INVESTEER IN DE TOEKOMST VAN UW ZAAK MET EEN SLIM KASSASYSTEEM

WERK VLOTTER MET ELEKTRONISCH KASSASYSTEEM

Met een elektronisch kassasysteem beschikt u over een uitgebreide backoffice met componenten voor artikelinvoer, voorraad- en klantenbeheer, facturatie en boekhouding, opvolging van speelpotten en krantenrondes ... Zo krijgt u een duidelijk zicht op uw cijfers en administratie en neemt u weldoordachte beslissingen, om uw zaak verder uit te bouwen. Tegelijk werkt u sneller en efficiënter, met minder kans op fouten. Om uw klanten een optimale service te verlenen, zodat ze hopelijk nog vaak terugkomen.

UP-TO-DATE OVERZICHT

Het hoofddoel van een kassa is en blijft hetzelfde: betalingen afhandelen in de winkel. Een modern kassasysteem houdt echter meer bij dan dat. Elke transactie, levering, bestelling en retour wordt ermee elektronisch afgehandeld en geregistreerd. Zo krijgt u op elk moment een gedetailleerd zicht, zodat u bepaalde aspecten van uw zaak kunt bijsturen waar nodig.

Op die manier draagt een elektronisch kassasysteem bij aan de duurzame uitbouw en de groei van uw dagbladhandel op lange termijn. Het is dus een slimme keuze om in een dergelijke oplossing te investeren. Tegelijk hebt u dankzij een kassasysteem minder administratie na de openingsuren.

HARDWARE

TOTAALPAKKET

Als u voor een elektronisch kassasysteem kiest, hebt u de keuze tussen totaalpakketten met hardware én software, of u gaat voor een van de beide. Kiest u enkel voor de software, dan gaat de fabrikant na of de aanwezige hardware compatibel en van degelijke kwaliteit is. Mocht blijken dat u toch nieuwe apparatuur nodig heeft, dan kunt u die via de fabrikant aanschaffen of kunt u alleszins rekenen op correct aankoopadvies.

HARDWARESAMENSTELLING EN APPARATUUR

Wat de samenstelling van de hardware betreft, kunt u gaan voor een aparte pc met een extern touchscreen of voor een handig all-in-onesysteem dat bestaat uit een computer en een touchscreen. Meestal kiest dagbladhandelaars voor dat laatste, wat de meest handige oplossing is. Eventueel komt daar ook nog een barcodescanner bij.

Een bijkomend klantenscherm kan worden voorzien voor een extra vlotte afrekening. Soms kunnen daarop ook allerlei aanbiedingen en promoties worden getoond. Andere optionele apparatuur zijn een kasticketprinter, een labelprinter en een geldlade. Die kunt u aankopen bij de fabrikant zelf, maar uiteraard bent u vrij om dit elders te kopen of om uw huidige apparatuur te gebruiken, voor zover die compatibel is.

SOFTWARE

De software van het elektronische kassasysteem is het echte hart van de dagbladhandel. Wat zijn zoal de mogelijkheden en voordelen daarvan?

AUTOMATISCHE ARTIKELINVOER

Dankzij een connectie met de servers van (pers)leveranciers zitten alle producten uit uw winkel automatisch in uw kassasysteem met de juiste (laatste) prijs, de barcode en de verpakkingsaantallen. U kunt ook volledige bestanden met artikels inlezen en herlaadkaarten en snoep in bulk (via een gekoppelde weegschaal, per gewichtsprijs) verkopen.

ELEKTRONISCH STOCKBEHEER

Tegelijk is het mogelijk om lijsten met geleverde artikels op te laden in uw kassasysteem. Dat maakt een efficiënt elektronisch voorraadbeheer mogelijk. U kunt ook elektronische retournota’s aanmaken en makkelijk nabestellingen doen bij uw leveranciers (op voorwaarde dat zij deze optie aanbieden).

Door een slim gebruik van klantenkaarten komt u veel te weten over het koopgedrag van klanten

KLANTENBEHEER

Met een kassasysteem beheert u niet enkel producten, maar ook uw klanten. Door een slim gebruik van klantenkaarten komt u veel te weten over hun koopgedrag. Daarop kunt u dan inspelen met de samenstelling van uw assortiment. U kunt ook de persoonlijke voorkeuren van klanten bijhouden en facturen aanmaken als een klant dat wenst.

MOBIELE APPLICATIES

Verschillende fabrikanten bieden ook een mobiele toepassing aan, gekoppeld aan het elektronische kassasysteem. Daarmee kunt u artikelen en producten beheren (ontvangst, bestellingen, retours, inventaris) op een applicatie op smartphone of tablet – handig voor wanneer u zich niet aan de kassa zelf bevindt!

ELEKTRONISCH BETAALSYSTEEM

Gecertificeerde kassasystemen kunnen worden gelinkt aan Bancontact en de bijhorende betaalterminal. Op die manier bevat uw kassa meteen de juiste gegevens en worden er geen overtikfouten gemaakt bij het afrekenen. Ga voor uzelf na of dat opweegt tegen de transactiekosten die elektronische betalingen met zich meebrengen.

De meeste kassasystemen ondersteunen bovendien mobiel betalen (via smartphone), omdat klanten dat vandaag meer en meer verwachten. Er kan ook een betaalautomaat voorzien worden, zodat u niet meer moet omgaan met cash geld. Een goede zaak voor de hygiëne in uw zaak!

BOEKHOUDKUNDIGE ONDERSTEUNING

Alle kassasystemen hebben een ingebouwd facturatiesysteem waarmee u uitgaande facturen aanmaakt en opvolgt. Op die manier heeft u altijd een goed zicht op uw omzet en uw financiële transacties. Als het systeem bovendien mogelijkheden biedt om te exporteren, kunt u deze gegevens kant-en-klaar aan uw boekhouder bezorgen. Op die manier bespaart u flink op boekhoudkosten.

RONDEBEHEER EN SPEELPOTTEN

Kassasoftware laat verder toe om krantenrondes efficiënt te organiseren en om Lotto-speelpotten op te volgen.

INSTALLATIE EN ONDERSTEUNING

Overschakelen naar een nieuw kassasysteem duurt gemiddeld één à twee weken. De installatie vergt een paar uur tijd, op het moment dat voor u het best uitkomt. U krijgt van de fabrikant ook een opleiding in één of meerdere sessies zodat u de belangrijkste functies van het systeem leert gebruiken. Bij vragen of problemen kunt u bij de fabrikant terecht voor ondersteuning. Telefonisch, per e-mail of via de software zelf, zowel tijdens de week als in het weekend. Sommige fabrikanten komen ook ter plaatse om problemen op te lossen. Allemaal streven ze ernaar om hun software voortdurend te verbeteren, te updaten en uit te breiden, zodat het systeem volledig voldoet aan uw behoeften.

KOSTPRIJS

De fabrikanten bezorgden ons volgende richtprijzen:

• Press-IT (Vertico): huur tussen € 30 en € 130 per maand, aankoop eenmalige kost tussen € 1.500 en € 5.000
• PressPOS (VDE Software): aankoop eenmalige kost rond de € 3.000
• Distrishop (AMP): huur van licentie en hardware, of eenmalige aankoop van hardware of installatie op bestaande hardware. Tot 119 euro huur per maand
• NRGi: software vanaf € 2.150, qua hardware meestal verder gebouwd op al bestaande infrastructuur

Met dank aan: NRGi, Vertico Press-IT, AMP Distrishop, VDE Software