Tout ce qu'il faut savoir pour déployer des volontaires

À l'approche de l'été, de nombreuses organisations font appel à des volontaires. Or, seules les organisations à but non lucratif sont autorisées à faire appel à des volontaires. Il s'agit des associations sans but lucratif, des associations de fait sans but lucratif, des fondations privées, des fondations d'utilité publique et des administrations publiques. Les entreprises, les indépendants et les particuliers ne sont pas autorisés à faire appel à des volontaires.

Des conditions s'appliquent également aux volontaires eux-mêmes :

• Les volontaires doivent être âgés d'au moins 15 ans et avoir terminé la deuxième année de l'enseignement secondaire.
• En outre, ils doivent être citoyens de l'UE ou disposer d'un permis de séjour en cours de validité.
• Les volontaires ne peuvent pas non plus se porter volontaires pour une organisation dans laquelle ils travaillent déjà dans le cadre d'un contrat de travail, d'un contrat de service ou d'un engagement statutaire, et l'activité ne peut pas non plus découler d'une relation familiale ou privée.
• Les demandeurs d'emploi ne peuvent exercer une activité bénévole que s'ils ont reçu l'autorisation de l'ONEM. Les bénéficiaires d'une allocation d'incapacité de travail doivent obtenir l'autorisation du médecin-conseil de leur caisse de maladie.

Le travail bénévole doit être volontaire et non rémunéré, être au service de la société ou d'une organisation et ne peut pas profiter uniquement au bénévole lui-même ou à son environnement immédiat. Pour en savoir plus, cliquez ici.

L'assurance

Toute organisation qui travaille avec des volontaires est légalement tenue de souscrire une assurance responsabilité civile pour les dommages que les volontaires pourraient causer. Dans certains cas, le Centre flamand de soutien au volontariat vous permet de souscrire une assurance gratuite.
Les organisations travaillant dans le domaine du bien-être, de la santé et de la famille sont soumises au décret flamand sur le bénévolat dans le domaine du bien-être, de la santé publique et de la famille et doivent souscrire une assurance contre les risques supplémentaires :

• Responsabilité civile des volontaires à l'égard de l'organisation, des autres volontaires et des tiers lors de l'accomplissement du travail volontaire ou sur le chemin du retour.
• Dommages corporels et matériels en cas d'accident pendant l'exécution ou sur le trajet vers et depuis l'activité de volontariat.
• Maladies professionnelles

Devoir d'information : des accords clairs pour un engagement fort

Au début d'un engagement, vous êtes tenu d'informer les volontaires sur les points suivants

• la mission et la forme juridique de l'organisation
• les assurances souscrites pour les volontaires
• l'existence éventuelle d'indemnités de frais et le système appliqué : remboursement des frais encourus ou indemnité forfaitaire, combinée ou non à une indemnité kilométrique.
• Le devoir de discrétion : le volontaire ne doit pas partager simplement avec d'autres les informations obtenues lors de son travail bénévole.

Une explication verbale suffit, mais il est souhaitable de mettre ces accords par écrit pour éviter les malentendus. Les organisations qui relèvent du décret flamand sur le bénévolat (bien-être, santé et famille) sont de toute façon tenues de le faire par écrit. Il est également recommandé d'organiser un accueil collectif pour vos volontaires. Sur le site web du Centre flamand de soutien au bénévolat, vous trouverez des documents types pour vous aider dans cette tâche.

Indemnisation des volontaires

Le remboursement des frais des volontaires n'est pas obligatoire, mais il est possible sous certaines conditions. Un certain nombre de points pratiques méritent d'être soulignés :

• Exonération fiscale : vous ne payez pas de cotisations sociales ni d'impôts et ne devez pas établir de feuilles d'impôts.
• Obligation d'enregistrement : vous devez tenir une liste nominative.
• Montants limites : Les montants maximaux sont indexés annuellement. En 2025, le plafond de l'indemnité de frais est de 42,31 euros par jour et de 1692,51 euros par an. Veillez à ce que les volontaires ne dépassent pas ce montant afin que le remboursement ne soit pas considéré comme un salaire.
• Délai de paiement : payez à temps (dans la même année) et de préférence par virement bancaire. Si vous payez en espèces, veillez à conserver une preuve de paiement signée.
• Comptabilité : faites le suivi des dépenses dans la comptabilité ou dans le livre de caisse (sous la rubrique des frais de fonctionnement).

En tant qu'organisation, vous êtes tenu d'établir une liste annuelle de toutes les dépenses payées aux volontaires. Cette liste comprend, pour chaque volontaire, le nom, le montant et la période à laquelle le remboursement se rapporte. Vous devez être en mesure de présenter cette liste à l'inspection de l'ONSS sur demande.

Vous trouverez de plus amples informations et des modèles de documents sur le site web du Centre flamand de soutien au bénévolat : https://www.vlaanderenvrijwilligt.be

Source : Confédération des événements