GMAO: une aide numérique en cette période complexe

D'un point de vue technique et financier

Un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO - CMMS en anglais) permet de suivre les informations relatives aux activités de maintenance. Son objectif est d'aider le personnel de maintenance à travailler de manière efficace et d'aider la direction à prendre des décisions en toute connaissance de cause. Pour choisir le bon logiciel, il est nécessaire de connaître plusieurs éléments: Qui va l'utiliser? Quels sont les objectifs à atteindre? Quand souhaite-t-on commencer? 

Pourquoi une GMAO?

En gros, les organismes de maintenance ont deux responsabilités:

1. Maximiser la qualité, la disponibilité et la sécurité des équipements
2. Contrôler les coûts de maintenance

Pour gérer ces deux responsabilités, de nombreux organismes de maintenance utilisent une GMAO: un système de gestion de de maintenance automatisé dans lequel toutes les questions liées à la maintenance sont stockées et suivies de manière numérique et structurée. De nos jours, une bibliothèque ne suffit plus pour stocker clairement les instructions de maintenance, les rapports de mesure et d'inspection, les bons de commande, les aperçus, etc.

Il est donc logique de décider de stocker ces informations dans un système de GMAO. Non seulement pour des raisons de place, mais aussi parce que les machines et les installations deviennent de plus en plus complexes. L'enregistrement structuré des informations de maintenance dans un système de GMAO permet d'améliorer la planification et l'efficacité du travail.

Il est par exemple possible d'enregistrer les intervalles d'entretien nécessaires ou souhaités, qui peuvent être reliés aux instructions et aux formulaires d'inspection (numériques) correspondants. Les constatations sont également faciles à enregistrer et peuvent ensuite servir de base à la mise en œuvre d'améliorations. Par exemple, des intervalles de maintenance plus longs ou plus courts, l'utilisation de matériaux ou d'outils différents, l'ordre des procédures de travail, etc.

En outre, les machines complexes nécessitent souvent davantage d'inspections et de contrôles, qui doivent être enregistrés et consignés avec précision. En effet, à notre époque, il ne suffit plus de dire que l'on a fait quelque chose; il faut pouvoir tout prouver (et tout retrouver facilement). En particulier en cas d'incident ou de catastrophe, il est important de pouvoir démontrer sans ambiguïté que les inspections et contrôles légaux ou obligatoires ont été effectués conformément aux règles et quels en ont été les résultats.

Prévoyez du temps pour choisir une GMAO et la mettre en service

En outre, une GMAO peut s'avérer utile dans le cadre des permis de travail. Qu'ils soient internes ou externes, tous les techniciens doivent pouvoir effectuer leur travail en toute sécurité, dans tous les cas. Le permis de travail est une bonne solution, mais dans certains cas, il donne lieu à des check-lists inutilement longues. Par exemple, il faut 5 minutes pour réaliser une soudure mais 15 minutes pour générer la documentation correspondante.

Grâce à une GMAO, les permis de travail peuvent être générés par machine et par condition. Ainsi, les permis de travail restent une affaire sérieuse, les risques sont identifiés ou résolus à temps et chacun peut rentrer chez lui en toute sécurité à la fin de la journée de travail.

Enfin, un bon système de GMAO est très précieux pour une direction, car il reflète tous les coûts liés à la maintenance. Coût du matériel, des logiciels, nombre d'heures de maintenance effectuées, etc. C'est aussi un excellent outil pour démontrer qu'investir dans une solution coûteuse est finalement plus rentable que d'opter pour une solution moins chère. Il fournit également toutes les informations nécessaires pour transmettre la maintenance à un service ou à un client final.

Comment trouver la bonne GMAO?

Les entreprises prennent la décision de passer à une GMAO à différents moments ou occasions.

• Lorsque les entreprises se développent, la paperasserie augmente généralement. Les audits ISO débouchent alors souvent sur la recommandation de numériser l'administration et d'avoir ainsi tout à portée de main en cas d'échantillon.
• Les services techniques travaillent avec de plus en plus de personnes différentes dans un fichier Excel. Cela signifie que les gens doivent attendre que les autres aient terminé pour pouvoir enregistrer des informations, ce qui est source d'erreurs et peut entraîner la perte d'informations.
• La rotation du personnel est élevée, ce qui signifie que les connaissances disparaissent rapidement et ne sont pas sécurisées.

Mais alors, comment choisir la GMAO qui convient à votre entreprise, à votre situation et à votre parc de machines? Il est bon de commencer par répondre aux questions suivantes:

1. qui va travailler avec la GMAO,
2. quels sont les objectifs à atteindre et
3. quand souhaite-t-on commencer?

En principe, de nombreux systèmes de GMAO sont identiques en termes de fonctionnalités. Toutefois, la convivialité peut varier. Quelle est la rapidité d'élaboration d'un rapport, quelle est la facilité de modification des informations ou de téléchargement d'une image? Si l'interface utilisateur ou le logiciel est trop complexe, les utilisateurs risquent de cesser d'utiliser le système, si bien que l'information sera incomplète et que le système se retournera contre eux.

C'est donc une bonne idée de toujours partir de vos propres collaborateurs lorsque vous prenez cette décision. Quelle expérience ont-ils de ce type de logiciel et à quelle vitesse peuvent-ils acquérir de nouvelles compétences? L'âge et l'expérience jouent un rôle à cet égard. Les objectifs visés par l'entreprise déterminent l'étendue du logiciel; souvent, une GMAO est modulaire et il est possible de choisir différents modules complémentaires pour étoffer une base. Il est donc bon de savoir ce dont on a besoin et ce que les systèmes des différents fournisseurs peuvent faire.

par où commencer?

Lorsqu'on teste un logiciel ou qu'on a déjà fait son choix, il n'est toujours pas facile de se lancer. Par où commencer? Nous vous donnons quelques conseils pratiques.

Conseil n° 1: mettre en place une structure

Prenez tout le temps nécessaire pour mettre une structure en place. Commencez par répertorier tous les actifs qui doivent figurer dans le système et faites-le en collaboration avec les membres du service technique. En effet, ce sont eux qui devront travailler avec le système et comprendre et soutenir la structure.

La motivation des utilisateurs finaux est donc un défi sérieux et important lors de l'achat d'un logiciel. L'utilisation finale sera plus facile si les personnes concernées voient la valeur ajoutée, pour elles-mêmes, pour leurs collègues et pour l'entreprise. En les impliquant dès le départ, vous évitez qu'elles se sentent contrôlées ou qu'elles craignent d'être dépossédées de leur travail.

Conseil n°2: travailler étape par étape

Les GMAO offrent souvent des fonctionnalités étendues, même si l'on opte pour une version de base. Cependant, il n'est pas nécessaire de vouloir utiliser toutes les fonctionnalités immédiatement. Un bon début consiste à saisir tous les actifs précédemment identifiés et à les associer aux moments et aux tâches de maintenance appropriés, de manière à pouvoir établir un programme quotidien.

L'implication de toutes les parties prenantes maximise les chances de succès

Ensuite, les activités de maintenance effectuées sont enregistrées dans le système, y compris toutes les constatations. Sur cette base, les premières mesures de maintenance préventive peuvent être prises en analysant les données ou les combinaisons de données. Par la suite, des modules peuvent être ajoutés, tels que la gestion des stocks, des analyses plus complexes, etc.

Conseil n° 3: maintenir les attentes à un niveau élevé

Dès le départ, il convient de déterminer l'objectif de la GMAO. Quels sont les objectifs de l'entreprise? Réduire le nombre de pannes? Augmenter la disponibilité? Améliorer la qualité? Il est bon que tout le monde soit conscient de ce point de départ et que les attentes qui en découlent soient bien définies.

Là encore, il convient de travailler étape par étape. Lorsque vous vous concentrez sur les défaillances, par exemple, commencez par les cartographier. Plus tard, concentrez-vous par exemple sur les coûts des articles sur les bons de travail, en impliquant les fournisseurs et en leur demandant de partager leur propre historique de commandes. Vous obtiendrez ainsi une image réaliste des articles fréquemment utilisés.

Conseil n° 4: répartir les profils d'utilisateurs

Dans chaque atelier, il existe des divisions de fonction qu'il est facile de gérer dans le logiciel de maintenance par le biais de différents profils. Chaque fonction a ensuite accès aux parties du logiciel qui sont importantes pour elle. Dans la plupart des cas, donner à chacun l'accès à tous les niveaux n'est ni pratique, ni souhaitable. Les gens commencent à se perdre, ils travaillent moins efficacement et des frictions apparaissent lorsque quelqu'un est impliqué dans le travail de quelqu'un d'autre. C'est précisément en donnant les bons liens à chaque collaborateur que le travail devient plus facile.

Conseil n° 5: prendre le temps

Un nouveau logiciel est comme un nouvel outil: il faut apprendre à l'apprivoiser pour pour le manier efficacement. Accordez ce temps aux collaborateurs et veillez à ce qu'il y ait un bon 'spécialiste' dans l'entreprise qui puisse intervenir en cas de problème. Une formation d'une journée ou d'une demi-journée peut également contribuer à donner aux collaborateurs les connaissances - et donc la confiance - dont ils ont besoin. Si l'entreprise n'a personne dans son personnel pouvant faire office de spécialiste ou de formateur, elle peut choisir un fournisseur qui offre ce service.

LES CHOSES A FAIRE ET A NE PAS FAIRE
Bien entendu, le choix et l'utilisation d'une GMAO comportent également des pièges. Quelles sont les choses à faire et à ne pas faire?

À FAIRE
- Libérez de la place dans votre agenda. La mise en place d'une GMAO ne se fait pas à la va-vite. Planifiez-la. Etablissez un programme précis. Que voulez-vous utiliser et quand? Faites un planning réaliste.
- Faites appel à des conseillers et à des experts possédant des connaissances et de l'expérience.
- Impliquez toutes les parties prenantes dans la mise en place du système. De cette façon, tout le monde sait à quoi s'attendre.

À NE PAS FAIRE
- N'attendez pas que la mise en place soit terminée à 100%, mais commencez à travailler sur ce que vous pouvez déjà faire. En effet, une GMAO peut toujours évoluer.
- Ne faites pas d'exceptions. Cela peut paraître sévère, mais c'est très important lors d'un processus de démarrage. Vous voulez que d'autres services aussi signalent des choses via la GMAO? Dans ce cas, il faut que ce soit le fil conducteur. Pas de mention dans la GMAO = pas de technicien ou pas de problème.

Conclusion

Ceux qui sont prêts à investir du temps dans une GMAO appropriée et à impliquer au maximum leurs collaborateurs dans sa sélection, son test et son utilisation finale bénéficieront par la suite des avantages suivants:

• Des processus de maintenance conçus de manière efficace;
• Une génération aisée des rapports;
• Une meilleure compréhension des résultats;
• Un travail sans papier;
• Des possibilités pour contrôler les coûts;
• Une meilleure disponibilité des actifs.

Enfin, un système de GMAO ne doit pas nécessairement être autonome, mais peut également être relié, par exemple, à des systèmes ERP, au WMS ou à des webshops externes. Cela permet de créer un vaste système numérique avec des données uniformes sur base desquelles les processus peuvent être contrôlés. Tout pour une maintenance efficace, gérable, transparente et sûre.

Avec la collaboration d'Agilitec, BEMAS, Capterra, McMain, Odoo, Q3 et Spacewell