Efficiënter werken en fouten vermijden met software

Digitalisering in de bouwsector biedt heel wat voordelen

De bouwwereld digitaliseert razendsnel. Apps om materieel te beheren en werven op te volgen, mogen al bijna bij de ‘oude technologie’ worden gerekend. Toch blijkt nog lang niet elk bouwbedrijf mee te zijn met de digitale trein. Wat kan een softwaresysteem voor uw bedrijf betekenen en hoe zet u de nodige stappen?

WAAROM DIGITALISEREN?

‘Digitalisering’ is zo’n algemeen begrip dat er geen sluitende definitie bestaat. Vaak wordt er bij de term gedacht aan gloednieuwe technologieën, zoals 360°-visualisaties, virtual reality, drones … Die kunnen zeker veel betekenen voor de bouwwereld, maar al sinds de jaren ‘80 is de eerste reden van digitalisering: informatie centraliseren. Elke werknemer met zijn ‘eigen waarheid’ in de vorm van een offlinespreadsheet, dat leidt vroeg of laat tot fouten en dubbel werk.

Met een geïntegreerde softwareoplossing kan er een stuk efficiënter worden gewerkt: iedereen beschikt immers altijd over de meest recente en correcte informatie.

Groeien

Op die manier kan een bouwproject bijvoorbeeld gemakkelijk en overzichtelijk worden opgevolgd van begin tot eind. Zo kan de aannemer de vooropgestelde marges in de gaten houden en ingrijpen waar en wanneer nodig. Digitalisering is geen doel op zich, maar moet leiden tot een doeltreffende werking, betere klantenservice en tevreden werknemers, zodat het bedrijf gezond blijft en verder kan groeien.

Ruimte voor verbetering

Over digitalisering in de bouwsector zijn al verschillende enquêtes uitgevoerd door de grote vakverenigingen. Daaruit bleek dat de sector op de goede weg is (de bouwbedrijven beseffen het belang ervan), maar ook dat er nog veel ruimte voor verbetering is. Volgens een enquête van de Confederatie Bouw gebruikt 95% van de aannemers een smartphone of tablet om bedrijfsgerelateerde taken uit te voeren, maar over een ERP-systeem (zie verder) beschikt dan weer slechts 20% van de aannemers.

Bedrijfscultuur

De digitalisering van een bedrijf hangt hoe dan ook samen met een stuk aanpassing van de bedrijfscultuur. Wie een centraal softwarepakket wil integreren, doet dat in functie van de bedrijfsdoelen, maar ook om een moderne werkplaats te creëren. Zeker in de bouw­wereld zit niet iedereen van 9 tot 5 op kantoor, dus moet er ook vanop afstand ge­werkt kunnen worden. Een digitale werkomgeving is dan ook het middel bij uitstek om de job aantrekkelijk te ma­ken voor jongeren. Sinds de komst van de smart­phone voltrok er zich een maatschappijverandering die zich ook in de bouwwereld manifesteert: niemand wil langer dan nodig wachten op informatie. Zonder moderne digitale tools is die verwachting onmogelijk in te lossen.

Mogelijkheden

Wie spreekt over softwarepakketten, komt al snel bij Enterprise Resource Planning (ERP) uit. Dat is simpel gesteld het centraal softwarepakket dat de verschillende bedrijfsafdelingen, zoals offertebeheer, voorraadbeheer, inkoop, verkoop, boekhouding, facturatie e.d. samenbrengt. Tegenwoordig kan een ERP-systeem ook worden gevoed met informatie uit mobiele apps: zo kan de projectleider bijvoorbeeld vanop de werf het nodige materiaal bestellen. De magazijnier krijgt de bestelling meteen door op zijn tablet en kan alles beginnen klaar te zetten.

Logistieke optimalisatie is dan ook een belangrijke reden om te digitaliseren. Wie softwarematig bijhoudt waar al het materiaal zich bevindt, en wanneer het waar nodig is, bespaart tijd en onnodige kosten.

Uurregistratie

Een andere reden om te digitaliseren, is de uurregistratie van werk­nemers. Door de gewerkte uren in te geven in een daarvoor voorziene app of badgesysteem zijn niet alleen de werknemers zeker van een correcte verloning, maar ook u als aannemer kan beter bij­houden hoeveel tijd er aan welk project besteed is. Bovendien is het wettelijk verplicht om aanwezigheid op werven te registreren (Checkinatwork).

Er zijn verder nog tal van softwaremogelijkheden die elk een specifieke bedrijfsactiviteit kunnen optimaliseren. Met trackingsoftware ziet u in een oogopslag waar elke resource (voertuigen, machines, materieel, werknemers enz.) zich bevindt. Tags en sensoren geven gemakkelijk inzicht over de status of toestand van je materieel en helpen je digitaal te inventariseren. Digitale onderhoudscontracten hel­pen u dan weer onthouden wanneer u waar onderhoud moet uitvoeren, met grafische planningstools kan iedereen die betrokken is bij het project de planning opvolgen …

HOE DE STAP ZETTEN?

Bouwbedrijven die de digitale trein hebben gemist, doen er best aan om in kleine stappen te werken. Daarbij kan de volgorde van het bouwproces worden gevolgd: een eerste stap kan bijvoorbeeld de digitalisering van de calculatie zijn. Gespecialiseerde bedrijven begeleiden u daarin en voorzien u van het nodige advies.

Uitproberen

Vroeger werd er vaak gekozen om alles meticuleus voor te bereiden en de software dan pas na een lange periode op de werkvloer te introduceren. Dat is vandaag totaal achterhaald. Het is beter om gaandeweg dingen uit te pro­beren en steeds verder uit te breiden. Een aantal kleine digitale aanpassingen kunnen immers al veel effect hebben en kunnen ertoe leiden dat werknemers zelf voorstellen doen om een bepaald probleem digitaal aan te pakken. Zo gaat de bal aan het rollen en wordt iedereen erbij betrokken. ‘Agile teams’ en ‘proof-of-concepts’ helpen nieuwe concepten te vertalen in praktische oplossingen.

Wie digitalisering van bovenaf oplegt en meteen in elk aspect van het bedrijf wil doorvoeren, riskeert aversie bij werknemers die niet mee zijn in het verhaal en afhaken. Digitalisering betekent daarom ook ‘peoplemanagement’ en ‘changemanagement’.

Relevante technologie

Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is dat de software ten dienste moet staan van de werking van het bedrijf, niet andersom. Het is belangrijk om goed na te denken over welke technologie relevant is voor uw bedrijf. Een chatbot (een programma dat zelf eenvoudige vragen van klanten kan beantwoorden) is een interessante oplossing voor een retailer, maar de gemiddelde aannemer schiet er niet veel mee op. Het is ook niet omdat er een nieuwe technologie op de markt wordt gebracht, dat u die meteen moet implementeren.

Hardware

Daarnaast is er natuurlijk ook nog het aspect hardware: die moet krachtig genoeg zijn om de software vlot te laten draaien. Dankzij de opkomst van werken ‘in de cloud’ (zie kader) hoeven bedrijven gelukkig zelf niet meer te investeren in dure servers.

STAND VAN ZAKEN

De ontwikkelingen in de softwarewereld vol­gen elkaar in sneltreintempo op. Dit zijn enkele van de voornaamste trends:

• Software wordt steeds gebruiksvriendelijker. Zo bestaan er platformen die toelaten om zelf eenvoudige apps te maken, zonder dat er codering aan te pas komt. Op die manier kan iedereen met een beetje basiskennis zijn specifieke noden omzetten in een digitale oplossing.
• Softwareoplossingen en apps van verschillende fabrikanten werken steeds beter samen met elkaar. Via zogenaamde ‘API’s’ zijn ze afgesteld om met elkaar te communiceren. Daardoor komt bijvoorbeeld informatie uit mobiele apps feilloos in het ERP-systeem terecht, zonder dat er nog (manuele) tussenstappen nodig zijn.
• De noodzakelijke software-updates verlopen een pak sneller dan in het verleden het geval was. Zo moeten de werkzaamheden niet lang worden onderbroken om opnieuw aan de slag te gaan met de geüpdatete software.
• Dankzij artificiële intelligentie (AI) zal de software in de toekomst meer en meer zelf analyses kunnen maken en fouten kunnen opmerken waarop u zelf (nog) niet had gelet (zie kader).

Menselijke fouten

De opkomst van artificiële intelligentie zal het bouwproces een stuk automatiseren en ervoor zorgen dat menselijke fouten gereduceerd worden. Daarbij is het echter van belang om de software niet volledig ‘dicht te timmeren’, bijvoorbeeld door overal een goedkeuringsproces aan te koppelen. Zeker in een bouwproject moet er soms heel snel geanticipeerd kunnen worden. Met een te gesloten softwaresysteem wordt dat niet meer mogelijk, wat de efficiëntie niet ten goede komt.

Uitdagingen

Hoe meer je kan voorspellen door eerst virtueel te bouwen, des te meer fouten en faalkosten vermeden kunnen worden. Het sleutelwoord in de toekomst zal dus BIM zijn. Iedereen beseft dat de verschillende actoren van het bouwproces moeten samenwerken. Softwarebedrijven zetten daarop volop in en ook daarin zal AI wellicht een grote rol spelen.

Conclusie

Dat de digitalisering van de bouwsector niet meer te stoppen is, is duidelijk en bovendien ook niet wenselijk. De razendsnelle ontwikkelingen zijn soms moeilijk bij te houden, maar zelfs door enkele kleine stappen in het bouwproces te digitaliseren, kan er al een forse efficiëntiewinst worden gemaakt. Aan u om uw wagon aan de digitale trein te hangen.

ARTIFICIeLE INTELLIGENTIE

Softwarebedrijven experimenteren op dit moment volop met artificiële intelligentie. Simpel gesteld, betekent die term dat de software op basis van de gegevens in het systeem automatisch ‘slimme’ conclusies kan trekken.

Voor de bouwwereld betekent dat bijvoorbeeld dat het softwaresysteem het bouwproject voortdurend in de gaten kan houden en dat u een waarschuwing krijgt als de marges te klein worden. De technologie moet ervoor zorgen dat er proactiever gewerkt kan worden en dat de zogenaamde faalkosten tot een minimum gereduceerd worden.

Om al die complexe berekeningen uit te voeren, is het van groot belang dat er voldoende rekenkracht beschikbaar is. Omdat tegenwoordig bijna alle software voor een groot deel in de cloud werkt, hoeft u daarvoor zelf niet over de meest krachtige hardware te beschikken: de servers van het softwarebedrijf doen het zware werk.

CYBERSECURITY

Dat de software via die servers werkt, heeft nog een ander voordeel: de gegevens van uw bedrijf en die van uw klanten zijn beter beveiligd tegen hacking. Dat zo’n aanval anders een klein drama kan betekenen, behoeft geen uitleg. Volgens de eerder aangehaalde enquête van de Confederatie Bouw is het merendeel van de aannemers er zich terdege van bewust dat cyberaanvallen een reëel risico vormen. Grote softwarebedrijven kunnen dan wel meer investeren in de beveiliging van hun servers, het blijft belangrijk om zorgvuldig om te gaan met wachtwoorden en andere persoonlijke gegevens.

Met dank aan: Astena, KPD Services en Suivo