CMMS: digitale hulp in complexe tijden

Vanuit technisch én financieel oogpunt

Een computerized maintenance management system - kortweg CMMS - is een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem dat informatie over onderhoudsactiviteiten bijhoudt. Het doel is om onderhoudsmedewerkers te ondersteunen bij het uitvoeren van effectief en efficiënt onderhoud en het management te helpen bij het nemen van weloverwogen beslissingen. Om het juiste softwarepakket te kiezen, is het noodzakelijk te weten: wie gaat ermee werken, wat willen we ermee bereiken en wanneer willen we van start?

Waarom een CMMS?

Onderhoudsorganisaties hebben grofweg twee verantwoordelijkheden:

1. De kwaliteit, beschikbaarheid en veiligheid van equipment maximaliseren
2. De kosten van het onderhoud beheersen

Om deze twee verantwoordelijkheden te managen, maken veel onderhoudsorganisaties gebruik van een CMMS: een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem waarin alle onderhoudsgerelateerde zaken digitaal en gestructureerd zijn opgeslagen en worden bijgehouden. Een boekenkast is in deze huidige tijd nu eenmaal niet meer voldoende voor het overzichtelijk opbergen van onderhoudsinstructies, meet- en inspectierapporten, opdrachtbonnen, overzichten enzovoort.

Besluiten om deze informatie in een CMMS op te slaan, is dus een logische keuze. Niet alleen vanwege de ruimte, maar ook omdat machines en installaties steeds complexer worden. Door informatie over onderhoud op een gestructureerde wijze vast te leggen in een CMMS, zijn planningen effectiever te maken en werkzaamheden efficiënter uit te voeren.

Zo is het mogelijk om de tijdstippen van verplicht of gewenst onderhoud vast te leggen die te koppelen zijn aan de bijhorende instructies en (digitale) inspectieformulieren. Ook zijn bevindingen eenvoudig vast te leggen waarna ze de basis kunnen vormen voor het doorvoeren van verbeteringen. Bijvoorbeeld een langer of korter onderhoudsinterval, het gebruik van andere materialen of gereedschappen, volgorde in werkprocedures enzovoorts.

Complexe machines vragen vaak ook om meer inspecties en controles die nauwkeurig moeten worden vastgelegd en gerapporteerd. Want zeggen dat je iets hebt gedaan, is in deze tijd niet meer voldoende; je moet alles kunnen aantonen (en makkelijk kunnen terugvinden). Zeker wanneer er incidenten plaatsvinden of een calamiteit optreedt, is het belangrijk om eenduidig te kunnen aantonen dat de wettelijke of benodigde inspecties en controles volgens de regels zijn uitgevoerd en wat de uitkomsten waren.

Plan bewust tijd in om een CMMS te kiezen en in gebruik te nemen

Verder kan een CMMS uitkomst bieden in het kader van werkvergunningen. Zowel monteurs die intern werken als degene die worden ingehuurd, moeten in alle gevallen veilig hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Een werkvergunning biedt een goede uitkomst maar leidt in sommige gevallen tot onnodig lange afvinklijsten. Een naad dichtlassen, kost bijvoorbeeld 5 minuten maar het genereren van de bijhorende documentatie een kwartier.

Middels een CMMS is per machine en per conditie een werkvergunning te genereren. Hiermee blijven werkvergunningen een serieuze aangelegenheid, worden gevaren tijdig in kaart gebracht of opgelost en kan iedereen aan het einde van de werkdag weer veilig naar huis.

Tot slot is een goed CMMS-systeem 'goud' waard voor een management omdat hierin alle onderhoudsgerelateerde kosten zijn terug te vinden. Kosten van hardware, software, het aantal gemaakte onderhoudsuren enzovoort. Het is ook bij uitstek een tool waarmee is aan te tonen dat investeren in een kostbare oplossing op termijn uiteindelijk toch voordeliger is dan te kiezen voor in eerste instantie een goedkopere oplossing. Ook biedt het alle informatie die nodig is om onderhoud door te berekenen aan een afdeling of eindklant.

Hoe vind je het juiste CMMS?

Er zijn verschillende tijdstippen of aanleidingen aan de hand waarvan bedrijven daadwerkelijk de beslissing nemen om over te stappen op een CMMS.

• Wanneer bedrijven groeien, neemt meestal ook de papierwinkel toe. ISO-audits leiden dan vaak tot het advies om de administratie te digitaliseren en daardoor alles direct beschikbaar te hebben bij een steekproef.
• De Technische Dienst werkt met steeds meer verschillende mensen in één Excel-sheet. Dit betekent dat mensen op elkaar moeten wachten om informatie op te slaan, wat foutgevoelig is en kan leiden tot het verlies van informatie.
• Er is een groot verloop onder medewerkers, waardoor kennis snel verdwijnt en niet wordt geborgd.

Maar dan: hoe kies je voor het juiste CMMS dat past bij jouw bedrijf, jouw situatie en jouw machinepark? Het is goed om te starten met het beantwoorden van de volgende vragen:

1. wie zal ermee werken,
2. wat wil ik ermee bereiken en
3. wanneer willen we van start?

In de basis zijn veel CMMS-en hetzelfde met betrekking tot functionaliteit. De gebruikersvriendelijkheid kan echter verschillen. Hoe snel is een melding te maken, hoe eenvoudig is het om informatie aan te passen of een foto te uploaden? Wanneer de gebruikersinterface of de software te complex is, bestaat de kans dat mensen stoppen om het systeem te gebruiken waardoor informatie onvolledig wordt en het systeem uiteindelijk alleen maar tegen gaat werken.

Daarom is het goed om bij het nemen van deze beslissing altijd uit te gaan van de eigen medewerkers. Hoeveel ervaring hebben zij met dit type software en hoe snel kunnen zij nieuwe vaardigheden aanleren? Onder meer leeftijd en ervaring spelen hierin een rol. De vraag wat een bedrijf ermee wil bereiken geeft de informatie over de breedheid van het softwarepakket; vaak is een CMMS modulair opgebouwd en is er te kiezen voor verschillende aanvullende modules op een basis. Het is dan goed om te weten wat je nodig hebt en wat de systemen van de verschillende leveranciers kunnen.

Aan de slag

Bij het testen van software of wanneer al een definitieve keuze is gemaakt, is het alsnog niet eenvoudig om echt te starten. Waar begin je? We zetten een aantal praktische tips op een rijtje.

Tip 1: Breng structuur aan

Neem alle tijd om de structuur in het systeem op orde te krijgen. Start met het in kaart brengen van alle assets die in het systeem moeten komen te staan en doe dit in samenwerking met de leden van de TD. Zij moeten immers uiteindelijk met het systeem werken en de opbouw begrijpen én steunen.

Het motiveren van de eindgebruikers is hiermee een serieuze en belangrijke uitdaging bij het aanschaffen van software. Het uiteindelijke gebruik zal makkelijker gaan wanneer de betreffende mensen er de toegevoegde waarde van inzien; voor zichzelf, hun collega’s en het bedrijf. Door hen direct in de beginfase te betrekken, voorkom je dat ze zich gecontroleerd voelen of bang zijn dat hun werkzaamheden worden afgenomen.

Tip 2: Werk stap voor stap

CMMS-en bieden vaak een brede functionaliteit, ook wanneer er voor een basisversie is gekozen. Het is echter niet nodig om direct de volledige functionaliteit te willen benutten. Een goed begin is het invoeren van alle assets die eerder zijn vastgesteld en deze te koppelen aan de juiste onderhoudsmomenten en -taken zodat er dagelijks een planning is op te maken.

Het betrekken van alle stakeholders maximaliseert de kans op succes

Vervolgens worden de onderhoudsactiviteiten die zijn gedaan, geregistreerd in het systeem; inclusief alle bevindingen. Vanuit deze basis zijn vervolgens de eerste stappen te maken naar preventief onderhoud door data of combinaties van data te analyseren. Later kunnen modules worden toegevoegd zoals voorraadbeheer, complexere analyses enzovoort.

Tip 3: Houd de verwachtingen scherp

Vanaf het begin is vastgesteld wát het doel van het CMMS moet zijn. Wat wil een bedrijf ermee bereiken? Verminderen van het aantal storingen? Verhogen van de beschikbaarheid? Verbeteren van de kwaliteit? Het is goed dat iedereen op de hoogte is van dit uitgangspunt en de bijbehorende verwachtingen hieromtrent scherp te houden.

Werk ook hier stap voor stap. Begin bij de focus op storingen bijvoorbeeld met het in kaart brengen van de storingen. Leg later pas een focus op bijvoorbeeld de artikelkosten op werkopdrachten en schakel daarbij bijvoorbeeld leveranciers in door te vragen de eigen bestelgeschiedenis te delen. Hiermee ontstaat een realistisch beeld van de veelgebruikte artikelen.

Tip 4: Verdeel de gebruikersprofielen

Op elke werkvloer zijn er functiescheidingen die eenvoudig zijn te behouden in de onderhoudssoftware door de zogenaamde functieprofielen. Iedere functie krijgt dan toegang tot die delen van de software die voor hem of haar van belang zijn. Iedereen toegang geven tot elk niveau is in de meeste gevallen niet praktisch maar vooral onwenselijk. Mensen gaan dwalen, minder effectief werken en er ontstaat wrijving wanneer iemand in het werk van een ander bezig is. Juist door elke medewerker precies de juiste koppelingen te geven, wordt het uitvoeren van de werkzaamheden makkelijker.

Tip 5: Neem de tijd

Nieuwe software is als een nieuw stuk gereedschap: je moet het leren kennen om het efficiënt te kunnen hanteren. Geef medewerkers die tijd en zorg voor een goede 'vraagbaak' in het bedrijf die kan bijspringen bij problemen. Een dag of een dagdeel trainen kan ook helpen om medewerkers de benodigde kennis - en hiermee het vertrouwen - te geven. Wanneer een bedrijf zelf geen eigen mensen heeft die als vraagbaak of trainer kunnen optreden, kies dan een leverancier die deze dienst aanbiedt.

DO'S EN DON'TS
Natuurlijk zijn er ook valkuilen bij de selectie van een CMMS en het gebruik ervan. Wat kun je beter wél en wat kun je beter niet doen?

DO'S
- Maak ruimte vrij in je agenda. Vooral het opstarten van een CMMS doe je er niet 'even bij'. Dit plan je in. Maak een duidelijke agenda. Wat wil je wanneer gaan gebruiken? Maak hierbij een realistische planning.
- Maak gebruik van adviseurs en deskundigen met kennis én ervaring
- Doe het met elkaar. Betrek alle stakeholders bij de inrichting van het systeem. Op deze manier weet iedereen wat hij of zij kan verwachten.

DON'TS
- Wacht niet tot de inrichting 100% volledig is maar ga aan de slag met wat je al wel kan. Een CMMS kan immers altijd doorontwikkelen.
- Maak geen uitzonderingen. Dit klinkt wellicht hard, maar is gedurende een opstarttraject zo belangrijk. Wil je dat andere afdelingen zaken gaan melden middels het CMMS? Dan is dit ook de leidraad. Geen melding in het CMMS = geen monteur of geen probleem.

Conclusie

Wie tijd wil investeren in een passend CMMS en zijn medewerkers maximaal betrekt bij de keuze, het testen en uiteindelijk het gebruik ervan, profiteert vervolgens van:

• Efficiënt ingerichte onderhoudsprocessen;
• Eenvoudige generatie van rapporten;
• Meer inzicht om te sturen op resultaten;
• Papierloos werken;
• Mogelijkheden voor kostenbeheersing;
• Een hogere beschikbaarheid van assets.

Tot slot: een CMMS hoeft niet op zichzelf te staan maar is ook te koppelen met bijvoorbeeld ERP-systemen, het WMS of externe webshops. Hiermee ontstaat een groot digitaal systeem met uniforme gegevens op basis waarvan processen zijn te sturen. Alles voor een efficiënt, beheersbaar, inzichtelijk en veilig onderhoud.

Met medewerking van Agilitec, BEMAS, Capterra, McMain, Odoo, Q3 en Spacewell