De voordelen van geautomatiseerde kassasystemen

dé oplossing om efficiënter te werken met minder kans op fouten en meer gemoedsrust

Een geautomatiseerd kassasysteem registreert op een zeer gebruiksvriendelijke manier alle bestellingen, leveringen en verkochte goederen die op rekening betaald worden. Doordat het systeem u op elk moment een toegankelijk overzicht biedt, helpt het u om sneller en efficiënter te werken. Dit komt niet alleen de rendabiliteit van uw winkel ten goede, het kan ook een oplossing zijn voor het nijpende personeelstekort in de sector. 

Geautomatiseerde kassasystemen breken volledig door

De digitalisering is overal, en zo ook in de bakkerijsector. Als bakker zorgt u er maar beter voor dat u mee bent met deze evolutie door over te schakelen naar een geautomatiseerd kassasysteem. Zo’n kassa beperkt zich niet tot het aantal broden, pistolets en koffiekoeken dat over de toonbank gaat, maar registreert alle verkochte goederen, bestellingen en leveringen die op rekening betaald worden. Nadien verwerkt u deze informatie met slechts enkele klikken tot bijvoorbeeld baklijsten en snijlijsten, en kunt u eenvoudig de nutritionele waarden en allergenen toevoegen. Zo ziet u niets meer over het hoofd, en dat komt de kwaliteit van uw aanbod – en dus de tevredenheid van uw klanten – alleen maar ten goede.

voordelen voor de bakkerij

Terwijl vroeger voornamelijk grote bakkersbedrijven een geautomatiseerd kassasysteem aankochten, zien we nu ook steeds meer kleine(re) bakkerijen (bv. winkels met één verkooppunt of bakkers die zich richten op een nichepubliek) de overstap maken naar zo’n moderne kassa. Het levert hen immers tal van voordelen op.

onderlinge communicatie

In lijn met een trend die al geruime tijd aan de gang is in Nederland en Duitsland, openen de laatste jaren veel Belgische bakkersbedrijven een tweede winkel. Een geautomatiseerd kassasysteem maakt hierbij efficiënte communicatie mogelijk tussen de verschillende filialen. Het assortiment wordt centraal bijgehouden en van daaruit doorgestuurd naar elke winkel, die nog steeds zelf zijn eigen assortiment en prijzen kan bepalen. Op die manier kunt u in het ene verkooppunt via de kassa nagaan of een bepaald product nog voorhanden is in een ander verkooppunt, om daar dan ook meteen de correcte prijs aan toe te kennen. Zo kunt u zeer efficiënt werken met minder kans op fouten.

integratie met webshop 

Een geautomatiseerd kassasysteem vormt de perfecte aanvulling op uw webshop. Het systeem kan namelijk eenvoudig geconnecteerd worden aan de webshop of zelfs een app, waardoor u geen bestellingen via mail of telefoon meer moet overtikken in de kassa. Als u daar dan ook nog eens de mogelijkheid om online te betalen in integreert, hoeft de klant helemaal niet meer aan te schuiven om af te rekenen. Zo scoort u extra punten qua klantenservice!

Daarnaast kunnen veel geautomatiseerde kassasystemen gekoppeld worden aan software om het transport optimaal te plannen. Aan de hand van de online bestellingen maakt het systeem dan een gestructureerde planning op met de meest ideale route voor de bezorging. Hierbij wordt onder andere rekening gehouden met het laadvermogen van de wagen/camionette en de gevraagde bezorgtijd van de klant. Vaak kan die laatste op zijn beurt de bezorging online meevolgen.

Op elk moment de gewenste informatie

In een geautomatiseerde kassa moet u alle informatie over bestellingen en baklijsten slechts één keer registreren. Hierdoor kunt u als bakker veel tijd besparen. Dat is een mooi voordeel in tijden waarin veel bakkers moeilijkheden hebben om goed personeel te vinden. Want hoe efficiënter u kunt werken, hoe minder medewerkers u nodig heeft om al het werk gedaan te krijgen.

Dankzij de software krijgt elke medewerker van de bakkerij op elk moment toegang tot de gewenste informatie. Zo kan iedereen snel en efficiënt zelf bestellingen doen en worden alle gemaakte afspraken over prijzen, kortingen etc nagekomen..

prijs kan niet op tegen tijdswinst

Een geautomatiseerd kassasysteem voor een bakkerij met verschillende filialen brengt een prijskaartje met zich mee. Eén kassa kost al snel enkele duizenden euro’s, afhankelijk van de gewenste functionaliteiten en het merk. Dus als u dit bedrag voor meerdere verkooppunten op tafel moet leggen, betekent dat een grote kost. Toch kan de prijs niet op tegen het gebruiksgemak, de tijdswinst en de verminderde kans op fouten. Het vele administratieve werk dat u nu doorgaans na sluitingstijd en op rustdagen moet uitvoeren, valt vrijwel volledig weg dankzij een automatische kassa. De extra tijd die u hiermee uitspaart en voortaan kunt besteden aan uw gezin of hobby’s, is ook veel geld waard.

Is de aankoop van een geautomatiseerd kassasysteem toch een te grote investering voor uw bakkerij? Dan kunt u bij sommige producenten/leveranciers een kassa huren. Neem contact met hen op om na te gaan of zij die mogelijkheid aanbieden.

Het prijskaartje kan niet op tegen het bedieningsgemak, de beperkte foutenlast en de tijdwinst

eenvoudige en snelle overschakeling 

Praktische opleiding 

De overgang van een manuele kassa naar een automatisch systeem is vaak een grote stap. De producenten doen er alles aan om de implementatie zo vlot mogelijk te laten verlopen. Vaak bieden ze ook een online opleiding aan waarbij u en uw medewerkers leren werken met het systeem. Doorgaans zijn de systemen zeer gebruiksvriendelijk te bedienen en duurt het niet lang voor iedereen er vlot mee overweg kan.

Gegevens invoeren

Na de opleiding volgt de laatste stap: alle gegevens, zoals artikelen en recepten, invoeren in de kassa. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden. Via bepaalde software is het mogelijk om deze gegevens onmiddellijk van de computer over te zetten naar de kassa. Maar het kan u interessante inzichten opleveren om de data manueel in te voeren en op die manier met een schone lei te herbeginnen. Zo is het bijvoorbeeld het ideale moment om het productaanbod in uw systeem op te ruimen en alle producten die u ooit heeft verkocht en nog steeds overbodig in het systeem staan te verwijderen. Een ander voordeel van het manueel invoeren van data is dat u nog een keer volledig door het systeem wordt geloodst, na de opleiding. Zo leert u nog beter omgaan met de software, wat u ongetwijfeld voordelen oplevert op lange termijn.

Hulp en ondersteuning 

Als u na de inloopperiode nog problemen ondervindt met het kassasysteem, kunt u op elk moment terecht bij de professionele helpdesk van de producenten. Zij beschikken vaak over moderne tools om uw kassasysteem vanop afstand over te nemen en het probleem via de computer op te lossen. Zo kunt u snel uw volgende klant verderhelpen.

Met dank aan Compad Software, Easy Payments, iQ4u, one2three, ITReflex en Xerxes