kassaverschillen en het onderzoeken waar die problemen zich hebben voorgedaan, maar ook diefstal bemoeilijkt die administratie. Als je bepaalde zaken niet kunt traceren, dan moet je op camerabeelden gaan terugkijken en elke handeling opnieuw analyseren. Met SafePay is dit veel eenvoudiger, aangezien er geen cash meer wordt afgegeven aan de winkelbediende. Het geld verdwijnt meteen in het gesloten kasverwerkingssysteem en wordt door de software geregistreerd."
Wanneer de goederen worden ingescand en worden afgerekend, blijft het bedrag openstaan tot de machine de transactie heeft ontvangen. “Ook dit is een bijkomende zekerheid en veiligheid", benadrukt Yilmaz. “Op deze manier kan er praktisch geen fraude meer plaatsvinden tussen de werknemers en de klanten. Daarnaast nemen ook overbodige klantendiscussies over de teruggave van cash hierdoor af."
Yilmaz refereert ook naar het fenomeen van de witte kassa in de horeca. “Deze machine is daarvoor ideaal", bevestigt hij.
WERKING VAN SAFEPAY
“Cash geld is zeker niet aan het verdwijnen en SafePay maakt het voor handelaars enkel maar gemakkelijker om op een eerlijke en veilige manier met cash om te gaan”
– Umit Yilmaz (store manager Bruno Service Station Tessenderlo)
Enkelvoudige handeling bij de invoer van munten
“In wezen is het systeem erg eenvoudig in gebruik, alleen moeten we onze klanten en medewerkers natuurlijk voldoende 'opvoeden' om met deze machine om te gaan." Het systeem wordt telkens opnieuw geactiveerd door de beweging van de klant die plaatsneemt voor de machine. Het innen van de munten is een enkelvoudige handeling. In het bakje waarin de munten moeten worden gedeponeerd, zitten sensoren. Wanneer deze de munten registreren, gaat de trechter open en worden de munten door de machine opgenomen. In de machine zelf komen de munten terecht in een wiel dat elke munt begeleidt naar een andere sensor. Deze sensor identificeert de munt, stuurt deze informatie naar het wiel, waarop dat op zijn beurt de munten op waarde sorteert en naar de juiste sectie brengt. Tijdens die identificatie zal de sensor ook de valse munten herkennen, waarop zij uit het systeem worden geworpen.
Tweeledige handeling voor het deponeren van biljetten
De handeling van biljetten, daarentegen, is tweeledig. Zij worden eerst op de lengte gelezen. Wanneer de sensor het signaal krijgt dat een biljet in aantocht is, moet de klant het biljet opnieuw weghalen. Hierna opent het systeem zich en kan de klant het biljet invoegen. De sensor in de machine gaat een data-analyse uitvoeren op het biljet en kan uit deze informatie zowel de waarde als de echtheid ervan achterhalen. Net zoals bij het muntenbakje wordt een vals biljet uitgeworpen. Zo bestrijdt SafePay fraude.
Het algoritme als geheugen
Dankzij bepaalde algoritmes zorgt de machine ervoor dat aan het einde van de dag ongeveer hetzelfde bedrag in de kassa aanwezig is als bij de beginkassa. Daarnaast geeft ze ook aan wanneer er munten en biljetten moeten worden aangevuld, als het softwareprogramma berekend heeft dat er binnenkort niet langer gepast zal kunnen worden teruggeven. Het overige geld wordt geïnjecteerd in een cassette, die elektromechanisch verankerd is in de SafePay machine en die enkel kan worden ontgrendeld via een wachtwoord.
Cashcontrol software
De hardware gaat gepaard met het SafePay softwareprogramma CashControl dat de medewerkers in hun dagelijkse routine ondersteunt. In CashControl kan een overzicht worden gegeven van alle inkomsten en de route van elke denkbare transactie. Hierdoor zijn onregelmatigheden eenvoudiger op te sporen. “Wij hoeven geen afsluit meer te doen," verklaart Yilmaz, “waardoor we dus niet meer hoeven te tellen. De enige uitzondering is wanneer Loomis het geld komt ophalen. Wij hebben een cassette en die wordt manueel leeggehaald, daarna wordt het geld in de sealbag gestopt en wordt deze verzegeld." Fichet Security Solutions Belgium biedt aangepaste systemen met een Back Office Systeem waarbij de winkelbedienden in dit geval het geld niet meer manueel in de sealbag moeten stoppen. De elektronische cassettes en kluis worden automatisch geactiveerd, waardoor de sealbag mechanisch verzegeld wordt.
De installatie van een Front Office Systeem neemt ongeveer twee dagen in beslag. Eerst wordt de machine geïntegreerd in het meubel, de dag erna wordt ze elektronisch aangesloten en aangevuld. Afhankelijk van het type vergen SafePay systemen gemiddeld 1 à 2 keer per jaar een degelijk onderhoud.
SAMENWERKING ZORGT VOOR OPTIMALISATIE VAN SAFEPAY
Tijdens het gesprek refereert Yilmaz naar het feit dat er nog enkele onregelmatigheden zijn tussen het SafePay systeem en hun kassasoftware: “Voor alle duidelijkheid, met SafePay zelf is er niets mis, maar het programma is niet altijd even compatibel met ons kassasysteem. Kleine fouten laten zich door het intensieve gebruik van SafePay bij ons nu eenmaal sneller ontmaskeren."
Hij illustreert dit met het volgende voorbeeld: “Stel nu dat een klant een stuk van 2 euro wil wisselen voor stukken van 1 cent. Deze verrichting neemt veel tijd in beslag. Terwijl de machine aan het wisselen is, zal het kassasysteem een signaal krijgen dat de tijdslimiet van de verrichting is verstreken en dat er dus wel een probleem moet zijn met de betaling. Mocht er zich alsnog iets voordoen, Fichet zorgt ervoor dat eventuele storingen zo snel mogelijk worden opgelost, 24/7."
