Het belang van KPI's in onderhoud
Key Performance Indicators (KPI's) en dashboards zijn al geruime tijd een hot topic in de wereld van onderhoud en assetmanagement. De beschikbaarheid van gebruiksvriendelijke KPI-software heeft de interesse alleen maar versterkt. Echter, het hebben van een dashboard of softwaretool is slechts een klein deel van de puzzel.
De hype rondom KPI's en dashboards
Het is cruciaal om te begrijpen wat men wil bereiken met KPI's en hoe deze effectief kunnen worden ingezet. In dit verband is het belangrijk om te benadrukken dat softwaretools, zoals Power BI, Looker Studio en Tableau, slechts hulpmiddelen zijn. Ze kunnen zeker nuttig zijn, maar zouden niet de primaire focus mogen zijn. Net zoals een piloot eerst over aerodynamica leert voordat hij in de cockpit stapt, moet een onderhoudsteam eerst de fundamentele doelen en mechanismen begrijpen achter de KPI's die ze willen gebruiken.
In de moderne wereld is de verleiding groot om te denken dat technologie alle problemen kan oplossen. Echter, zonder een duidelijk begrip van de onderliggende processen en doelen, kunnen zelfs de meest geavanceerde tools falen in het leveren van waarde. Het is daarom van cruciaal belang om eerst de operationele behoeften en doelstellingen te identificeren vooraleer te investeren in technologische oplossingen.
De 'waarom'-vraag: doelstellingen en mechanismen
Vooraleer zich te verdiepen in de technische aspecten, is het belangrijk om te beginnen met de fundamentele vraag: "Wat wil ik bereiken met deze KPI's?" Dit is in lijn met het Golden Circle-model van Simon Sinek, dat focust op 'Why', 'How', en 'What'.
Bijvoorbeeld, als het doel is om de kosten van reserveonderdelen in het magazijn te verlagen, moet men eerst het mechanisme identificeren dat dit mogelijk maakt. Dit kan een verandering in het onderhoudsproces zijn, zoals een efficiëntere werkvoorbereiding om de voorraad te minimaliseren.
Het is essentieel om een duidelijk actieplan te hebben dat de doelstellingen ondersteunt. Dit plan zou moeten specificeren welke processen moeten worden aangepast, welke middelen nodig zijn en welke deadlines moeten worden gehaald. Neem bijvoorbeeld een onderhoudsafdeling die de kosten van reserveonderdelen wil verlagen. Een mogelijke aanpak zou kunnen zijn om een just-in-timevoorraadsysteem te implementeren, waarbij onderdelen alleen worden besteld wanneer ze daadwerkelijk nodig zijn.
In de moderne wereld is de verleiding groot om te denken dat technologie alle problemen kan oplossen
Dit vereist een nauwkeurige planning en coördinatie tussen de werkvoorbereiders, de magazijnbeheerders en de leveranciers. De sturende KPI's kunnen hier het aantal succesvol uitgevoerde just-in-timebestellingen zijn, terwijl de na-ijlende KPI's de daadwerkelijke kostenbesparingen kunnen meten.
Het is belangrijk om te erkennen dat het bereiken van een doel zoals kostenreductie een multidisciplinaire aanpak vereist. Dit betekent dat verschillende afdelingen en functies binnen de organisatie moeten samenwerken om het doel te bereiken. Dit kan ook betekenen dat er verschillende KPI's nodig zijn voor verschillende afdelingen, maar die uiteindelijk allemaal bijdragen aan hetzelfde algemene doel.
Kwaliteitsmodellen en indicatoren: EFQM als leidraad
Het European Foundation for Quality Management (EFQM)-model biedt een nuttig raamwerk voor het begrijpen van de relatie tussen processen en resultaten. Het model benadrukt het belang van sturende (leading) en na-ijlende (lagging) indicatoren. Sturende indicatoren zijn gericht op het meten van procesprestaties, terwijl na-ijlende indicatoren de resultaten meten.
In het voorbeeld van het verlagen van de voorraadkosten zou het aantal voorbereide werkorders een sturende indicator kunnen zijn, terwijl de daadwerkelijke kosten van de voorraad een na-ijlende indicator zouden zijn. Het is belangrijk om een evenwicht te vinden tussen deze twee soorten indicatoren om een holistisch beeld te krijgen van de prestaties.
Het EFQM-model biedt een nuttig raamwerk voor het begrijpen van de relatie tussen processen en resultaten
Een vaak over het hoofd gezien aspect is de kwaliteit van de data die wordt gebruikt voor KPI's. Onnauwkeurige of onvolledige data kan leiden tot misleidende resultaten, die op hun beurt kunnen resulteren in onjuiste besluitvorming. Het is daarom cruciaal om regelmatige audits uit te voeren van de databronnen en de data-integriteit te waarborgen.
Met de opkomst van geavanceerde data-analysetechnieken zoals machine learning, is het nu mogelijk om predictieve KPI's te ontwikkelen die toekomstige trends en problemen kunnen voorspellen voordat ze zich voordoen. Dit kan een krachtig hulpmiddel zijn voor proactief onderhoud en risicobeheer.
Verandering en weerstand: de menselijke factor
Het implementeren van KPI's is niet alleen een technische uitdaging, maar ook een veranderingsproces.. Verandering roept vaak weerstand op, omdat het mensen uit hun comfortzone haalt. Het is daarom essentieel om een evenwicht te vinden tussen sturende en na-ijlende indicatoren en om het personeel voor te bereiden op de veranderingen.
Change management is een integraal onderdeel van het succesvol implementeren van KPI's. Dit omvat het communiceren van de redenen voor de verandering, het bieden van de nodige opleiding en ondersteuning, en het monitoren van de voortgang om eventuele obstakels te identificeren en aan te pakken.
Een effectieve communicatiestrategie is cruciaal bij het implementeren van nieuwe KPI's. Dit omvat niet alleen het informeren van het team over wat de nieuwe KPI's zijn, maar ook waarom ze belangrijk zijn en hoe ze zullen worden gebruikt. Dit helpt om eventuele angsten of misverstanden te verminderen en zorgt voor een soepelere overgang.
Weerstand tegen verandering is een natuurlijk fenomeen en kan een grote hindernis vormen bij het implementeren van nieuwe KPI's. Het is daarom belangrijk om een stappenplan te hebben voor het overwinnen van deze weerstand. Dit kan bestaan uit het identificeren van de belangrijkste stakeholders, het begrijpen van hun zorgen en behoeften, en het ontwikkelen van een communicatie- en trainingsplan om deze zorgen aan te pakken.
Data en visualisatie
Bij het ontwerpen van KPI's is het belangrijk om te weten waar de gegevens vandaan komen en hoe gemakkelijk het is om deze te verzamelen. Als het een uitdaging is om gegevens uit systemen zoals SAP of Maximo te halen, zal het dashboard niet duurzaam zijn. Visualisatie is het laatste maar niet het minst belangrijke onderdeel. Het kiezen van de juiste grafieken of meters en het zorgen voor een duidelijke interpretatie zijn cruciaal voor het succes van het KPI-dashboard.
In een tijdperk waarin data steeds meer geautomatiseerd wordt verzameld, is het belangrijk om na te denken over hoe deze automatisering kan worden geïntegreerd in het KPI-dashboard. Dit kan het proces van dataverzameling aanzienlijk versnellen en de nauwkeurigheid verbeteren. Het kan ook nuttig zijn om Application Programming Interfaces (API's) te gebruiken om data uit verschillende systemen te integreren in één centraal dashboard.
Met de voortdurende ontwikkelingen in technologie, zoals het Internet of Things (IoT) en kunstmatige intelligentie, zullen KPI's waarschijnlijk een steeds grotere rol gaan spelen in het onderhoudsmanagement. Deze technologieën bieden de mogelijkheid om realtimedata te verzamelen van een verscheidenheid aan bronnen, waardoor de mogelijkheden voor monitoring en analyse aanzienlijk worden uitgebreid.
Praktische tips
Begin bij het begin en overdrijf niet met het aantal indicatoren: met een vijftal kun je al heel wat opvolgen. Vergeet bovendien niet dat elke procesverantwoordelijke zijn/haar eigen dashboard heeft en dat er zo samen toch heel wat opgevolgd wordt. Focus dus enkel op die indicatoren die nu helpen om de gewenste verandering op te volgen. KPI's opstellen is een dynamisch iets waar men voortdurend mee bezig is.
Bewerkstellig hierbij een goede balans tussen de leading en lagging indicatoren. Vooral de leading indicatoren zijn cruciaal, want zij gaan immers aantonen of er wel iets aan het veranderen is. Het concept van de balanced scorecard van Kaplan en Norton is hier van toepassing.
Het kan nooit kwaad om alvorens een KPI in de groep te gooien, de KPI eerst zelf te testen en vervolgens expliciet te introduceren. Leg uit waarom die KPI werd opgesteld, wat het doel ervan is, wat er verwacht wordt van de observator ... Dit geldt ook voor elke keer dat een KPI wordt gewijzigd, verwijderd of toegevoegd.
Een doordachte aanpak voor effectieve KPI's
KPI's zijn meer dan slechts cijfers op een dashboard; ze zijn een instrument voor continue verbetering en verandering. Door een methodische aanpak te volgen die begint met duidelijke doelstellingen en eindigt met effectieve visualisatie, kunnen organisaties hun onderhoudsprocessen optimaliseren en betere resultaten behalen. Het is een reis die zorgvuldige planning, uitvoering en aanpassing vereist, maar de beloningen zijn aanzienlijk: een efficiënter onderhoudsproces, lagere kosten en uiteindelijk een veilige en duurzame bedrijfsvoering.
Leer meer over het vaststellen en opvolgen van relevante KPI's tijdens de opleiding van BEMAS op 21 november. Hier zal Guido Verrept van I-Care de nodige achtergrond, handvatten en tips geven om de juiste KPI's te bepalen en zelf een dashboard op te maken. Inschrijven kan via deze link.
Met medewerking van BEMAS en I-Care
