Mappen en digitalisering gaan hand in hand

Met een gevarieerd assortiment spreekt u elke doelgroep aan

Hoewel digitale technologieën prominent aanwezig zijn in het onderwijs en het kantoorleven, worden mappen nog veel gebruikt om papieren documenten bij te houden. Zorg in uw winkel voor een gevarieerd en overzichtelijk gepresenteerd aanbod, zeker tijdens de traditionele piekperiode voor en bij het begin van het schooljaar.

Marktsituatie

Zelfs in het digitale tijdperk blijven mappen relevant in het onderwijs en op kantoor. Voor sommige mensen zijn aantekeningen op papier de meest efficiënte manier om informatie te ordenen en te onthouden. Mappen zijn ideaal om deze notities te bewaren en te doorbladeren.

Hoewel veel documenten digitaal worden opgeslagen, kan een fysieke kopie in een map ook handig zijn wanneer digitale bestanden verloren gaan of ontoegankelijk zijn. Bovendien kunnen studenten en kantoormedewerkers mappen gebruiken om documenten te delen, bijvoorbeeld wanneer niet iedereen toegang heeft tot dezelfde digitale platforms of wanneer offline samenwerking nodig is.

Op school en kantoor kunnen mappen gebruikt worden om documenten te delen, bijvoorbeeld wanneer niet iedereen toegang heeft tot dezelfde digitale platformen of wanneer offline samenwerking nodig is

Soorten mappen

Er bestaan heel wat soorten mappen. De keuze voor een bepaald type hangt af van persoonlijke voorkeur, organisatiestijl en de specifieke behoeften van een taak, project of (school)vak.

Ringbandmappen

Handig voor het organiseren van losse bladen papier. Bestseller bij scholieren en studenten om lesnotities en cursussen in te bewaren. Ook op kantoor veel gebruikt om documenten ordelijk op te bergen en er makkelijk in te bladeren.

Snelhechters of dossiermappen

Mappen met een metalen klem aan de bovenkant om papieren op hun plaats te houden. Handig om documenten in te binden zonder te perforeren, dus minder kans op beschadiging.

Plastic hoezen of insteekmappen

Om losse documenten te beschermen. Verkrijgbaar in een U-model (om in te voegen in ringbandmappen) en een L-model.

Kartonnen mappen met elastiek

Mappen van stevig karton met elastische band om (vaak losse) documenten bij elkaar te houden. Populair bij scholieren en studenten.

Snelhechter

Ideaal voor het bijhouden van geperforeerde documenten die in de juiste volgorde moeten blijven, zoals een presentatie of offerte.

Showmap of presentatiemap

Mappen met doorzichtige insteekhoezen voor het presenteren, beschermen en bekijken van rapporten, presentaties, portfolio's… Sommige modellen beschikken over versteekbare hoezen. Zo kan de gebruiker de volgorde snel aanpassen, zonder alle bladen afzonderlijk uit de hoezen te moeten halen.

Opbergmap

Grote, doos-achtige map om papieren overzichtelijk bij elkaar te houden. Vaak zijn dit documenten die niet zo vaak bekeken of gebruikt worden.

Verschillende kleuren, designs en toepassingen

Elke doelgroep heeft eigen voorkeuren qua kleur, design en toepassingsmogelijkheden. Zo hebben insteekmappen voor de professionele markt vaak een versterkte lasnaad en een anti-uitscheurinkeping.

Mappen voor scholieren zijn beschikbaar in trendy, opvallende kleuren en eigentijdse prints, vaak in thema’s die populair zijn bij de doelgroep (bv. strip- of tekenfilmfiguren).

Studenten in hogere richtingen verkiezen mappen met een neutraler design in vooral effen kleuren. Aangezien mappen tegen een stootje moeten kunnen in schooltassen en rugzakken, is het een must dat ze gemaakt zijn van stevig kwaliteitskarton.

Trends

Personalisatie

Mappen met opties voor personalisatie zijn in trek. Dit kadert binnen de algemene trend van individualisering en uitdrukking van de eigen persoonlijkheid. Gebruikers kunnen mappen, die voorzien zijn van een insteekhoes vooraan of soms op de rug, een persoonlijke touch geven.

Duurzaamheid

Aangezien consumenten en bedrijven steeds meer belang hechten aan milieuvriendelijke producten, focussen alle fabrikanten op duurzaamheid. Veel mappen worden gemaakt van gerecycleerd papier/karton of FSC-gecertificeerd papier, wat betekent dat het hout afkomstig is uit duurzaam beheerde bossen.

Sommige producten zijn gemaakt van biologisch afbreekbaar of composteerbaar materiaal, waardoor ze op het einde van hun levensduur op een milieuvriendelijke manier kunnen worden afgebroken. Veel producenten van mappen gebruiken inkten en lijmen die minder schadelijke, vaak op water gebaseerde of plantaardige chemicaliën bevatten. Ze investeren ook in energie-efficiënte technologieën en processen om de CO₂-uitstoot tijdens de productie te verminderen.

De vele duurzame producten die op de markt komen, hebben een eigentijdse en frisse look.

Digitaal en papier gaan hand in hand

Digitaal

Steeds meer documenten worden digitaal bijgehouden en gedeeld. Een digitaal archief verbruikt minder papier, het biedt meer opslagcapaciteit, neemt minder ruimte in beslag en is altijd en overal toegankelijk en up-to-date.

Papier

Grote, lijvige documenten zijn aangenamer om te lezen en te verwerken op papier. De beveiliging van waardevolle, gevoelige informatie is eenvoudiger en overzichtelijker op papier dan in een digitaal archief, waarin documenten makkelijker geopend en gehackt kunnen worden.

De kosten van een fysiek archief zijn duidelijk en inzichtelijk (per m²) en veel minder aan veranderingen onderhevig. Bovendien is een papieren archief altijd raadpleegbaar, zonder risico op (netwerk)storingen of andere factoren die de toegang tot digitale informatie kunnen beperken. Ten slotte heeft het een kleinere ecologische voetafdruk dan een energieverslindend digitaal systeem.

Wettelijke verplichting

Een bijkomende reden om een fysiek archief bij te houden, is de regelgeving dat sommige documenten op papier bewaard moeten worden (varieert naargelang type informatie en de sector). Vaak gaat het om financiële, boekhoudkundige of juridische documenten (bv. belastingdocumenten, koop- of verkoopakte).

Hybride

Papier en digitaal hoeven elkaar niet uit te sluiten. Integendeel: ze gaan hand in hand. Het is dus zeker nog de moeite om mappen aan te bieden in uw winkel.

Presentatie- en verkooptips

Profileer uzelf als expert

De juiste map maakt klasseren en archiveren – meestal niet de favoriete taak van scholieren, studenten en kantoormedewerkers – een pak aangenamer. Het is aan u als winkelier om ervoor te zorgen dat uw klanten de beste keuze maken.

Stel vragen om te begrijpen wat ze nodig hebben, want vaak zien ze het bos door de bomen niet in het ruime aanbod. Wat is het gebruiksdoel: professioneel of school? Gaat het om losse documenten of documenten in een vaste volgorde? Over welk volume en formaat van documenten gaat het? Op die manier kunt u hen adviseren en begeleiden bij hun keuze.

Benadruk dat gestructureerde, netjes geklasseerde documenten het studeren en werken vergemakkelijken en dat ze er alle baat bij hebben om de nodige mappen aan te schaffen. Profileer uzelf als specialist: klanten stellen uw hulp op prijs en zullen sneller geneigd zijn terug te keren naar uw winkel.

Overzichtelijk gamma

Zorg voor een ruim en overzichtelijk assortiment om elke doelgroep aan te spreken, aantrekkelijk gepresenteerd per merk of per mappensoort. Om de producten in de kijker te zetten, kunt u gebruik maken van de POS-materialen van de fabrikanten, zoals displays, folders… .

Promoties in piekperiodes

De verkooppiek voor mappen valt typisch samen met de ‘back-to-school’ periode. Deze loopt van begin juli tot midden september. Tijdens deze periode lanceren de fabrikanten doorgaans nieuwe productlijnen (met bijhorende campagnes) en neemt de vraag naar mappen toe. Speel hierop in met speciale promoties, kortingen en extra presentatiemogelijkheden.

Met medewerking van Atoma, Exaclair/Exacompta, Hamelin Brands en Lannoo Graphics.