Vanlommel optimaliseert kwaliteitssysteem en opleidingen door digitalisering
Normec Foodcare levert modulaire, gebruiksvriendelijke software
De administratieve last voor bedrijven in de voedingssector blijft toenemen, terwijl het steeds moeilijker wordt om überhaupt de nodige mensen te vinden. Vanlommel moet haar personeel de vereiste opleidingen geven en rekent op Normec Foodcare om efficiënte en intuïtieve software te voorzien die al deze processen en registraties makkelijk en overzichtelijk verwerkt, ook voor inspecties en wijzigingen in documentatie. Het resultaat is dat het personeel sneller aan hogere standaarden kan werken, waarbij Vanlommel steeds voldoet aan de IFS-normen en voedselveiligheidseisen.
Kwaliteit qua product én personeel
Bij Vanlommel laat men niets aan het toeval over. Het bedrijf staat sinds de jaren 50 in voor de volledige keten van kalfsvlees, van het beheren van de kalveren tot het slachten en het verwerken tot eindproducten. In Olen produceert men dan ook hoogwaardig kalfsvlees, waarbij het zicht op elke stap in het proces behouden wordt en steeds de hoogste standaarden gelden.
Uiteraard vereist dergelijke ambitie het nodige administratieve overzicht en dat op elk niveau. Om de eindkwaliteit te verzekeren, moet Vanlommel voldoen aan allerlei eisen en normen, en dat geldt ook voor haar personeel. Zo moeten er diverse opleidingen worden voorzien, die de kennis van de werknemers up-to-date houden en de veiligheid op de site garanderen. De vele opleidingen moeten bovendien in diverse talen gegeven worden. Het resultaat was een Babylonische taalverwarring op heel wat blaadjes papier.
Gebruiksvriendelijk centraliseren
Op zich werkte dit systeem en leverde het de gewenste resultaten, maar het was erg omslachtig en tijdrovend. Bovendien moest alles handmatig gecontroleerd worden, denk maar aan de hernieuwingstermijnen voor periodieke opleidingen. Over de jaren heen was Vanlommel zich ook blijven ontwikkelen, met een algemene trend naar digitalisering als belangrijke pijler.
"Er was hierbij een grote behoefte ontstaan aan overzichtelijke software waarin we onze opleidingen konden onderbrengen en waarin we konden registreren wie exact welke training had gevolgd en wanneer de volgende stappen ondernomen moesten worden. Hiervoor kwamen we al snel uit bij Normec Foodcare. Er waren enkele concrete voordelen die andere pakketten niet boden, zoals de mogelijkheid om waarschuwingen in te stellen voor periodieke opleidingen en de optie om eigen trainingen te integreren in het programma", zegt Karolien Beyens, hoofd Kwaliteit bij Vanlommel.
Modulaire aanpak
De software van Normec Foodcare is modulair opgebouwd, met vijf modules die onafhankelijk van elkaar kunnen gebruikt worden via een abonnement. Vanlommel koos meteen voor drie modules: 'Opleidingen', 'Handboek' en 'Inspecties'. Alle onderdelen maken deel uit van eenzelfde ecosysteem, waardoor het makkelijk is om het totale pakket uit te bouwen en nieuwe modules te integreren.
"Het gebruiksgemak is in het algemeen het absolute speerpunt van onze software", stelt Manuella van Rijmenant, Commercieel Manager bij Normec Foodcare. "Wij geven onze klanten een eendaagse opleiding, waarna het programma vlot gebruikt kan worden. Het is ons doel om onze klanten zoveel mogelijk zelf te laten doen en dat met zo weinig mogelijk werkuren."
"We waren dan ook direct vertrokken met de software van Normec Foodcare", gaat Karolien verder. "We konden alles op maat maken wat we wilden, zonder veel IT-ervaring te hebben. Het heeft ons enorm geholpen om onze administratieve processen te vereenvoudigen, ook wat ons handboek en de daaraan gelinkte documenten betreft. Deze kunnen nu gecentraliseerd aangepast worden en door de nodige mensen geverifieerd worden. Interne inspecties voeren we nu ook uit met behulp van de software."
Ondersteuning en updates
Voor Normec Foodcare is het regelmatig updaten van de software en het begeleiden van de klanten een absolute must. Zo is er een handige help-functie in het programma en kan men steeds terecht bij de helpdesk. Zo worden de meeste problemen vrijwel direct opgelost.
"Bij Normec Foodcare gaat het om een aanpak op maat van de klant. Zo zoeken we samen naar de oplossing die past bij de specifieke noden van het bedrijf in kwestie. Hierbij komen we graag een demo geven, zelfs meerdere keren om verschillende niveaus binnen het bedrijf de voordelen van onze software te tonen", gaat Manuella verder.
"Voor ons gaf deze aanpak de doorslag en we zijn erg tevreden over onze beslissing", volgens Karolien. "Zo sparen we niet alleen heel wat tijd uit, maar verloopt alles gestroomlijnder en zonder fouten. Daarnaast merken we dat onze opleidingen meer effect hebben dan vroeger, waarbij het besef rond voedselveiligheid nog sterker staat bij ons personeel. Wij dienen dan ook graag als referentie voor potentiële klanten van Normec Foodcare die nog onbeslist zijn."
