L'importance des indicateurs clés de performance dans la maintenance
Cela fait longtemps que les indicateurs clés de performance (ICP) et les tableaux de bord sont d'actualité dans le monde de la maintenance et de la gestion des actifs. La disponibilité de logiciels ICP faciles à utiliser n'a fait que renforcer cet intérêt. Mais avoir un tableau de bord ou un logiciel n'est qu'une petite pièce du puzzle.
L'engouement autour des ICP et des tableaux de bord
Il est essentiel de comprendre ce que l'on veut atteindre avec les indicateurs clés de performance et comment ils peuvent être utilisés efficacement. A cet égard, il est important de souligner que les outils logiciels, tels que Power BI, Looker Studio et Tableau, ne sont que des outils. Ils peuvent certes être utiles, mais ils ne doivent pas constituer l'objectif principal. Tout comme un pilote apprend l'aérodynamique avant d'entrer dans le cockpit, une équipe de maintenance doit d'abord comprendre les objectifs et les mécanismes fondamentaux qui sous-tendent les indicateurs clés de performance qu'elle souhaite utiliser.
Dans le monde moderne, on est tenté de penser que la technologie peut résoudre tous les problèmes. Cependant, sans une compréhension claire des processus et des objectifs sous-jacents, même les outils les plus sophistiqués peuvent ne pas apporter de valeur ajoutée. Il est donc essentiel d'identifier les objectifs et les besoins opérationnels avant d'investir dans des solutions technologiques.
La question du 'pourquoi': objectifs et mécanismes
Avant d'aborder les aspects techniques, il est important de commencer par une question fondamentale: "Qu'est-ce que je veux réaliser avec ces indicateurs clés de performance?" Ceci conformément au modèle du cercle d'or de Simon Sinek, qui met l'accent sur le pourquoi, le comment et le quoi.
Par exemple, si l'objectif est de réduire le coût des pièces de rechange dans l'entrepôt, il faut d'abord identifier le mécanisme qui permet d'y parvenir. Il peut s'agir d'un changement dans le processus de maintenance, tel qu'une préparation plus efficace du travail pour minimiser le stock.
Il est essentiel de disposer d'un plan d'action clair qui soutienne les objectifs. Ce plan devrait préciser les processus à modifier, les ressources nécessaires et les délais à respecter. Prenons l'exemple d'un service de maintenance qui souhaite réduire le coût des pièces de rechange. Une approche possible consisterait à mettre en place un système de stock 'just in time', où les pièces ne sont commandées qu'au moment où elles sont réellement nécessaires.
Dans le monde moderne, on est tenté de penser que la technologie peut résoudre tous les problèmes
Cela nécessite une planification et une coordination précises entre les planificateurs de travail, les gestionnaires d'entrepôts et les fournisseurs. Les indicateurs clés de performance peuvent être le nombre de commandes just in time exécutées avec succès, tandis que les indicateurs clés de performance retardés peuvent mesurer les économies de coûts réelles.
Il est important de reconnaître que la réalisation d'un objectif tel que la réduction des coûts nécessite une approche multidisciplinaire. Cela signifie que différents départements et fonctions de l'organisation doivent travailler ensemble pour atteindre l'objectif. Cela peut également signifier qu'il faut différents ICP pour différents départements mais qu'ils contribuent tous, en fin de compte, au même objectif global.
Modèles de qualité et indicateurs: L'EFQM comme fil conducteur
Le modèle de l'European Foundation for Quality Management (EFQM) fournit un cadre utile pour comprendre la relation entre les processus et les résultats. Ce modèle met l'accent sur l'importance des indicateurs avancés (leading) et des indicateurs retardés (lagging). Les indicateurs avancés se concentrent sur la mesure des performances du processus, tandis que les indicateurs retardés mesurent les résultats.
Dans l'exemple de la réduction des coûts des stocks, le nombre de bons de travail préparés pourrait être un indicateur avancé, tandis que le coût réel des stocks serait un indicateur retardé. Il est important de trouver un équilibre entre ces deux types d'indicateurs pour obtenir une image globale de la performance.
Le modèle EFQM fournit un cadre utile pour comprendre la relation entre les processus et les résultats
Un aspect souvent négligé est la qualité des données utilisées pour les ICP. Des données inexactes ou incomplètes peuvent conduire à des résultats trompeurs, qui à leur tour peuvent entraîner une mauvaise prise de décision. Il est donc essentiel de procéder à des audits réguliers des sources de données et de garantir l'intégrité des données.
Avec l'émergence de techniques avancées d'analyse de données telles que l'apprentissage automatique, il est désormais possible de développer des ICP prédictifs qui peuvent prévoir les tendances et les problèmes futurs avant qu'ils ne se produisent. Cela peut être un outil puissant pour la maintenance proactive et la gestion des risques.
Changement et résistance: le facteur humain
La mise en œuvre des indicateurs clés de performance n'est pas seulement un défi technique, c'est aussi un processus de changement. Le changement suscite souvent des résistances, car il sort les gens de leur zone de confort. Il est donc essentiel de trouver un équilibre entre les indicateurs avancés et les indicateurs retardés, et de préparer le personnel au changement.
La gestion du changement fait partie intégrante d'une mise en œuvre réussie des ICP. Il s'agit notamment de communiquer les raisons du changement, de fournir la formation et le soutien nécessaires et de suivre les progrès réalisés afin d'identifier et d'éliminer les obstacles éventuels.
Une stratégie de communication efficace est cruciale lors de la mise en œuvre de nouveaux ICP. Il faut non seulement informer l'équipe sur la nature des nouveaux ICP, mais aussi sur leur importance et sur la manière dont ils seront utilisés. Cela permet de réduire les craintes ou les malentendus et d'assurer une transition en douceur.
La résistance au changement est un phénomène naturel et peut constituer un obstacle majeur lors de la mise en œuvre de nouveaux ICP. Il est donc important de disposer d'un plan à étapes pour surmonter cette résistance. Il peut s'agir d'identifier les principales parties prenantes, de comprendre leurs préoccupations et leurs besoins, et d'élaborer un plan de communication et de formation pour répondre à ces préoccupations.
Données et visualisation
Lors de la conception des ICP, il est important de savoir d'où proviennent les données et s'il est facile de les collecter. S'il est difficile d'obtenir des données de systèmes tels que SAP ou Maximo, le tableau de bord ne sera pas viable. La visualisation est la dernière partie, mais non la moindre. Le choix des bons graphiques ou indicateurs et la clarté de l'interprétation sont essentiels à la réussite du tableau de bord des indicateurs clés de performance.
A une époque où les données sont de plus en plus souvent collectées de manière automatisée, il est important de réfléchir à la manière dont cette automatisation peut être intégrée dans le tableau de bord ICP. Cela permet d'accélérer considérablement le processus de collecte des données et d'en améliorer la précision. Il peut également être utile d'utiliser des Application Programming Interfaces (API) pour intégrer des données provenant de différents systèmes dans un tableau de bord central.
Il est plus important que jamais de réfléchir à la manière dont les données peuvent être intégrées dans le tableau de bord des indicateurs clés de performance
Avec les développements technologiques en cours, tels que l'internet des objets (IoT) et l'intelligence artificielle, les ICP sont susceptibles de jouer un rôle croissant dans la gestion de la maintenance. Ces technologies offrent la possibilité de collecter des données en temps réel à partir de diverses sources, ce qui élargit considérablement les capacités de surveillance et d'analyse.
Conseils pratiques
Commencez par le début et n'exagérez pas sur le nombre d'indicateurs: avec environ cinq, vous pouvez déjà faire beaucoup de suivi. En outre, n'oubliez pas que chaque responsable de processus a son propre tableau de bord et que beaucoup de choses sont suivies ensemble. Concentrez-vous donc uniquement sur les indicateurs qui permettent de suivre le changement souhaité. L'établissement d'indicateurs clés de performance est un processus dynamique qui nécessite un travail constant.
Il convient de trouver un bon équilibre entre les indicateurs avancés et les indicateurs retardés. Les indicateurs avancés sont particulièrement importants, car ils indiquent si quelque chose est en train de changer. Le concept de balanced scorecard de Kaplan et Norton s'applique ici.
Avant de lancer un ICP dans le groupe, il est toujours utile de le tester soi-même, puis de l'introduire explicitement. Expliquez pourquoi cet ICP a été créé, quel est son objectif, ce que l'on attend de l'observateur... Cela s'applique également à chaque fois qu'un ICP est modifié, supprimé ou ajouté.
Une approche réfléchie pour des ICP efficaces
Les ICP sont plus que de simples chiffres sur un tableau de bord; ils sont un outil d'amélioration continue et de changement. En adoptant une approche méthodique qui commence par des objectifs clairs et se termine par une visualisation efficace, les organisations peuvent optimiser leurs processus de maintenance et obtenir de meilleurs résultats. C'est un voyage qui nécessite une planification, une exécution et une adaptation minutieuses, mais les récompenses sont considérables: un processus de maintenance plus efficace, des coûts réduits et, en fin de compte, des opérations sûres et durables.
Apprenez-en plus sur la détermination et le suivi d'indicateurs clés de performance (ICP) pertinents lors de la formation organisée par BEMAS. Guido Verrept d'I-Care fournira le contexte, les outils et les conseils nécessaires pour déterminer les bons ICP et créer votre propre tableau de bord.
Avec la collaboration de la BEMAS et d'I-Care
