Zo kiezen organisatoren eventlocaties in 2025

Ontdek de resultaten van de Event Locatie Barometer

De keuze voor de juiste eventlocatie kan een evenement maken of kraken. Om inzicht te krijgen in hoe eventplanners hun keuzes maken, organiseerde het magazine RendEvenement opnieuw een Event Locatie Barometer. Gedurende september en oktober gaven de lezers hun werkwijze en voorkeuren door via onze online-enquête. Opmerkelijk is o.a. de terugkeer van 'bereikbaarheid' als belangrijkste factor in de beslissing voor een eventlocatie.

Hoe informeert u zich?

Bij de zoektocht naar een eventlocatie gaat men het vaakst uit van zoekmachines (85%) of eerdere ervaringen met locaties (62%). Mond-tot-mondreclame sluit de top 3 af met 54%. Toch doet men ook nog vaak een beroep op vakmedia (39%), beurzen & kennisevents (31%) en sociale media (31%).

Twee tot drie offertes 

Voor men gaat bepalen welke locatie wordt vastgelegd voor het evenement, worden er offertes opgevraagd. In de meeste gevallen gaat het om 2 à 3 offertes (85%). 15% van de deelnemers aan de barometer vraagt er gemiddeld 4 à 5 op. Minder dan 2 of meer dan 5 offertes worden doorgaans niet opgevraagd.

Bezoekt u vooraf een eventlocatie?

77% van de respondenten geeft aan een locatie te bezoeken alvorens deze vast te leggen. De overige 23% doet dat niet. De redenen waarom organisatoren een locatie al dan niet vooraf bezoeken, zijn zeer uiteenlopend:

• ‘Parkeermogelijkheden’
• ‘Algemene toegankelijkheid voor bezoekers en leveranciers’
• ‘Onthaal op de locatie’
• ‘Ik ken de locatie nog niet’
• ‘Voldoet de locatie aan de vereisten van de klant?’
• ‘Controle van de effectieve capaciteit’
• ‘Controle van de faciliteiten en diensten’
• ‘Een realistisch beeld krijgen van de ruimte. Afbeeldingen kunnen een vertekend beeld geven’
• ‘Persoonlijk kennismaken met het personeel’
• ‘Controle van de vooraf ontvangen informatie’
• 'Bekijken of de sfeer past bij het geplande event. De flow van het evenement moet kloppen met de locatie’
• ‘Bekijken of er al dan niet nieuwe trends zijn binnen eventlocaties’

Om een goede afweging te maken van welke eventlocatie uiteindelijk zal worden gekozen, worden gemiddeld 2 à 3 locaties bezocht (50%). Toch geeft 25% van de deelnemers aan vooraf geen locatie te bezoeken. 17% bezoekt gemiddeld 1 locatie en 8% geeft aan soms wel meer dan 5 locaties te bezoeken.

In 31% van de gevallen wordt tussen de 100 en 150 euro uitgegeven per persoon

Budget

Budget kan gezien worden als zowat het belangrijkste onderdeel van de organisatie van een evenement. Het gemiddelde budget per persoon voor de locaties (inclusief catering) ligt in 15% van de gevallen tussen 50 en 100 euro. 31% voorziet zelfs een budget tussen 150 en 200 euro en 15% heeft meer er dan 200 euro voor over. 31% gaat voor een budget tussen 100 en 150 euro. De overige 8% heeft een beperkter budget voor ogen met minder dan 50 euro per persoon. 

Budget voor locaties in 2025

Voor 2025 doet zich op het vlak van budget dezelfde tendens voor als voor 2024. Het grootste deel van de bevraagden geeft aan te verwachten dat het locatiebudget voor 2025 gelijk blijft (69%). 23% verwacht dat het budget zal stijgen en slechts 7% denkt dat het budget zal dalen. Zij die aangeven dat het budget zal stijgen, verwachten dat dit zal stijgen met 5 tot 20%.

Keuze van locatie

Bij de barometer van 2024 was een opvallende verschuiving op de merken. Waar 'bereikbaarheid' altijd het belangrijkste criterium was geweest voor het vastleggen van een locatie, was dit vorig jaar 'prijs-kwaliteitsverhouding'. Dit jaar is er opnieuw een kentering te zien. Zo geeft 85% opnieuw aan dat 'bereikbaarheid' het belangrijkste aspect is bij de beslissing van een eventlocatie. 'Prijs-kwaliteitsverhouding' en 'ligging & omgeving' volgen met elk 46%. 

Op de derde plaats staat 'parkeergelegenheid', met 31%. Dat wordt gevolgd door 'uitstraling', 'service & klantvriendelijkheid', 'catering' en 'functionaliteit van de accommodatie', die op een vierde plaats staan met elk 23%. Verder is ook de 'link met het thema/de boodschap van het event of de meeting', 'duurzaamheid' en 'comfort/luxe' een belangrijk aspect, zo geeft 15% van de respondenten aan. 'Flexibiliteit' is dit jaar de hekkensluiter van criteria voor ene locatiekeuze met 8%.

AV-ondersteuning ter plaatse

De minimale vereiste die op het vlak van audiovisuele ondersteuning aanwezig moet zijn op een locatie, is wifi. Deelnemers van de enquête geven unaniem aan dat dit aanwezig moet zijn. Met 77% vindt men het ook belangrijk dat op de locatie een beamer en projectiescherm aanwezig zijn. Daarnaast geeft 54% aan dat er een geluidsinstallatie aanwezig moet zijn, zegt 31% het belangrijk te vinden dat er een tv-scherm aanwezig is en krijgt 23% graag technische assistentie. Waar vorig jaar, in mindere mate, nog de mogelijkheid tot videoconferencing en een smartboard werd verwacht, is dat dit jaar niet meer het geval.

Voorkeur voor het type locatie

Bij het type locatie dat men voor een evenement wil, gaat met 62% de voorkeur uit naar een meeting- en conferentiecentrum. 39% zal voor aankomende evenementen op zoek gaan naar een 'industriële locatie', een 'buitenlocatie of locatie met outdoormogelijkheden' of een 'evenemententerrein'. Op plaatsen 3 en 4 staan een 'kasteel of fort' en 'hotel', met 30%, en 'feestzaal' met 15%. 'Restaurant' en 'bioscoop' zitten elkaar op de hielen met zo'n 10 en 9%. Een 'villa/landhuis', 'discotheek', 'tent' of 'loft/studio' volgen met 8%. 'Strandclubs' en 'dieren- of pretpark' sluiten de lijst af met respectievelijk slechts 6 en 7%.

Conclusie

Het is duidelijk dat verschillende aspecten in overweging worden genomen voordat een definitieve keuze wordt gemaakt voor een eventlocatie. De resultaten van deze survey laten zien dat eventlocatiekeuzes sterk worden beïnvloed door digitale informatiebronnen, budgettaire overwegingen en praktische behoeften zoals bereikbaarheid en AV-ondersteuning.