Aandachtspunten bij het werken in onderaanneming

Samenwerken met andere schildersbedrijven? Stel een contract op

‘Schilder aan het werk in Kuurne. Op zoek naar extra hulp. Wie kan helpen?’ Het is geen geheim dat schilder-decorateurs al eens een beroep doen op hun conculega’s om een werk tot een goed einde te brengen. Vaak is dat in de relatie hoofdaannemer- onderaannemer. Ga echter niet lichtzinnig over dergelijke samenwerkingen! Screen uw partners, zet een overeenkomst op papier, hou u aan de administratieve verplichtingen die worden opgelegd door de overheid en wapen u tegen schijnzelfstandigheid.

SAMENWERKEN

In de schilderssector is samenwerken met conculega’s sterk ingeburgerd. Uit de jongste enquête van Bouwunie bij de schilder-decorateurs (januari 2020) blijkt dat 6 op de 10 schilder-decorateurs al eens samenwerken met collega-schilder-decorateurs (18% doet dat vaak en 42% soms). De redenen waarom schilder-decorateurs samenwerken zijn velerlei. Meestal wordt een samenwerking aangegaan om pieken in het werk op te vangen (76%) of om samen grotere opdrachten aan te kunnen (53%).

Wie in zee gaat met een bedrijf dat schulden heeft, loopt het risico om zelf te moeten opdraaien voor die schulden

Hoe samenwerken?

Samenwerken kan op verschillende manieren. Meest populair in de schilderssector zijn werken in onderaanneming en het opzetten van een maatschap.

• Werken in onderaanneming: Hoofdaannemer firma Peeters sluit een contract af met de eindklant en zet firma Janssens in als onderaannemer om de werken (mee) uit te voeren.
• Een maatschap opzetten: Firma Peeters en firma Janssens bundelen hun krachten in een maatschap om een opdracht binnen te halen. De eindklant contracteert met maatschap Peeters-Janssens.
• Werken in nevenaanneming: Firma Peeters en firma Janssens sluiten allebei afzonderlijk een contract af met de eindklant.
• Deel uitmaken van een bouwteam: Firma Peeters werkt van in de ontwerpfase tot in de uitvoeringsfase samen met de opdrachtgever, architect en andere cruciale (onder)aannemers om de realisatie van het bouwproject beter en sneller te doen verlopen.

IS EEN HANDTEKENING VAN DE KLANT NOODZAKELIJK?

Of het nu gaat om een groot of klein project, sluit altijd een contract af met de klant. Wat wordt er verstaan onder een ‘goed contract’? Een offerte met op de keerzijde de algemene voorwaarden (omtrent geldigheid van de offerte, betaling, bijkomende werken, enz.) is al een goed begin.

• Voorzie ook een clausule waarin staat dat als de klant akkoord gaat met de offerte, hij/zij ook akkoord gaat met de algemene voorwaarden.
• Omschrijf op de offerte welke afspraken werden gemaakt rond de kwaliteit. Licht toe hoeveel lagen u zult aanbrengen, welke RAL-kleuren de klant heeft gekozen, enz. Zodat hier later geen discussie over mogelijk is.
• Laat de eindklant de offerte ondertekenen. Een mondeling akkoord kan achteraf worden betwist. Gebeurt de communicatie via e-mail? Vraag dan altijd om een uitdrukkelijk akkoord met de offerte en met de algemene voorwaarden.

werken in onderaanneming

1) SCREEN UW PARTNERS

Als hoofdaannemer draagt u de eindverantwoordelijkheid tegenover de klant. Wees dus kieskeurig met wie u samenwerkt. Dubbelcheck enkele referenties, ga na of het bedrijf een actief btw-nummer heeft. Hoe zit het met de jaarrekening van het schildersbedrijf dat u wenst in te schakelen? Vergeet ook niet om uw partner te screenen op sociale en fiscale schulden. Wie in zee gaat met een bedrijf dat schulden heeft, loopt immers het risico om zelf te moeten opdraaien voor die schulden (= ketenaansprakelijkheid).

Ongeacht hoelang u elkaar kent, bevestig een mondelinge werkovereenkomst altijd op papier. Leg zeker een minimaal aantal zaken vast in een onderaannemingscontract

2) STEL EEN CONTRACT OP

Goede afspraken maken goede vrienden. Ongeacht hoelang u elkaar kent, bevestig een mondelinge werkovereenkomst altijd op papier. Leg zeker een minimaal aantal zaken vast in een onderaannemingscontract. Hiervoor zijn er modelcontracten beschikbaar. Wat dient hier zeker in te staan? Beschrijf de uit te voeren werken en waar de werken precies zullen worden uitgevoerd (bv. het gelijkvloers en de gevel). Wat is de prijs? Wat is de betalingstermijn? Moet er in regie nog worden bijgefactureerd? Is er een dwingende uitvoeringstermijn?

Het wordt aangeraden om ook een aantal extra clausules op te nemen:

• Van de onderaannemer wordt er verwacht dat die werkt volgens de regels van de kunst. Zet dat in een clausule in het contract.
• Maak als hoofdaannemer uw contract met de onderaannemer ‘back to back’. Zo maakt u de contractuele verplichtingen die u als hoofdaannemer hebt bij de eindklant (bv. drie afwerkingslagen en gebruik van VOS-arme verf) afdwingbaar bij de onderaannemer en zitten hoofd- en onderaannemer op dezelfde lijn op vlak van planning, kwaliteitsvoorschriften, enz.
• Als er wordt samengewerkt met een onderaannemer die personeel in dienst heeft, is het van belang om een clausule op te nemen omtrent het verbod op terbeschikkingstelling. Hierin wordt omschreven welke instructies de hoofdaannemer wel of niet aan het personeel van de onderaannemer mag geven. Zo’n lijst is belangrijk om te verhinderen dat inspectiediensten verkeerdelijk zouden denken dat de hoofdaannemer in feite de werkgever is van de werknemers van de onderaannemer, en er dus sprake is van verboden terbeschikkingstelling van personeel. Wat zou betekenen dat de hoofdaannemer geen enkele werkgeversverplichting heeft gerespecteerd, zoals het betalen van lonen, sociale zekerheidsbijdragen, bedrijfsvoorheffing, enzovoort.
• Plaats tot slot ook een bepaling in het contract die de hoofdaannemer beschermt tegen de hoofdelijke aansprakelijkheid voor de lonen. In deze bepaling staat dat de hoofdaannemer het onderaannemingscontract onmiddellijk kan verbreken indien de onderaannemer zijn werknemers niet correct verloont. Zo kan worden vermeden dat de hoofdaannemer de verschuldigde lonen en bijkomende sancties dient te betalen.

Tip aan de onderaannemer: Lees het contractvoorstel goed na (of laat het nalezen door een jurist of collega) en onderhandel gerust over aanpassingen indien u vindt dat het contract te streng is (bv. u wenst uiterlijk na 30 dagen betaald te worden, maar in het contractvoorstel staat een betalingstermijn van 90 dagen).

3) Hou u aan de administratieve verplichtingen

Bij werken in onderaanneming moet zeker aan de volgende standaardverplichtingen worden voldaan:

• Inhoudingsplicht: Hoofdaannemers moeten nagaan of hun onderaannemers sociale of fiscale schulden hebben. Dat kan o.a. via www.checkinhoudingsplicht.be. Beslist u als hoofdaannemer om een onderaannemer in te schakelen met sociale of fiscale schulden, dan bent u verplicht om bij iedere uitbetaling een deel van het factuurbedrag in te houden en door te storten naar de RSZ (voor sociale schulden) of de FOD Financiën (voor fiscale schulden).
• Werfmelding 30bis: Werkt u als schildersbedrijf met een of meerdere onderaannemers, dan moet u de werken aangeven via www.socialsecurity.be. Een uitzondering hierop is als het totaalbedrag van de schilder- en decoratiewerken lager is dan 5.000 euro (exclusief btw) én als u slechts één onderaannemer inzet.
• Elektronische aanwezigheidsregistratie (checkinatwork): Deze verplichting is van toepassing bij werven van 500.000 euro (exclusief btw) of meer. Moet u als schildersbedrijf werken uitvoeren op deze werf, dan dient u uw aanwezigheid via de online toepassing CheckinatWork te registreren uiterlijk vóór het betreden van de werf.

Wenst u te werken met buitenlandse onderaannemers? Dat kan, maar deze samenwerking vraagt administratiefsgewijs meer aandacht. U dient bovenstaande verplichtingen na te leven, alsook over de nodige documenten te beschikken (bv. bewijs van Limosa, verblijfsdocumenten, detacheringsdocumenten, bewijs van de Belgische PDOK, attest van de Belgische fiscus ...)

4) Wapen u tegen schijnzelfstandigheid

Een schijnzelfstandige is een zelfstandige die in werkelijkheid voor een baas werkt en dus in principe het statuut van werknemer zou moeten hebben. Hoe voorkomt u dat de inspectie een nauwe samenwerking tussen hoofd- en onderaannemer foutief interpreteert als schijnzelfstandigheid? Via negen criteria zal de inspectie proberen uit te maken of er al dan niet sprake is van schijnzelfstandigheid. Wordt er aan vijf van de negen criteria voldaan, dan is er sprake van een onterecht zelfstandig statuut en zit er voor de tot werkgever geherkwalificeerde hoofdaannemer niets anders op dan een resem achterstallige sociale bijdragen te betalen. Opletten geblazen dus als een onderaannemer hoofdzakelijk voor dezelfde hoofdaannemer werkt, gebruik maakt van diens materiaal, meereist van en naar de werf, kleding draagt met het logo van de hoofdaannemer op … Dat kunnen voor de inspectie aanwijzingen zijn dat het hier om schijnzelfstandigheid gaat.

Opletten geblazen als een onderaannemer hoofdzakelijk voor dezelfde hoofdaannemer werkt, gebruik maakt van diens materiaal, meereist van en naar de werf, kleding draagt met het logo van de hoofdaannemer op …

Maatschap opzetten

Schildersbedrijven bundelen wel al eens hun krachten in een maatschap om een grote opdracht (zoals een overheidsopdracht) binnen te halen. Wordt de opdracht niet binnengehaald of is de opdracht uitgevoerd, dan houdt de maatschap op te bestaan. Om een maatschap op te richten, dient geen notaris te worden ingeschakeld, de bedrijven (‘maten’ in dit geval) kunnen ‘onderhands’ een overeenkomst opstellen. Let wel, neem zo’n overeenkomst niet losjes op. Bij een maatschap geldt ‘hoofdelijke aansprakelijkheid van elke vennoot voor het geheel’. Dat wil zeggen dat de ene vennoot kan opdraaien voor gebreken/schade die de andere vennoot heeft toegebracht: bv. termijnoverschrijdingen, slechte uitvoering, enz.

Met dank aan: Nadia Schepens, juridisch adviseur Bouwunie