Artificiële iNTELLIGENTIE: een zegen voor de eventindustrie? 

"LAAT JE NIET MISLEIDEN: AI doet alsof het intelligent is"

De mensheid gaat rustig vooruit, maar soms neemt de evolutie bijzonder snelle tussenspurtjes. Dat was zo met de uitvinding van de landbouw, eeuwen later met de industriële revolutie, nog later met de revolutie van het internet en die van de communicatietechnologieën. En nu: nu is er AI, artificiële intelligentie. Zijn de mogelijkheden eindeloos? De verwachtingen buitenproportioneel? Feit is dat AI zeker in de eventsector nuttige dingen kan bewijzen. In dit artikel geven we u kort mee wat de Hogeschool Gent de voorbije twee jaar heeft gerealiseerd, en ook bij Meeting Professionals International (Belgium-Luxemburg Chapter) zijn ze zich bewust van de vele mogelijkheden.  

AI4Events

Het project AI4Events ontwikkelde een platform dat op maandag 19 juni 2023 werd gelanceerd. Er is twee jaar aan gewerkt binnen de muren van de Hogeschool Gent. Het lanceringsevent was een organisatie van HOGENT en Event Confederation. Er waren niet minder dan 145 geïnteresseerden aanwezig, vooral AI-providers (start-ups) die al enkele jaren bezig zijn met de technologie.

"Met AI4Events willen we de eventsector ondersteunen bij de implementatie van artificiële intelligentie", vertelt coördinator Katrien Meert, "zodat events kostenefficiënter georganiseerd kunnen worden. Dit doen we door de sector behapbare tools aan te bieden waarmee bedrijven zelf aan de slag kunnen."

"Het project resulteerde in een heldere roadmap op een online platform waarbij organisaties binnen de eventsector na een eenvoudige selectie zien welke tools voor hen relevant kunnen zijn", vult haar collage Karin Bruyr aan. "Op het online platform bouwen we ook een gratis toegankelijke community uit waar bedrijven uit de sector met elkaar kunnen connecteren, en die ook na het project levendig gehouden wordt. Daarnaast wordt er een navormingsaanbod ontwikkeld om met AI effectief aan de slag te gaan."

"Een belangrijk onderdeel van het project is het ontwikkelen van een no-showtool", aldus Katrien. "Met deze tool kunnen eventbedrijven no-shows voorspellen waardoor ze hierop kunnen anticiperen in het planningsproces."

Buikgevoel

De verzamelde tools lijken soms voor de hand liggend, maar de sector heeft nog een weg af te leggen op het vlak van data en digitalisering, viel de onderzoekers op: "Vele bedrijven organiseren event na event zonder veel systematiek in bijvoorbeeld monitoring van de ingeschrevenen, efficiëntie van de catering, en dergelijke. In de eventsector wordt veel ad hoc beslist, gebaseerd op buikgevoel in plaats van data", verduidelijkt Karin.

Data verzamelen, analyseren, updaten, dat is blijkbaar aan weinigen binnen de sector besteed. Op het vlak van data-analyse moeten er zeker stappen worden gezet. Inzichten in voorkeuren, gedrag en dergelijke zorgen voor een grotere voorspelbaarheid, wat op zijn beurt dan weer risicobeperking en beter maatwerk oplevert, zodat je aansluit bij de behoeften en wensen van deelnemers. Dit is duidelijk een traject dat nooit afgelopen zal zijn. Innovatie en integratie van nieuwe technologie zal altijd aan de orde zijn. Het is kwestie van wakker te zijn en op tijd mogelijkheden te detecteren.

B2B

"De roadmap werd zo toegankelijk mogelijk gemaakt, met een handleiding, ROI, case per tool", verduidelijkt Katrien verder. "De tools die we inventariseerden en aanbieden op het platform, zijn niet te prijzig en voornamelijk van Belgische makelij. Daarmee richten we ons naar de vele kleinere organisaties met beperktere budgetten. Onze doelgroep bestond overwegend uit b2b-bedrijven, dus organisatoren van congressen, seminaries, en dergelijke."

Nogal wat van de tools op het platform bestaan al een tijdje, maar waren voor vele eventbedrijven onbekend. Sommige omdat ze van oorsprong niet bestemd waren voor de eventsector en dus aanpassingen vereisten. Als het gebruik van een app voor cateringorganisatie ertoe leidt dat je efficiënter kan organiseren waardoor je twee medewerkers minder nodig hebt of waardoor je de voedseloverschotten kunt beperken, dan levert dat je een grote besparing op. Andere tools richten zich onder meer op het matchen van aanwezigen of het beheer van de inschrijvingen.

Levendig houden

De bedoeling van het online platform beperkt zich niet tot het aanbieden van tools, maar het wil ook een community uitbouwen waar bedrijven uit de sector elkaar kunnen vinden en die ook na het project levendig gehouden wordt. "Het wordt geen statisch overzicht van tools", verzekert Katrien. "Gebruikers kunnen op het platform elkaar op de hoogte houden van ervaringen met bepaalde tools, nieuwe tools suggereren, enzovoort."

Daarnaast wordt er een navormingsaanbod ontwikkeld om met AI effectief aan de slag te gaan. Dat doet meteen de vraag rijzen hoe AI geïntegreerd kan worden in de eventsector. Een tool over catering of het monitoren van inschrijvingen is op zich immers nog geen artificiële intelligentie. "Dat klopt", zegt Karin Bruyr. "De grens bepalen waar AI begint, is natuurlijk moeilijk, maar zodra een systeem voorspellingen kan doen op basis van eerder verzamelde en verwerkte gegevens, ben je met AI bezig. Hoe meer vragen en reacties een chatbot krijgt, hoe verfijnder de antwoorden zullen worden, bijvoorbeeld."

No-shows

Binnen het onderzoeksproject zelf werd een prototype van een no-showtool ontwikkeld. Op basis van de locatie (stad of platteland), de aanwezigheid van openbaar vervoer en/of parking, het type evenement, de temperatuur van de dag, het al dan niet betalend zijn van het event, of er al dan niet een reminder is verstuurd en diverse andere factoren werd een AI-predictiemodel uitgewerkt. Daarmee kunnen eventbedrijven het aantal no-shows voorspellen, wat hen toestaat om daar in het planningsproces op te anticiperen.

Adequaat voorspellen impliceert wel dat je over veel gegevens beschikt. Want hoe meer gegevens verwerkt worden, hoe betrouwbaarder de voorspellingen. En daar wringt soms het schoentje: "Het is vaak trekken en sleuren om data te kunnen verzamelen", ervaren de onderzoekers. "Zelfs geanonimiseerde data zijn moeilijk te verkrijgen, wat onder meer te wijten is aan het feit dat er in de sector nog geen cultuur bestaat waarin databeheer en -beleid ingeburgerd is."

Meeting Professionals International (MPI) 

Ook MPI is volop in de ban van AI. De associatie organiseerde op 13 juni een online seminarie voor haar leden over het onderwerp, onder de veelzeggende titel 'Revolutionize Your B2B Events with Generative AI'. Volgens moderator en internationaal spreker Kai Troll is de vraag niet of we AI gaan gebruiken, maar hoe en met welke intensiteit. "Want het bestaat al. Meer zelfs, ChatGPT is zo 2021, om de taal van de jeugd te gebruiken, de nieuwe versie komt er al aan. En de evolutie gaat sneller dan we allemaal denken", verwittigde hij zijn toehoorders meteen.

Hoe werkt AI?

Thorben Grosser van EventMobi gaf tekst en uitleg bij hoe AI intelligent geworden is. "Een overvloedige verzameling aan teksten in een database wordt gebruikt om machine learning mogelijk te maken. Vervolgens wordt een prompt geschreven en leert de machine patronen door middel van feedback van de gebruiker. We geven de machine input, waarbij we aangeven of dit de juiste output is (ja) of niet (nee). Op deze manier kan de machine patronen leren." (Spoiler alert: bovenstaande 4 zinnen werden door AI geschreven.)

Kortom: hoe meer input en hoe juister die is, des te correcter de output. "Vergis je niet", verwittigde Thorben de eventprofessionals, "AI wordt al gebruikt voor het schrijven van event copies, socialemediateksten, session ideas, promotionele teksten enzomeer ..." Daarbij verwees hij naar eventmarketer.ai, een software die hij zelf heeft geschreven met OpenAI als background.

AI = machine learning model

"Dit is geen creatief proces", vervolgde Thorben zijn uitleg. "De machine herkent patronen en neemt een 'best guess' in het gigantische archief om het juiste antwoord te geven op je vraag. Een machine verstaat immers enkel cijfers en letters, geen taal. Het principe is eigenlijk niet zo verschillend van hoe kinderen dingen leren."

• Wat doet AI goed?
  – Grote hoeveelheden informatie samenvatten: honderden pagina's in enkele seconden
  – Patronen detecteren
  – Taal nabootsen (niet begrijpen): AI doet alsof het de taal heel goed begrijpt. Zolang de output zinnig is, is het goed.
  Handig voor eventprofessionals:
  – Kopij schrijven voor marketingmateriaal
  – Antwoorden op e-mails opstellen
  – Hulp bij ideeën voor evenementen en sessies: Hoe kom ik bij het evenement? De software kijkt naar zaken die al bestaan.
  – Helpen met de ontdekking van lokale bezienswaardigheden
  – Auteursrechtenvrije stockafbeeldingen maken (AI genereert afbeeldingen)
  – Venues opvragen: geef zeker het aantal personen dat binnen moeten kunnen mee (achteraf best wel nakijken)
• Wat doe AI (nog) niet goed?
  – Informatie echt begrijpen
  – Complexe informatie verwerken
  – De betrouwbaarheid van gegevens garanderen: is wat geschreven is waar of niet? Je kan zelfs een bron geven die niet bestaat; AI kan dat niet bevestigen. Als gebruiker moet je dat zeker controleren.
  – Vooroordelen: b.v. we leven in een online wereld gedomineerd door het Westen waarbij zwarten, vrouwen et cetera minder vertegenwoordigd zijn. Gevolg: AI zal denken dat die groepen minder belangrijk zijn en met hen geen rekening houden.

Kort samengevat: hoe beter je input is, des te beter de output. "De machine doet alleen maar of ze intelligent is. Je moet de machine helpen. Geef context mee, je doelstellingen, taken, stappen die gezet moeten worden enzomeer ... En bovenal: AI, of toch zeker ChatGPT, geeft niet om taalkundige fouten. Lees dus je teksten na."  

"Let ook op als je er teksten mee schrijft. Want wie er al mee bezig is, herkent door AI geschreven teksten van ver. Zeker als je met een professionele taak bezig bent, kan dat slecht zijn voor je carrière. Vertrouw nooit voor 100% op deze modellen. Anderzijds heb je soms geen inspiratie meer en helpt AI enorm."

Tot slot droomde Thorben al van de toekomst. "Wat als we robotica kunnen combineren met AI? Dan kan de mensheid bijzonder ver geraken ..."
Wordt zeker vervolgd.