HOE KOMT EEN LAAS-PROJECT TOT STAND?

geen enkel LaaS-project is helemaal hetzelfde

Aangezien er onder de noemer Light as a Service verschillende contractformules aan-geboden worden, is geen enkel LaaS-project helemaal hetzelfde. Toch verloopt iedere opdracht volgens min of meer hetzelfde stramien, in goede banen geleid door een projectmanager.

Voorstudie en ontwerp

Net als een traditionele relighting start een LaaS-project met een analyse van de bestaande situatie, een toetsing daarvan aan de huidige normen en een behoeftestudie. De verwachtingen van de klant worden door de interne projectmanager en de studiedienst van de fabrikant in concrete vereisten en functionaliteiten vertaald en dienovereenkomstig wordt vastgelegd welke ingrepen en producten noodzakelijk zijn om ook aan het einde van
het contract nog de vooropgestelde prestaties te leveren. Op basis daarvan worden een nieuw lichtplan en verlichtingsconcept opgesteld, inclusief design, functionaliteit, flexibiliteit, verlichtingsniveau, lichtinrichting, kleuraspecten
en alle technische en fysiologische parameters. 

De studiedienst berekent ondertussen welke energiebesparing als dusdanig gerealiseerd kan worden en de projectmanager legt samen met de klant vast welke diensten precies in het LaaS-contract opgenomen moeten worden.
Indien van toepassing, worden de nodige subsidies door de financieel adviseur aangevraagd. Indien blijkt dat de nieuwe installatie een impact heeft op de structuur van het gebouw – moeten er bijvoorbeeld plafonds uitgebroken worden of is er interferentie met de andere technieken – dan wordt er voor de nodige berekeningen een extern studiebureau ingeschakeld. 

Afbraak, installatie en ingebruikname 

De bestaande verlichtingsinstallatie – indien aanwezig – wordt gedemonteerd en de oude armaturen en onderdelen worden afgevoerd en waar mogelijk gerecycleerd. De fabrikant levert de nieuwe armaturen, die vervolgens gemonteerd en geïntegreerd worden. Zowel voor de afbraak van de oude als voor de opbouw van de nieuwe installatie wordt een externe installateur ingeschakeld. Afhankelijk van de contractmodaliteiten wordt deze in onderaanneming aangesteld door de fabrikant – in dat geval wordt doorgaans gewerkt met partner-installateurs – of rechtstreeks, dus
in nevenaanneming, door de eindklant zelf.

Na de oplevering controleert de projectmanager of de installatie volgens het ontwerp en de bijbehorende voorschriften gemonteerd is, en begeleidt hij de klant bij de ingebruikname. 

Exploitatie, monitoring en optimalisatie 

Het functioneren van de verlichtingsinstallatie – zowel wat betreft energie-efficiëntie als wat betreft verlichtingskwaliteit – wordt gedurende de volledige looptijd van het contract opgevolgd. Een datanetwerk maakt communicatie tussen armaturen en facility management toe en laat zo zowel de projectmanager als de gebruiker toe om de prestaties via een app of een webpagina te monitoren.

Op regelmatige tijdstippen, zoals bepaald in het contract, wordt de installatie ter plaatse gecontroleerd en aan een onderhoud onderworpen. Denk aan de reiniging van optieken en sensoren, het upgraden van het lichtregelsysteem … In principe wordt hiervoor een beroep gedaan op de vakman die ook de installatie verzorgde, al is het net zozeer mogelijk om met een andere installateur een onderhoudscontract af te sluiten. Gaat het om de jaarlijkse controle van een noodverlichtingsinstallatie, dan stuurt de fabrikant doorgaans eigen onderhoudstechnici. Blijkt uit de monitoring dat de vooropgestelde prestaties niet gerealiseerd worden, dan leiden technische evoluties tot nieuwe inzichten of producten, of wijzigen de behoeften van de klant, dan doet de projectbeheerder een voorstel voor de optimalisatie van de verlichtingsinstallatie.

Indien de voorgestelde aanpassingen niet onder de lopende contractvoorwaarden vallen, wordt er in samenspraak met de financieel adviseur een aangepast financieringsvoorstel gedaan. Dat kan een eenmalige fee zijn, of een aanpassing van de maandelijkse bijdrage. Bij akkoord wordt de aanpassing uitgevoerd, doorgaans opnieuw door de oorspronkelijke
installateur.

Einde contract

Wanneer het LaaS-contract ten einde loopt, zijn er verschillende opties. Enerzijds kan het contract beëindigd worden – waarop de installatie afgebroken wordt en de klant zelf op zoek moet naar een nieuwe verlichtingsoptie; anderzijds kan het onder aangepaste voorwaarden verlengd of hernieuwd worden. Normaliter zal het tarief dan verlaagd worden, al is dat in grote mate afhankelijk van de upgrades en aanpassingen die doorgevoerd moeten worden.

Een andere mogelijkheid is dat de klant de installatie na afloop van het contract tegen een gereduceerde prijs van de fabrikant overkoopt. In sommige gevallen zal die overnameprijs al vooraf vastgelegd zijn, maar doorgaans wordt ze aan het einde van de contractduur en op basis van o.a. het aantal branduren bepaald. Ook op dat moment kunnen er nog upgrades doorgevoerd worden.