Gestructureerde e-facturatie tussen ondernemingen verplicht vanaf 2026

PDF-factuur versturen via e-mail of platform volstaat niet langer

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties. Dit betekent dat facturen rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Een PDF-factuur versturen via e-mail of een platform volstaat niet langer.

Hebt u een actief btw-nummer? Dan is deze verplichting ook op uw onderneming van toepassing. Voor uitgaande facturen aan particuliere klanten geldt deze verplichting niet. Maar opgelet: u moet wel de gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. U moet dus wel degelijk uw systemen daarvoor aanpassen tegen januari 2026.

Hoe werkt het?

De verzending van de gestructureerde elektronische facturen zal gebeuren via een decentraal netwerk, genaamd Peppol. Uw facturatie- of boekhoudsoftware zal voor de verzending en ontvangst van uw facturen een beveiligde connectie maken met dit Peppol-netwerk waarmee ook uw klant of leverancier geconnecteerd is. Peppol kunt u vergelijken met een telecomnetwerk. Dankzij dit netwerk worden de gegevens beveiligd en gestructureerd uitgewisseld tussen de verschillende toepassingen.

Elektronische facturering vormt een cruciaal onderdeel van uw bedrijfsvoering. Door de digitale verzending en ontvangst van facturen komen er veel mogelijkheden bij qua automatische verwerking. Maar u kunt ook op heel wat andere vlakken veel waarde creëren door deze digitalisering. Denk maar aan automatische opvolging van betalingen, updates over de status van een e-factuur, enz.

Welke software heb je nodig?

U hebt software nodig die erop voorzien is om te werken via het Peppol-netwerk. De voorbije jaren zijn er tal van oplossingen op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Of u veel of weinig uitgaande facturen hebt, veel of weinig binnenkomende facturen, wel of geen ERP-systeem: voor elk bedrijf is er een geschikte optie.

De overheid heeft een lijst met softwareoplossingen ter beschikking gesteld voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Hierin vindt u ook oplossingen die deels gratis of tegen een beperkte kostprijs te gebruiken zijn. Staat uw huidige software niet in de lijst? Wees niet ongerust. Heel wat aanbieders werken immers nog aan dergelijke oplossingen. Deze lijst zal de komende maanden dus zeker nog aangroeien. Wilt u meer weten? Vraag bij uw softwareleverancier na welke oplossing voor u de beste is.

Ondersteuningsmaatregel

Als tegemoetkoming voor de kosten die u mogelijk zult moeten maken voor de technische aanpassingen, heeft de overheid twee ondersteunende fiscale maatregelen voorzien voor kmo's en zelfstandigen:
- Sinds 1 januari 2025 is de investeringsaftrek voor digitale investeringen verhoogd tot 20 %
- In de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 mogen kleine kmo's en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen voor factureringspakketten.

Voor meer vragen, raadpleeg zeker de website van de FOD Financiën.